小團隊真的需要嗎？幫 2～5 人團隊判斷「要不要」的 3 個問題

「才 3 個人，互相問一下就好。」這是小團隊裡常聽到的話。而且在很多情況下，這樣確實行得通。

本文探討小團隊是否真的需要專案管理工具，也會坦白說明哪些情況下並不需要。

註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。

小團隊沒有工具也常常運作得很好

先說結論：2～3 人的團隊，沒有工具也常常運作得很好。

• 每個人都看得到全貌：不用問，也大致知道誰在做什麼。
• 說一句就夠了：坐得近的話，確認一件事一句話就能搞定。
• 決定很快：想改變做事方式，當場討論就能決定。

本連載一直以 5 個人籌備展覽為例。即使只有 5 個人，也出現了到處詢問進度、交辦的事被洗掉等問題。

如果是 3 個人呢？人少了，需要到處詢問的情況也會減少。在通訊軟體上交辦的事，也許在被洗掉之前還記得住。

人少本身就是實實在在的優勢。沒有必要勉強導入工具，反而增加工作量。

正因為人少才會遇到的 4 個難題

不過，小團隊也有正因為人少才會遇到的難題。這些問題在人多的團隊裡往往不容易浮現。

1一個人不在，工作就停了

在小團隊裡，一項工作往往只由一個人負責，沒有人能代理。

如果這個人生病幾天，這項工作就會停下來，連做到哪一步都沒人知道。5 個人的團隊少一個人是少了五分之一，3 個人的團隊則是少了三分之一。

訊號即使是休假日，也會接到詢問工作的電話。

2一人身兼數職，要記的事情很多

在小團隊裡，一個人既要跑業務，又要做行政，還要籌備展覽。每個人手上的工作，往往比大團隊裡的一個人多得多。

這些全都要靠腦袋和記事本來管。

訊號「啊，那件事忘了」每週都會發生好幾次。

3週期性工作怎麼做，只有一個人知道

展覽、年終結算、賀年卡。每年或每次都會重複的工作，其步驟往往留在負責人的記憶裡，而不是紀錄裡。

就像開頭的場景一樣，一旦這個人離職或換人負責，就得從頭摸索。團隊越小，一個人掌握的知識所占的比重就越大。

訊號明明和去年是同樣的工作，卻要從「去年是怎麼做的？」開始。

4外部人員一加入，團隊就不再「小」了

公司員工雖然只有 3 個人，但籌備展覽還牽涉到設計師、印刷廠、攤位施工廠商和兼職人員。把所有需要往來的人都算進去，可能超過 10 個人。

「說一句就夠了」只在公司內部的 3 個人之間行得通。和外部人員之間，電子郵件和電話往來會增加，本連載第3篇介紹的「交辦的事被洗掉」的問題也更容易發生。

訊號同樣的事情要一遍又一遍地向外部人員說明。

不看人數，用 3 個問題來判斷

從這 4 個場景可以看出，是否需要工具，並不只由人數決定。用下面 3 個問題來思考，會更容易判斷。

1如果有人休假一週，會有工作停下來嗎？

如果會，就需要把這項工作的來龍去脈留在這個人以外的人也看得到的地方。

2是否每年或每次都在重複同樣的工作？

如果是，把這次怎麼做的記錄下來，下次就不用從頭摸索。

3是否有和外部人員一起進行的工作？

如果有，能和外部人員在同一個地方看到交辦的事和經過，就能省下很多說明的功夫。

怎麼看答案

如果 3 個問題的答案都是「否」，那麼暫時沒有工具應該也不會困擾。繼續像現在這樣互相溝通著工作就好。

只要有一個答案是「是」，就值得考慮至少把那項工作放進工具裡管理。無論 2 個人還是 3 個人都一樣。

在人少、列數也少的時候，用 Excel 表格可能就夠了。什麼情況下可以繼續用表格，本連載第2篇中有整理。

小團隊要開始的話，就從小處開始

小團隊導入工具時，重要的是不要一次把所有工作都搬進去。

• 從一項工作開始：例如只把下一次展覽的籌備放進工具裡。日常的零碎工作可以維持原樣。
• 狀態只用 3 種：「未開始」「進行中」「已完成」。更細的分類可以等習慣之後再說。
• 決定由誰來記錄：3 個人的話，最理想的是所有人都記錄。如果有困難，可以先由一個人輸入，其他人只負責查看。
• 做完的工作不刪除，保留下來：已完成的議題和往來紀錄，會成為下一次的流程。這就是對問題 2 的回答。

導入了工具卻沒人用，這種情況與團隊規模無關。

連載開始時要決定哪些事，在第5篇「為什麼導入後沒人用，以及一開始該決定什麼」中詳細說明

小團隊選工具時要注意什麼

小團隊選工具時，要看的地方和大團隊不一樣。

收費方式

工具的收費方式有好幾種。

• 按人數的月費：每多一個人使用，月費就會增加。
• 固定月費：依團隊規模區間定好月費。
• 一次買斷：開始時付一次費用，沒有月費。
• 免費方案：可以免費使用，但通常對人數或功能有限制，超過後要改用付費方案。

對小團隊來說，無論哪種方式按月看都可能顯得便宜。但工具要用上好幾年。以 3 年的費用來比較，差別會更容易看清楚。

外部人員怎麼處理

如果問題 3 的答案是「是」，請確認可以怎樣邀請外部人員。是否計入付費使用者人數？能否限制他們看得到的範圍？每個工具都不一樣。

功能的多寡

功能多的工具能做的事情多，但需要設定和學習的東西也會增加。小團隊裡，沒有多少人有時間花在工具的設定上。

對小團隊來說，建議先確認「大家能否不經說明就開始使用」，再去比較功能的多寡。

連載選擇方法的全貌，在第6篇「挑選第一款工具時要看什麼」中詳細說明

總結

2～3 人的團隊，沒有工具也常常運作得很好。人少本身就是一種優勢。

不過，也有正因為人少才會遇到的難題。是否需要工具，不看人數，而是用下面 3 個問題來思考：

• 如果有人休假一週，會有工作停下來嗎？
• 是否每年或每次都在重複同樣的工作？
• 是否有和外部人員一起進行的工作？

只要有一個答案是「是」，就值得考慮至少把那項工作放進工具裡管理。如果要開始，就從一項工作、從小處開始。

如果想試試看

對於覺得「也許可以先拿一項工作試試看」的讀者，這裡介紹一個選擇：本文畫面範例中使用的 GeckoFlag。

• 購買前可以先看畫面：我們提供公開的 Demo。
• 價格不隨人數改變：$30 一次買斷，沒有月費。之後增加人數也不會產生額外費用。伺服器費用需另外支付。詳情請見價格頁面。
• 可以邀請外部人員作為訪客：訪客只看得到自己參與的專案。
• 做完的工作也能保留：只要不刪除專案，議題和往來紀錄都會原樣保留。籌備下一次展覽時可以回頭查看。
• 需要設定的東西比較少：安裝完成後，就可以從建立專案、新增議題開始。反過來說，它不適合想把一切都細緻自訂的團隊。
• 依照畫面引導即可完成安裝：把檔案放到伺服器上，再依瀏覽器顯示的引導逐步填寫。不需要操作指令。步驟整理在手冊的安裝頁面中。

如果公司網站已經放在共享主機上，有可能直接安裝在那裡。所需條件可以在手冊的系統需求頁面確認。

註：如果公司已經有自己的網域，大多數共享主機都可以建立「geckoflag.yourcompany.com」這樣的子網域並安裝在那裡。這種情況下，不需要另外申請新網域。

先在 Demo 中，試著把一項週期性工作建立成一個專案吧。