Excel 管理表在哪裡會碰到極限？什麼情況下繼續用表格就好，以及該換成工具的訊號

Excel 和線上試算表做成的管理表，在許多職場被當作工作清單使用。本文說明表格的極限在哪裡，出現哪些訊號時就該換成工具了。同時也會寫到繼續用表格就足夠的情況。

註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。

Excel 管理表是好用的工具

先說在前面：作為製作工作清單的工具，Excel 管理表做得很好。

• 馬上就能開始：不需要另外簽約，也不用學新東西。
• 誰都會用：大部分的人至少會輸入和排序。
• 可以自由設計：加欄、上色，都隨心所欲。

很多團隊從表格起步，是很自然的事。問題出現在人和列變多、工作持續很長一段時間之後。

改成共用，「哪個是最新版」的問題大致就解決了

在連載第1篇中，我們介紹過這樣的場景：表格當作郵件附件傳來傳去，「準備清單_最新(2)」之類的檔案越來越多，最後誰也分不清哪個才是對的。

只要把表格改成共用，這個問題就能解決大半。例如用 Google 試算表或 Microsoft 365 的 Excel，讓所有人打開同一個檔案一起填寫。

因為檔案只有一個，有人修改後，所有人的畫面都會同步。也不需要再用郵件重新寄附件。

如果還在用附件傳來傳去，光是改成共用，工作就會輕鬆很多。

不過，有些問題即使共用了也解決不了。下一節就來看看。

共用之後依然存在的 5 個極限

表格擅長一覽「現在是什麼狀態」。不擅長的，是走到這一步之前的往來溝通，以及通知到人。共用之後依然存在的極限有以下 5 個。

1沒有地方放來龍去脈

一列裡能寫的只有目前的狀態。「已請廠商報價」「價格出來了」「等主管確認」這樣的來龍去脈，不是塞進備註欄，就是散落在郵件和通訊軟體裡。

開頭那段長長的備註，正是這個極限的表現。

訊號備註欄長到看不下去。為了弄清來龍去脈，要去翻郵件和通訊軟體的紀錄。

2寫法不統一

狀態欄裡，「好了」「完成」「OK」「○」混在一起。截止日期欄裡，也並排寫著「10/20」「下週內」「未定」。

寫法五花八門，想篩選出「還沒完成的」時，就篩不完整。

訊號篩選和排序的結果靠不住。輸入規則要一遍又一遍地重新交代。

3在負責人欄寫上名字，本人也不一定知道

在負責人欄寫上名字，表格也不一定會通知本人。結果還是得在通訊軟體裡再說一遍：「寫在表裡了，請看一下。」

交辦的事就被分到了表格和通訊軟體兩個地方。

訊號每次更新表格，都要用別的方式再聯絡一次。「我沒看表」的情況時常發生。

連載交辦的事被洗掉的問題，在第3篇「郵件和通訊軟體裡交辦的事為什麼會被洗掉？」中詳細說明

4做完的列不知道怎麼處理

把做完的列刪掉，就留不下紀錄。留著的話，表格會越來越長。

有人把它塗成灰色，有人移到下面，有人搬到另一個工作表，做法因人而異，表格也一點一點變得難讀。

訊號表格太長，很難找到現在該做的列。做完的列怎麼處理，每個人都不一樣。

5很難區分給誰看哪些內容

展覽的準備工作，有時會有外部的設計師或施工廠商加入。即使只想讓對方看到與他們相關的列，表格基本上也只能整個檔案共用。

如果為外部人員另做一個檔案，又得在兩張表之間來回切換。第1篇裡「不知道哪個是最新」的問題，換了個樣子又回來了。

訊號為了公司外部的人，要把表格抄一份重新做。

共同的原因

這 5 個極限都來自同一個地方。表格是製作「清單」的工具，它的設計並不是用來負責「每一件事的往來溝通」和「通知到人」的。

專案管理工具負責的正是這部分。每一筆待辦都有寫下往來內容的地方，登錄或留言時，工具可以向相關的人發送通知。狀態從選項中選擇，所以寫法也能統一。

繼續用表格就好的團隊

即使有這 5 個極限，也有團隊繼續用表格也沒什麼困擾。例如下面這些情況。

• 人數少：兩三個人，每天都能見面溝通。
• 列數少：要做的事只有幾十筆，一個畫面就看得完。
• 往來少：不需要保留每件事的討論過程和來龍去脈。
• 週期短：幾週就能結束，之後也不會回頭翻紀錄。

如果符合這些條件，沒有必要勉強更換。當上一節的訊號開始出現好幾個時，就是考慮工具的契機。

連載關於人數少的團隊，在第4篇「小團隊真的需要嗎？」中詳細說明

換工具時，表格怎麼帶過去

現在用的表格不會白費。表格中的大部分欄位，都可以直接對應到工具裡的項目。

搬移之前，先整理好表格

很多工具都有匯入功能，可以把表格存成 CSV 格式的檔案匯入。CSV 可以用 Excel 的「另存新檔」來產生。

想讓匯入順利進行，事先整理好表格是捷徑。

1. 決定做完的列要不要搬移。拿不定主意的話，就只從還沒完成的列開始。
2. 統一狀態和負責人的寫法，改成與工具選項相同的詞。
3. 把截止日期全部改成日期格式。
4. 先用少量資料試一次，再匯入剩下的部分。

能匯入哪些欄位、日期要怎麼寫，每個工具都不一樣。請先在要用的工具的說明文件裡確認。

不必一次全部搬移

也可以從接下來才開始的工作著手。進行中的工作在表格裡做到最後，下一項工作再用工具開始。這樣混亂會少一些。

總結

Excel 管理表是馬上就能上手、做得很好的工具。改成共用後，「哪個是最新版」的問題也大致能解決。

即便如此，當下面這些訊號出現時，就是該考慮換成工具的時候了。

• 備註欄長到看不下去
• 狀態和截止日期的寫法不統一，篩選結果靠不住
• 每次更新表格，都要在通訊軟體裡再說一遍
• 表格太長，很難找到現在該做的列
• 為了公司外部的人，要把表格抄一份重新做

如果只符合一兩條，靠調整表格也許還能應付。如果符合三條以上，表示表格已經跟不上工作量了。

如果想試試看

如果你覺得「我們的表格說不定也快到極限了」，這裡介紹一個選擇：本文畫面範例中使用的 GeckoFlag。

• 購買前可以先看畫面：我們提供公開的 Demo。
• 可以邀請外部人員作為訪客：訪客只看得到自己參與的專案。
• 依照畫面引導即可完成安裝：把檔案放到伺服器上，再依瀏覽器顯示的引導逐步填寫。不需要操作指令。步驟整理在手冊的安裝頁面中。
• $30 一次買斷：沒有月費，人數增加也不會產生額外費用。伺服器費用需另外支付。詳情請見價格頁面。

如果公司網站已經放在共享主機上，有可能直接安裝在那裡。所需條件可以在手冊的系統需求頁面確認。

註：如果公司已經有自己的網域，大多數共享主機都可以建立「geckoflag.yourcompany.com」這樣的子網域並安裝在那裡。這種情況下，不需要另外申請新網域。

不妨先在 Demo 中，把現在表格裡的一列登錄成「要做的事」。你會看到它和表格的不同。