連載「團隊任務管理技巧」第4篇
怎麼決定負責人和到期日：告別「大家一起」和「盡快」
關於本連載
「團隊任務管理技巧」是寫給剛開始使用任務管理或專案管理工具的團隊的連載，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限產業，可以從任何一篇開始閱讀。
- 工作要用什麼單位來分？
- 讓人看得懂的任務寫法
- 任務要拆到多細？
- 怎麼決定負責人和到期日本文
- 怎麼回覆留言
- 進度要怎麼傳達？
- 和公司外部的人溝通時怎麼寫
- 怎麼收尾即將推出
番外篇「讓語言不同的成員也能看懂的寫法」（即將推出）
任務拆好了，但如果「誰來做」「什麼時候之前做完」還是模糊不清，工作就推動不了。開會時決定「那就大家一起進行吧」的事，到下次開會都沒人動過。這樣的經驗，不分產業都很常見。
註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。
結論：負責人只定一個，到期日要連同理由一起給
決定一個負責到底的人，到期日則把「什麼時候之前」和「為什麼是這一天」一起告訴對方。只要這兩點齊了，「我以為有別人在做」「沒想到這麼急」這類情況就幾乎不會再發生。
為什麼負責人只定一個
負責人有好幾個時，每個人都會想「總會有人做吧」。延遲時，也不知道該問誰。
幫忙的人有幾個都沒關係。但「負責到底的人」要定為一個。如果是分工進行的工作，就把任務本身拆開（拆法在第3篇「任務要拆到多細？」中有說明）。
負責人怎麼決定
- 由提出請託的一方來決定，但要跟本人確認：不說一聲就把人設成負責人，就會冒出對方根本沒答應接的工作。說一句也好，要確認對方能不能接。
- 決定不了時，先由提出請託的一方拿著：負責人空著的任務，誰都不會注意到。
- 休假或調動時要換人：休假前，先查看自己負責的任務，決定好交接給誰。
- 定期查看沒有負責人的任務：每週一次，確認負責人空著的任務。
到期日怎麼決定
1寫成日期
「下週內」「月底」，每個人的理解都不一樣。下週內是指週五傍晚還是週日晚上，只有寫的人自己知道。要像「10月23日（週五）」這樣寫成日期，時間點重要的話，把時間也寫上。
2附上理由
如果寫著「因為10月26日要交印刷廠」，負責人自己也能判斷到期日能不能調整。沒有理由的到期日，不容易被遵守。
3不用「偷偷提前的到期日」
把比真正的截止時間更早的日期悄悄告訴對方，遲早會被看穿，之後哪個到期日都沒人相信了。想留點餘裕的話，就老實寫：「截止是26日。我想留些時間檢查，如果能在23日交給我就太好了。」
4開始日期也要決定
只有到期日，就不知道什麼時候動手才來得及。決定好開始日期，就能及早發現「該開始了卻還沒開始」的工作。
5知道趕不上，就馬上說
到期日，是在知道守不住的那一刻就要商量的事。比起到當天才說，提前一週說，能想的辦法會更多（怎麼說，在第5篇「怎麼回覆留言」中有說明）。
「盡快」的換個說法
| 常見的寫法 | 換個說法 |
|---|---|
| 盡快 | 如果明天下午3點前能給我，就趕得上傍晚的會議 |
| 有空的時候 | 這週內什麼時候都可以。到期日先定在10月23日（週五） |
| 急件 | 今天之內需要。如果有困難，請在12點前告訴我 |
| 什麼時候都可以 | 沒有到期日，但請在11月內跟我說一次進度 |
也有真的沒有期限的工作。這種情況下，只要決定好「什麼時候確認進度」，就不會被擱著不管。
容易卡關的地方：全都是「優先順序：高」
優先順序，是和其他工作相比時的先後順序。全都是「高」，就不知道該從哪個開始。提高優先順序時，也要一併說明哪些可以往後放。
例如，曾經有過這樣的事
和客戶開會時決定「照片我們這邊也找找看」，結果雙方都在等對方聯絡。到了截止前一天，才發現誰都沒有找。從那之後，我們在會議最後都會確認「這件事由誰、在什麼時候之前做」，並當場建立成任務。
在 GeckoFlag 中可以這樣決定
- 議題的負責人只有一個。未設定時會顯示為「未指派」，沒有負責人的議題一眼就能看出來。
- 可以設定開始日期和到期日。兩個都填上，就能在甘特圖中確認期間。
- 在儀表板的「我的議題」中，可以查看自己負責的未完成議題。
- 管理員可以查看所有專案、所有成員的甘特圖。可以用來確認工作是否集中在特定的人身上。
- 優先順序的名稱和顏色可以自由設定（最多 10 個）。
實際畫面可以在 Demo 中試用。
總結
負責人要決定一個負責到底的人，並跟本人確認。到期日寫成日期，並附上理由。下一篇將介紹在任務上往來的留言怎麼寫。
連載也歡迎閱讀第3篇「任務要拆到多細？」
連載下一篇：第5篇「怎麼回覆留言」
相關小團隊到底需不需要工具，在入門連載「第一次用專案管理工具」第4篇「小團隊真的需要嗎？」中有介紹