什麼是專案管理工具？有了它工作會有什麼改變，用淺白的方式說明

這樣的場景不分行業，只要是多人一起推動的工作，到處都會發生。專案管理工具，就是用來減少這種「一個一個去問」的工具。

本文不介紹有哪些工具，而是說明「有了工具，工作會有什麼改變」。我們會盡量少用專業術語。

註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。

一句話說明專案管理工具

專案管理工具，就是讓團隊所有人在同一個地方看到「誰、做什麼、什麼時候前完成、現在進行到哪裡」的工具。

「專案」這個詞聽起來很正式，但這裡只是指「有開始也有結束、多人參與的工作」。參加展覽、重做公司簡介、店面翻修、招募新人，都算在內。

這類工作由許多細小的「待辦事項」組成。以展覽為例：製作宣傳冊、租借物品、寄送邀請函、安排當天的值班人員等等。

工具會把這些待辦事項逐筆登錄，寫上負責人和截止日期，再排列在所有人都看得到的地方。基本上，就是這樣。

沒有工具的團隊會發生的事

在沒有工具的團隊裡，同樣的四種困擾會一再發生。我們以展覽準備為例來看看。

不知道哪一份表才是最新的

用 Excel 做一份待辦清單，當作郵件附件寄給大家。這是很常見的開始方式。

可是過了幾天，每個人手上都有「準備清單_修正版」「準備清單_最新」「準備清單_最新(2)」。哪一份才正確，已經沒有人知道了。

連載在第2篇「Excel 管理表在哪裡會碰到極限？」中詳細說明

交辦的事被洗掉了

你在通訊軟體裡說：「邀請函的收件人名單，麻煩週五前給我。」對方回覆：「好的。」

接著又聊了三十則左右其他話題，那則交辦早就被刷到畫面最上方。到了週五傍晚，想起這件事的，往往是交辦的那一方。

連載在第3篇「郵件和通訊軟體裡交辦的事為什麼會被洗掉？」中詳細說明

負責人一請假，工作就停擺

負責安排物品的同事身體不適，請了幾天假。和廠商談到哪裡了？報價收到了嗎？來龍去脈只存在於他的信箱和腦袋裡。

其他人只好打電話給廠商，從頭再問一次。

想知道進度，只能到處去問

這就是開頭的場景。統籌全局的人為了掌握進度，得找每個人問一遍。被問的人也得每次停下手邊的事來回答。

原本該用來推動工作的時間，被確認進度的時間一點一點吃掉。

有了工具之後的四個改變

前面的四種困擾，有了工具之後會這樣改變。

1待辦事項集中在一處

清單在工具裡只有一份。有人修改，所有人看到的清單也會跟著改變。

「哪一份是最新版」這個問題本身就不存在了。

2負責人和截止日期一清二楚

每一筆待辦事項都有填寫負責人和截止日期的欄位。

交辦的事不會被埋在對話裡，在完成之前會一直留在清單上。「好的」之後被遺忘的事會變少。

3來龍去脈留下紀錄

往來的內容寫在每一筆待辦事項底下，例如「已向廠商詢價」「報價出來了」「等待主管確認」。

即使負責人請假，打開這一筆，也能看到進行到哪裡。

4不用問也知道進度

待辦事項會帶有「尚未開始」「進行中」「已完成」之類的狀態。

統籌全局的人只要看清單，就能找到卡住的事項。需要問的，只剩下卡住的原因。

基本結構只有三個

各個工具的畫面不同，但基本結構是共通的，只有三個。

名稱因工具而異。「議題」「任務」「工單」指的都是「一筆待辦事項」。

很多工具還有看板、時程表（甘特圖）之類的畫面。它們並不是另外的結構，而是把同樣的待辦事項依狀態排列，或依日期排列來呈現。

剛開始的時候，只用清單就很夠用了。

工具無法替你做的事

工具並不是裝了就能把工作搞定的東西。為了避免期待過高，先把它做不到的事寫在前面。

• 輸入要靠人：沒有登錄的工作，工具也看不到。
• 需要先講好規則：如果沒有「交辦的事一定登錄到工具裡」之類的約定，就會和表格、通訊軟體雙重管理，反而更費工。
• 工作本身不會變快：減少的是尋找和確認的時間。
• 有些團隊並不需要：如果兩三個人每天碰面、事情也不多，用紙或白板就足夠了。

連載在第4篇「小團隊真的需要嗎？」和第5篇「為什麼導入後沒人用，以及一開始該決定什麼」中詳細說明

通訊軟體和表格不必放棄

導入工具後，也不需要停用通訊軟體。討論和閒聊照舊在通訊軟體裡進行。

只把「已經決定的事」和「交辦的事」移到工具裡。這樣分工，是最容易開始的方式。

總結

專案管理工具，是讓所有人在同一個地方看到「誰、做什麼、什麼時候前完成、現在進行到哪裡」的工具。有了它，以下四點會改變：

• 待辦事項集中在一處，不必再找最新版
• 負責人和截止日期明確，交辦的事不容易被洗掉
• 來龍去脈留下紀錄，負責人請假也能交接
• 不用到處去問，也能知道進度

不需要學習複雜的功能。建立裝工作的箱子、登錄待辦事項、更新狀態。從這三步就可以開始。

如果想試試看

如果你覺得「我們這裡說不定也用得上」，這裡介紹一個選擇：本文畫面範例中使用的 GeckoFlag。

• 購買前可以先看畫面：我們提供公開的 Demo。
• 依照畫面引導即可完成安裝：把檔案放到伺服器上，再依瀏覽器顯示的引導逐步填寫。不需要操作指令。步驟整理在手冊的安裝頁面中。
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如果公司網站已經放在共享主機上，有可能直接安裝在那裡。所需條件可以在手冊的系統需求頁面確認。

註：如果公司已經有自己的網域，大多數共享主機都可以建立「geckoflag.yourcompany.com」這樣的子網域並安裝在那裡。這種情況下，不需要另外申請新網域。

不妨先在 Demo 裡登錄一筆「待辦事項」試試看。