讓人看得懂的任務寫法：標題、說明與完成標準

任務登錄好了，接手的人卻回過頭來提問。交上來的成果，和自己想的不一樣。這類溝通上的落差，很多都能靠寫法來避免。

原因通常是：提出請託的人腦中的前提，沒有寫成文字。越是本人覺得理所當然的事，越容易漏寫。

註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。

結論：標題寫「做什麼」，說明寫「為什麼、做什麼、做到哪裡」

標題是用來在清單裡看的，說明是給執行的人讀的。分清兩者的作用來寫，兩邊都會變得簡短、好懂。

標題的寫法

標題要寫得在清單裡能區分，一眼就能看出做完什麼才算結束。

重點有 4 個。

• 以動詞開頭，寫明要做的事
• 一個任務，只放一個行動
• 不要只寫「確認」「修改」，要寫明確認什麼、修改什麼
• 以 30 字左右為準，細節放到說明裡寫

說明裡要寫的 4 件事

1目的（為什麼要做）

執行的人拿不定主意時，這是判斷的依據。如果寫著「為了讓來訪者知道停車場在哪裡」，地圖的大小和位置就能自己判斷。

2要做的事

把具體的作業用項目符號列出來。有先後順序的話，就加上編號。

3完成標準（怎樣才算完成）

這是最容易漏寫、也最重要的一項。只寫「做傳單提案」，就不知道是做到草稿為止，還是要做到交給印刷廠。要寫成「A4 單面的提案做 2 版，以 PDF 上傳到這個任務，就算完成」這樣。

4資料・參考

要用的照片放在哪裡、上一次的傳單、對方寄來的郵件等。省去了找的工夫，「該用哪一個？」這類問題也會減少。

此外，如果到期日有原因，也要寫上（在第4篇「怎麼決定負責人和到期日」中有說明）。

寫法範例

門市裝修時，請人構思新貨架配置的情境。

可以直接使用的範本

不需要每次都把所有項目填滿。如果是小任務，只寫「要做的事」和「完成標準」就足夠了。

容易卡關的地方

1口頭決定的事沒寫下來

開會或電話中決定的事，不在場的人無從得知。決定的事，要補寫到說明或留言裡。

2說明寫得太長

把來龍去脈全寫進去，關鍵的指示就會被淹沒。經過留在留言裡，說明裡只寫「現在需要你做什麼」。

3默默改寫說明

中途內容有變時，如果只改說明，正在作業的人不會注意到。改動較大時，也要在留言裡告知。

4「弄得好看一點」「盡量」

標準因人而異的詞，是產生誤會的根源。例如「要醒目」，就寫成「從遠處也能看清店名的大小」，用數字或例子來寫。

例如，曾經有過這樣的事

在 GeckoFlag 中可以這樣寫

• 議題標題最多 50 個字，自然就會控制在清單裡好讀的長度
• 說明支援格式化文字，可以使用標題、項目符號和連結。發佈前可以用預覽確認呈現效果
• 議題類型、優先順序、負責人、開始日期、到期日，分別在專用的欄位中設定。說明裡只要寫欄位中沒有的資訊就夠了
• 把範本放在專案的 Wiki 裡，成員就可以複製使用

實際畫面可以在 Demo 中試用。

總結

標題簡短寫出「做什麼」，說明裡寫目的、要做的事、完成標準和資料。尤其是只要寫上完成標準，重做的情況就會大幅減少。下一篇將介紹任務要拆到多細。

連載專案的劃分方式，在第1篇「工作要用什麼單位來分？」中有說明

連載第3篇「任務要拆到多細？」

相關在通訊軟體或郵件裡交辦的事為什麼會被洗掉，在入門連載「第一次用專案管理工具」第3篇「郵件和通訊軟體裡交辦的事為什麼會被洗掉？」中有說明