連載「團隊任務管理技巧」第6篇
進度要怎麼傳達？狀態要設幾個、誰在什麼時候改
關於本連載
「團隊任務管理技巧」是寫給剛開始使用任務管理或專案管理工具的團隊的連載，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限產業，可以從任何一篇開始閱讀。
- 工作要用什麼單位來分？
- 讓人看得懂的任務寫法
- 任務要拆到多細？
- 怎麼決定負責人和到期日
- 怎麼回覆留言
- 進度要怎麼傳達？本文
- 和公司外部的人溝通時怎麼寫
- 怎麼收尾即將推出
番外篇「讓語言不同的成員也能看懂的寫法」（即將推出）
不用問「那件事進行得怎麼樣了？」，看一下清單就知道進度。讓這件事成為可能的，就是「狀態」。不過，狀態太多，或是沒有人更新，反而會看不清實際情況。
註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。
結論：從 3～5 個開始，決定好誰在什麼時候改
狀態的重點不在數量，而在於「所有人用同一個意思來使用，並且隨時更新」。先用少量狀態開始，決定好誰在什麼時候改，只看清單就能知道進度。
為什麼要從少量開始
狀態一多，該選哪一個，每個人的判斷就會不同。改起來覺得麻煩，慢慢就沒有人更新了。先從少量開始，等「想把這種情況另外區分出來」的場合反覆出現時，再增加。
基本形式
大多數團隊用下面 4 個就夠了。
- 未開始
- 處理中
- 待確認
- 已完成
重點是「待確認」。把「作業已經做完，但在等提出請託的人確認」的狀態另外分出來，就能看出「現在在誰手上」。如果一直停在「處理中」等確認，提出請託的一方會以為還在做，工作就停住了。
如果要加，首先加「暫緩」。像是等客戶回覆這類自己無法推進的事，另外分出來。設為暫緩時，要在留言裡寫明原因，以及什麼時候重新檢視。
不同產業的例子
狀態名稱跟這項工作平常用的說法一致，就比較容易用得起來。
| 工作 | 狀態範例 |
|---|---|
| 處理公司內部的請託（總務等） | 已受理 → 處理中 → 已完成 |
| 籌備活動 | 未開始 → 安排中 → 已確定 → 已完成 |
| 製作印刷品 | 未開始 → 製作中 → 待校稿 → 已送印 → 已完成 |
| 營造公司的修繕委託 | 已受理 → 估價中 → 待施工 → 施工中 → 已完成 |
誰在什麼時候改
狀態和實際情況對不上，往往是因為沒有決定好「誰來改」。
- 改成「處理中」：負責人開始動手時
- 改成「待確認」：負責人請對方確認時。這時把負責人改成負責確認的人，下一步該由誰動就一目了然
- 改成「已完成」：是提出請託的人，還是負責人？團隊裡決定好其中一方
怎樣才算做完、該怎麼判斷，會在第8篇中詳細說明。
進度回報的寫法
只靠狀態說不清楚的，就用留言來補充。比起「大概完成七成」這樣的比例，寫下面 3 點更能說清楚。
進度回報範例
- 做完的事：預約場地，整理備品清單
- 剩下的事：訂購備品（3 家中還有 2 家沒寄來估價單）
- 下一步：估價單到齊後，週四前下單
不只寫「做完的事」，也寫上「剩下的事」，問題就能更早被發現。
容易卡關的地方
1狀態和實際情況對不上
每週一次，時間短也沒關係，對照清單把狀態改得和實際一致。如果有例會，在會上分享畫面一起看是最方便的。
2「處理中」越積越多
實際上已經停了，卻一直停在「處理中」的任務越來越多。在等別人回覆的，改成「暫緩」；決定不做的，寫明原因後關閉。
例如，曾經有過這樣的事
設了 8 個狀態後，「作業中」和「修改中」每個人的用法都不一樣，看清單也搞不清楚狀況。減到 4 個，並規定「改成待確認時，把負責人改回去」，光是這樣，就再也沒有漏掉確認的情況了。
在 GeckoFlag 中可以這樣用
- 狀態的名稱和顏色都可以自由設定。最多 10 個，用來「從少量開始」綽綽有餘。
- 有一個視為完成的狀態，設為完成的議題會從儀表板的「我的議題」中移除。
- 在看板上，可以依狀態查看排列好的議題。在 PC 上可以拖曳卡片來變更狀態，適合每週一次的檢查。
- 發表留言的同時，可以變更狀態和負責人。「改成待確認並把負責人改回去」一次操作就能完成。
- 可以依狀態篩選議題清單。
實際畫面可以在 Demo 中試用。
總結
狀態從 3～5 個開始，加入「待確認」，就能看出在誰手上。決定好誰在什麼時候改，進度回報裡寫「做完的事、剩下的事、下一步」。下一篇將介紹和客戶、外包廠商等公司外部的人溝通時怎麼寫。
連載也歡迎閱讀第5篇「怎麼回覆留言」
連載第8篇「怎麼收尾」（即將推出）