進度要怎麼傳達？狀態要設幾個、誰在什麼時候改
只有「未開始、處理中、已完成」就夠了嗎？本文介紹任務狀態設幾個剛好、誰在什麼時候改的規則、不同產業的例子，以及依「做完的事、剩下的事、下一步」來寫進度回報的方法。
2026年10月的文章
2026年10月發布的文章（24篇）
怎麼回覆留言：簡短說清「收到」、提問和退回修改
收到、提問、退回修改、回報完成。任務留言的基本原則是「先寫結論，最後寫希望對方做的事」。本文介紹不同情境的寫法、難以開口的事怎麼說，以及可以直接套用的常用句型。
怎麼決定負責人和到期日：告別「大家一起」和「盡快」
「大家一起」「盡快」，工作往往就這樣停了下來。本文說明負責人為什麼只定一個、怎麼決定，到期日怎樣寫明日期和理由，以及「盡快」的換個說法。
任務要拆到多細？大小剛好的參考標準
任務太大，看不出進展；拆得太細，登錄和管理又太費工。本文以參展準備為例，說明大小剛好的任務的參考標準，以及拆分的步驟。
讓人看得懂的任務寫法：標題、說明與完成標準
減少「那件事後來怎麼樣了？」和「這不是我要的」。標題只寫要做什麼，說明裡寫目的、要做的事、完成標準和資料。文中附有可以直接使用的範本。
工作要用什麼單位來分？依案件、部門、期間劃分的方法
在管理工具裡登錄工作時，最先讓人猶豫的是「要用什麼單位來歸類」。本文以不限產業的例子，說明依案件、依部門、依期間劃分專案的方法，以及拿不定主意時的判斷標準。
有了紀錄，AI 能幫上更多忙：今後任務管理與 AI 的分工
決定類任務、選擇的理由、與客戶的共識。只要留下這些紀錄，AI 就能幫忙起草任務、整理週報。作為連載的總結，本文整理哪些事可以交給 AI、交給 AI 的資訊要劃在哪裡，以及今後要在任務管理工具裡留下什麼。
AI 時代的團隊溝通：分工減少的製作團隊找回對話的 5 個實踐
有了 AI，一個人就能完成的工作越來越多，製作團隊之間的對話卻在減少。本文整理品質變成黑箱、新人成長不起來等問題的背景，介紹今後團隊需要的能力，以及找回對話的 5 個實踐。
不因客戶的「等待確認」而停擺的推進方式：如何傳達需要對方決定的事
AI 讓製作工作越快，客戶的「等待確認」就越顯眼。本文以設計製作、客戶專案為例，介紹如何把需要對方決定的事整理成清單、附上期限提出，如何判斷是否把客戶邀請進管理工具，以及把回覆留作紀錄的訣竅。
AI 給出的方案不是「成品」，而是「判斷素材」：製作團隊留下選擇理由的習慣
有了 AI，文案和橫幅廣告的方案要多少有多少，但給對方看了哪些、選了哪個、為什麼放棄其他方案，也往往沒有留下來。本文以設計製作、客戶專案為例，介紹如何把 AI 的輸出當作「判斷素材」，留下比較過的方案和選擇的理由。
讓「等待決定」看得見：不再追問「進度如何？」的狀態設定方法
有了 AI、工作變快之後，讓專案停下來的不再是工作本身，而是「等待決定」。本文以設計製作、客戶專案為例，介紹如何設定狀態，把等待內部確認和等待客戶回覆分開看清楚，以及如何調整例會的議程。
自由工作者、一人公司需要專案管理工具嗎？不只管專案，也避免會計和業務開發的遺漏
一個人工作，就不需要專案管理工具嗎？手上有多個客戶的人，最容易漏掉的不是專案，而是請款、業務開發、合約更新這類行政事務。本文介紹需要與不需要工具的分界線，以及把專案和行政事務放在一起管理的方法。
任務要依「要決定的事」來建立，而不只是「要做的東西」：與 AI 協作的製作團隊怎麼寫任務
有了 AI，工作變快了，但只寫「製作某某」的任務，看不出專案卡在哪裡。本文以設計製作、客戶專案為例，介紹把「要決定的事」拆成任務的寫法，並提供可以直接貼到說明欄的範本。
專案管理工具可以自己做嗎？4 種做法與各自的限制
現成的專案管理工具太貴、功能太多、不符合自己的工作。那自己做行不行？本文比較試算表、無程式碼、自己寫程式、讓 AI 來做這 4 種做法的工作量與限制，整理什麼情況下適合自己做。
開始用 AI 之後，還需要任務管理工具嗎？製作現場發生的改變
有了 AI，線框圖和文案提案很快就能做出來，專案卻沒有因此提早完成，因為花時間的地方已經從「做」轉到「決定」。本文寫給設計製作、客戶專案類團隊，整理任務管理工具的角色會有什麼改變。
第一次用專案管理工具，該看什麼來選？比功能多寡更要先確認的 6 件事
讀了專案管理工具的比較文章，還是不知道該選哪一款？本文不用專業術語，說明在數比較表裡的「○」之前要先確認的 6 件事，以及用真實工作試用的方法。
為什麼導入後沒人用，以及一開始該決定什麼：用不下去的 5 個原因和導入前要決定的 5 件事
專案管理工具導入後，常常幾個月就沒人打開了。本文不用專業術語，說明工具沒人用的 5 個原因、導入前團隊要決定的 5 件事，以及第一個月的推進方法。
小團隊真的需要嗎？幫 2～5 人團隊判斷「要不要」的 3 個問題
2～5 人的小團隊，沒有工具也常常運作得很好。本文不用專業術語，說明正因為人少才會遇到的 4 個難題，以及不看人數、用「3 個問題」判斷是否需要工具的方法。
郵件和通訊軟體裡交辦的事為什麼會被洗掉？遺漏發生的原因，以及如何區分「說話的地方」與「交辦的地方」
在通訊軟體和郵件裡交辦的事被洗掉，並不是因為有人偷懶。本文不用專業術語，說明交辦的事被遺漏的 6 個原因、改善通訊軟體的用法能防到什麼程度，以及把討論和交辦分開保存的方法。
Excel 管理表在哪裡會碰到極限？什麼情況下繼續用表格就好，以及該換成工具的訊號
Excel 和線上試算表做成的管理表，改成共用後「哪個是最新版」的問題大致就能解決。本文不用專業術語，說明共用後依然存在的 5 個極限、繼續用表格就好的團隊條件，以及換工具時如何把表格帶過去。
什麼是專案管理工具？有了它工作會有什麼改變，用淺白的方式說明
專案管理工具，是讓所有人在同一個地方看到「誰、做什麼、什麼時候前完成、現在進行到哪裡」的工具。本文寫給用 Excel、郵件和通訊軟體推動工作的小團隊，不用專業術語，說明有了工具之後會有什麼改變。
專案管理工具的 AI 功能要花多少錢？計費方式類型與依人數估算
依計費方式整理 Jira、ClickUp、Asana、Notion、Plane、Redmine 等專案管理工具的 AI 功能價格，並根據官方資訊估算 5 人、10 人、20 人團隊每月的費用。
Redmine 能裝在共享主機上嗎？系統需求與替代方案
想把 Redmine 安裝在共享主機上？本文依據官方系統需求與安裝步驟，說明共享主機上的障礙、知名主機的支援情況，以及 Redmine 裝不起來時的三種選擇。
不需 Docker 的共享主機專案管理工具：3 款 PHP 自架式工具比較
不需 Docker，也不需 VPS：比較可安裝在一般共享主機上的專案管理工具。了解 Leantime、Kanboard 與 GeckoFlag 在系統需求、安裝與更新方面的差異，以及如何判斷一款工具能否在你的主機上運作。