連載「團隊任務管理技巧」第7篇
和公司外部的人溝通時怎麼寫：用請託和確認請求避免誤會
關於本連載
「團隊任務管理技巧」是寫給剛開始使用任務管理或專案管理工具的團隊的連載，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限產業，可以從任何一篇開始閱讀。
- 工作要用什麼單位來分？
- 讓人看得懂的任務寫法
- 任務要拆到多細？
- 怎麼決定負責人和到期日
- 怎麼回覆留言
- 進度要怎麼傳達？
- 和公司外部的人溝通時怎麼寫本文
- 怎麼收尾即將推出
番外篇「讓語言不同的成員也能看懂的寫法」（即將推出）
在公司內部一句話就能說清楚的事，公司外部的人不一定聽得懂。以為已經交辦了，對方卻沒有理解。請對方確認了，卻遲遲等不到回覆。這類誤會，大多是因為漏寫了對方不知道的前提。
註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。
結論：把背景、請託、需要對方決定的事分開寫
對公司外部的人，要把「為什麼」「做什麼」「需要對方決定什麼」分別寫清楚。混在一起寫，對方會不知道該回答哪裡。
和公司內部有什麼不同
- 不知道前提：不知道公司內部會議決定的事、之前的來龍去脈，以及公司內部的狀況。
- 不方便提問：礙於立場，不好意思反問「這是什麼意思」，有時會靠猜測往下做。
- 有不能給對方看的資訊：例如公司內部的成本、其他客戶的事、公司內部的評價等。
請託的寫法範本
請託的寫法範本
- 背景：為什麼需要做這項工作。簡短寫出對方不知道的來龍去脈。
- 請託事項：做什麼、做到什麼程度。交付物的形式（資料格式、數量、尺寸）。
- 需要您決定的事：如果有需要對方決定的事，就寫上。沒有的話寫「無」。
- 期限：___ 月 ___ 日（週 ___）___ 點前。原因：因為 ___。
- 資料：希望對方參考的東西，以及存放位置。
- 聯絡窗口：有問題請洽 ___。
寫上「聯絡窗口」，對方拿不定主意時就知道可以問。越是不方便提問的人，這一行越有用。
確認請求怎麼寫
- 縮小請對方看的範圍：比起「請您確認整體內容」，寫「請幫忙確認日期和地址是否有誤」更能得到確實的回覆。
- 寫明怎麼回覆：寫上「如果沒有問題，只要回覆『OK，就這樣』即可」，能減輕對方的負擔。
- 寫明期限，以及過了期限怎麼處理：也可以寫「如果 ___ 日前沒有收到您的回覆，我們就照目前的內容進行」。不過，涉及金額或合約的事不要這樣用，一定要取得回覆。
用詞要配合對方
公司內部的縮寫、只在內部通用的案件名稱、業界的專業術語，公司外部的人是看不懂的。特別是跨產業交辦工作時，同一個詞也可能有不同的意思。進行之前，先把重要用詞的意思確認一次。
決定好給對方看的範圍
如果要邀請公司外部的人使用工具，就把外部的人也能看的專案和僅限內部的專案分開（劃分方式在第1篇「工作要用什麼單位來分？」中有說明）。估價明細和內部的討論，放在僅限內部的專案裡。
邀請到工具裡，還是用郵件溝通
往來頻繁的對象，邀請到工具裡，資料和來龍去脈就能集中在一處。另一方面，也有人覺得登入和使用新工具是負擔。如果一年只往來幾次，就繼續用郵件，由公司內部這邊把決定的事抄寫到任務裡，這也是一種方法。
例如，曾經有過這樣的事
我們寫給客戶「這一版就麻煩您簽樣」，對方卻沒有理解成「之後就不能再修改了」。送印之後才收到修改的請託，產生了額外的費用。從那之後，我們會附上一句說明意思：「這是最後一次確認。之後再修改，就需要重新印刷。」
在 GeckoFlag 中可以這樣邀請
- 以「訪客」角色邀請的人，只能看到自己參與的專案。無法新建專案。
- 訪客也可以建立和編輯議題、發表留言。這不是只能檢視的角色，所以不想讓對方看到的資訊，要分開放在僅限內部的專案裡。
- 使用者由管理員新增，沒有自行註冊的入口。要邀請誰，由管理的一方決定。
- 顯示語言可以依使用者分別選擇，海外的合作廠商也能用自己語言的畫面。
- 網站名稱和標誌可以換成自家公司的，在客戶面前呈現為自家公司的窗口。
實際畫面可以在 Demo 中試用。
總結
向公司外部的人提出請託時，把背景、請託、需要對方決定的事分開寫，並附上聯絡窗口。確認請求要寫明範圍和回覆方式，給對方看的範圍用專案來劃分。下一篇是連載的最後一篇，將介紹工作怎麼收尾。
連載也歡迎閱讀第1篇「工作要用什麼單位來分？」和第5篇「怎麼回覆留言」。番外篇「讓語言不同的成員也能看懂的寫法」即將推出
相關等待客戶確認時如何不讓工作停擺，在連載「與 AI 協作的團隊任務管理」第5篇「不因客戶的『等待確認』而停擺的推進方式」中有介紹