郵件和通訊軟體裡交辦的事為什麼會被洗掉？遺漏發生的原因，以及如何區分「說話的地方」與「交辦的地方」

在通訊軟體和郵件裡交辦的事、被交辦的事，不知不覺就被洗掉了。這在很多職場都會發生。本文說明交辦的事為什麼會被洗掉、改善通訊軟體的用法能防到什麼程度，以及把交辦的事留在工具裡之後會有什麼改變。

註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。

通訊軟體和郵件是很好用的聯絡工具

先說清楚：作為聯絡工具，通訊軟體和郵件都做得很好。

• 通訊軟體很快：想到什麼馬上就能討論。簡短的回覆就能讓事情往前走。
• 郵件能聯繫公司外部：和客戶、廠商的往來，現在仍以郵件為主。
• 誰都會用：幾乎不需要學新的東西。

問題不在工具本身好不好。用「說話的工具」去負責「把交辦的事追到最後」，才會力不從心。

交辦的事被洗掉的 6 個原因

交辦的事被洗掉，並不是因為有人偷懶。通訊軟體和郵件的結構本身，就讓交辦的事容易被洗掉。

1被新的話題洗掉

不論是通訊軟體還是郵件，新訊息都會在上方或下方不斷累積。交辦週五前完成的訊息，只要後面接著別的話題，就會被擠出畫面。

讀的時候也許還記得，但沒有任何機制會在幾天後讓你再看到它。

訊號常常要往回捲，想著「咦，是在哪裡被交辦的？」

2一句「了解」就結束了對話

被交辦的人回一句「了解」，對話就到此為止。可是交辦的事還沒有完成。

通訊軟體裡沒有地方標記「這件事已經完成」「還在進行中」。想知道完成了沒，只能再問一次。

訊號「那件事後來怎麼樣了？」這類確認訊息很多。

3話寫得太短，重要的內容被省略

在通訊軟體上，大家通常寫得很短：「那件事，明天前。」「照之前那樣就好。」交辦的人以為對方也懂，就把重要的內容省略了。

被交辦的人也不好意思追問，自以為懂了，就回一句「了解」。要交什麼、做到什麼程度、用什麼形式交，關鍵的地方雙方都沒有寫下來。

以展覽為例，就是「邀請函，照之前那樣」。要用去年的文案嗎？收件人和去年一樣嗎？寄紙本還是寄郵件？雙方理解有落差，往往要到拿出成品時才發現。

訊號拿出成品時，有時會聽到「我不是這個意思」。

4收件人一多，就不知道是誰的事

就像開頭的場景，透過副本或多人群組送來的交辦，所有人都看了，所有人都容易覺得「總會有人做吧」。

收件人裡有你的名字，和你負責這件事，是兩回事。

訊號總會發生「我還以為小林已經回了」。

5交辦的事散落在各處

客戶寄郵件，同事傳通訊軟體，主管當面說，急事打電話。交辦的事從很多入口進來。

想看清自己手上所有被交辦的事，就得把收件匣、每個群組、筆記本上的紀錄都翻一遍。

訊號你會把要做的事抄到紙上或筆記 App 裡來管理。

6截止日埋在句子裡

「下週左右吧。」「展覽之前。」「能早就早。」通訊軟體上的交辦，截止日往往只是句子的一部分。

因為沒有以日期的形式留下來，日子快到了也沒人發現。

訊號有時到了截止當天或前一天才突然想起來，手忙腳亂。

共同的原因

這 6 個原因來自同一個地方。通訊軟體和郵件是把「往來的訊息」依時間順序排列的工具，沒有地方把交辦之事的「內容」「負責人」「截止日」「是否完成」清楚寫下並保存。

本連載第1篇介紹的「交辦的事被洗掉」的場景，和第2篇介紹的「寫進表格也傳達不到本人」的問題，根源是一樣的。

改善通訊軟體的用法，能防到什麼程度

在導入工具之前，也可以透過改善通訊軟體和郵件的用法來預防。

• 加上標記：很多通訊軟體和郵件都有替訊息加標記、或稍後提醒的功能。替被交辦的事加上標記，就算被洗掉也找得到。
• 點名交辦：在群組裡交辦時，像「小林，這件事麻煩你」這樣，把對象定為一個人。收件人再多，也清楚是誰的事。
• 不省略地寫清楚：不要寫「那件事」「照之前那樣」，而是寫清楚要什麼、用什麼形式交。被交辦的人也要當下追問不清楚的地方。
• 寫成日期：不要寫「下週左右」，而是寫「10月20日（二）前」。
• 做完就回覆：被交辦的人完成時，回一句「完成了」。

這些都是今天就能開始的做法。如果人數少、交辦的事也不多，靠這些也可能運作得很好。

光靠改善做法，做不到的地方

不過，這些做法有其限制。

其一，標記只有自己看得到。自己被交辦的事能追，但整個團隊看不到「現在誰手上有什麼事」。負責統籌的人，還是得一個個去問。

其二，必須所有人都持續做到，否則就會崩。只要有一個人忘了寫日期、或忘了回「完成了」，事情就會從那裡開始被洗掉。

把「說話的地方」和「交辦的地方」分開

想從根本減少交辦的事被洗掉，最快的方法就是把地方分開。

• 說話的地方：通訊軟體和郵件。討論、確認、閒聊、和客戶往來。
• 交辦的地方：專案管理工具。把決定好的交辦，附上負責人和截止日，一件一件留下來。

不需要放棄通訊軟體和郵件。討論照舊在通訊軟體上進行，只把「決定好的事」移到工具裡。

流程只有 3 個步驟

以開頭廠商的圖面一事來想想看。

1. 透過郵件或通訊軟體收到：廠商寄來修改的要求。有需要的話，在通訊軟體上討論「由誰處理」。
2. 在工具裡登錄 1 件：「修改攤位圖面尺寸並回覆廠商」。負責人 1 位，截止週三。在說明欄裡，把廠商郵件中要修改的地方抄過來。
3. 在通訊軟體上只回一句：「已經登錄到工具裡了，負責人是小林。」

之後的進度，都寫在工具裡的這一件上。完成後，把狀態改為「完成」。

一開始要決定的事

要把地方分開，需要團隊的約定。一開始，下面兩條就夠了：

• 交辦的事，就算是當面或在通訊軟體上說的，也一定要在工具裡登錄 1 件
• 從公司外部以郵件寄來的要求，也由收到的人登錄到工具裡

約定沒有遵守，工具就沒人用了。這也是常見的失敗。

連載這部分在第5篇「為什麼導入後沒人用，以及一開始該決定什麼」中詳細說明

留在工具裡，會有什麼改變

把交辦的事留在工具裡，前面的 6 個原因會分別出現以下的改變：

還有一個改變是通知的方式。很多工具在登錄或留言時，可以通知相關的人。不需要再特地在通訊軟體上說一句「寫進表格了，請看一下」。

總結

在通訊軟體和郵件裡交辦的事會被洗掉，並不是因為有人偷懶，而是因為說話的工具裡，沒有地方把交辦之事的「內容」「負責人」「截止日」「是否完成」清楚寫下並保存。

如果出現下面這些訊號，就是該思考交辦的事放在哪裡的時候了：

• 為了找在哪裡被交辦，往回翻通訊軟體和郵件
• 「那件事後來怎麼樣了？」這類確認很多
• 拿出成品時，聽到「我不是這個意思」
• 總會發生「我還以為小林在處理」
• 把要做的事抄到紙上或筆記 App 裡
• 到截止前才突然想起來，手忙腳亂

先從改善通訊軟體的用法開始。如果還是會被洗掉，就試著把地方分開：討論用通訊軟體，交辦用專案管理工具。

如果想試試看

對於覺得「想替交辦的事找個地方」的讀者，這裡介紹一個選擇：本文畫面範例中使用的 GeckoFlag。

• 購買前可以先看畫面：我們提供公開的 Demo。
• 每個議題只有 1 位負責人：是誰的事很明確。儀表板上會列出你負責的議題。
• 可以選擇要通知的成員：登錄議題或發表留言時，選擇要通知的成員，對方就會收到電子郵件通知。操作步驟請見手冊的議題留言。
• 依照畫面引導即可完成安裝：把檔案放到伺服器上，再依瀏覽器顯示的引導逐步填寫。不需要操作指令。步驟整理在手冊的安裝頁面中。
• $30 一次買斷：沒有月費，人數增加也不會產生額外費用。伺服器費用需另外支付。詳情請見價格頁面。

另外，GeckoFlag 沒有與 Slack 等通訊軟體或 Gmail 等郵件服務串接的功能。使用方式是把地方分開：討論用通訊軟體，交辦用 GeckoFlag。

如果公司網站已經放在共享主機上，有可能直接安裝在那裡。所需條件可以在手冊的系統需求頁面確認。

註：如果公司已經有自己的網域，大多數共享主機都可以建立「geckoflag.yourcompany.com」這樣的子網域並安裝在那裡。這種情況下，不需要另外申請新網域。

不妨先在 Demo 裡，把最近在通訊軟體上被交辦的一件事登錄進去試試看。