第一次用專案管理工具，該看什麼來選？比功能多寡更要先確認的 6 件事
關於本連載
「第一次用專案管理工具」是寫給從未使用過這類工具的讀者的連載，共 6 篇。可以從任何一篇開始閱讀。
明年的展覽籌備，就用工具來做吧。這樣決定之後，你搜尋了「專案管理工具 推薦」。
搜出來的比較文章裡，工具名稱排成一長串。功能表裡滿是「○」，每一款看起來都差不多。「看板」「甘特圖」「工作流程」，這些詞是什麼意思也不太清楚。
讀完第三篇文章，手停了下來。到底該選哪一款呢？
本文是連載「第一次用專案管理工具」的最後一篇。
說明挑選第一款工具時，在數比較表裡的「○」之前，應該先確認哪些事。
註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。
不要依比較表裡「○」的數量來選
比較文章裡的功能表，用來了解工具之間的差異很方便。但在挑選第一款工具時，不建議依「○」的數量來決定。
第一次使用工具的團隊，需要的只是本連載第1篇介紹的基本機制：建立一個裝工作的「箱子」，登錄要做的事，改變它的狀態。
功能多的工具能做的事多，但畫面上的項目、要記的東西也會變多。正如第5篇所說，一開始就設定得太複雜，是工具沒人用的原因之一。
「○」的數量，等用慣之後覺得「不夠用」時再看就夠了。挑第一款工具時，該看的在別的地方。
挑選之前，先寫下關於自己團隊的 3 件事
在比較工具之前，先把自己團隊的情況寫下來。一張紙，寫下面 3 件事：
- 用在什麼工作上：先只選一項。像「明年展覽的籌備」這樣寫得具體一些。
- 誰來用：寫下公司內部的人數，以及會加入的外部人員。設計師、印刷廠、展位搭建商等也要算進去。
- 大概用幾年：工具一旦導入，往往會用好幾年。以 3 年作為一個參考。
寫好這 3 件事，接下來確認 6 件事時，就能判斷答案是否適合自己的團隊。
連載如果是小團隊，還在猶豫到底需不需要工具，可以先從第4篇「小團隊真的需要嗎？」中的「3個問題」開始思考
要確認的 6 件事
挑選第一款工具時要確認的，是下面 6 件事。每一件都附上了確認方法。
1不用說明也能上手嗎
工具要全員都用，才能發揮作用。只要有一個人「不會用」，這個人的工作就會回到通訊軟體和表格裡。
確認方法：利用免費試用期或 Demo，讓團隊全員都上手試試。什麼都不說明，只拜託他們：「請登錄 1 件要做的事，再改一下它的狀態。」能不猶豫地做到，就算合格。
2用 3 年要花多少錢
工具的收費有幾種方式：依人數的月費、固定金額的月費、一次買斷、免費方案等。只看每月的金額，很難看出差別。
確認方法：依寫下的人數，算出 3 年的總費用。也看看人數增加時要多少錢，如果是免費方案，超出上限時要多少錢。
3外部人員可以怎樣邀請
展覽籌備會有外部人員參與。能不能邀請外部人員、能不能區分給他們看的範圍、是否計入收費人數，各個工具都不一樣。
確認方法：在價格頁面和常見問題裡，確認外部人員是怎麼處理的。不清楚的話，就去詢問一下。
4資料放在哪裡
工具大致分為兩種形式。
- 在服務商的伺服器上使用（雲端型）：申請後馬上就能用。不需要準備和管理伺服器。大多按月收費。
- 安裝在自己的伺服器上使用（自架型）：需要準備伺服器，但資料可以留在自己手上。
兩者沒有好壞之分。公司內部或合作廠商中有沒有能準備伺服器的人，決定了你能選哪一種。
確認方法：先確認有沒有放公司網站的伺服器，以及由誰在管理。
5不用了的時候，資料能帶走嗎
第一款工具，不一定就是一直用下去的工具。正如第5篇所寫，不合適的話，換工具也是一個辦法。
到那時，如果登錄的事項和紀錄帶不走，就得從頭再登錄一遍。
確認方法：確認能否以 CSV 等格式匯出資料。
6遇到困難時，可以問誰
不知道怎麼用、運作不正常的時候，有沒有可以問的地方也很重要。
確認方法：確認有沒有你的語言的使用手冊和常見問題，有沒有詢問窗口。
試用時，用真實的工作
候選縮小到 2～3 款後，就實際試用一下。這時建議用真實的工作，而不是練習用的工作。
- 期間 2 週：太短的話還沒用慣就結束了，太長的話決定就會一拖再拖。
- 只用一項工作：像「寄送展覽邀請函」這樣，選一項 2 週內能告一段落、人與人之間有交接的工作。
- 全員一起：只有一個人試的話，就看不出第3篇裡談到的交辦之事如何交接，也看不出通知是怎樣送達的。
- 最後，收集使用感想：「卡住的地方」「麻煩的地方」「有幫助的地方」，每人各說 1 個。
猶豫不決時，就選全員都說「這個應該能用下去」的那一款。比起功能的多寡，能不能用下去要重要得多。
連載總結
挑選第一款工具時，在數比較表裡的「○」之前，請先確認下面 6 件事：
- 不用說明也能上手嗎
- 用 3 年要花多少錢
- 外部人員可以怎樣邀請
- 資料放在哪裡
- 不用了的時候，資料能帶走嗎
- 遇到困難時，可以問誰
6 篇連載，寫給從未用過專案管理工具的讀者，談了以下內容：
- 工具是讓全員在同一個地方看到「誰、做什麼、什麼時候之前、現在怎麼樣了」的東西
- Excel 表格即使共用，也不擅長保留來龍去脈和傳達資訊
- 通訊軟體和郵件裡，沒有保存交辦之事的內容、負責人和是否完成的地方
- 即使人少，只要有一休假就停擺的工作或反覆進行的工作，工具就能派上用場
- 工具沒人用的原因大多在於「導入的方式」，可以靠導入前的約定來避免
- 第一款工具，要看能不能用下去來選
導入工具並不是目的。到處問「那件事怎麼樣了？」的時間少了，可以把這些時間用在真正的工作上。這就是本連載想要傳達的。
如果想試試看
最後，介紹一下本連載畫面範例中一直使用的 GeckoFlag。對照本文的 6 件事，情況如下：
| 要確認的事 | GeckoFlag 的情況 |
|---|---|
| 不用說明也能上手嗎 | 需要設定的東西較少，安裝當天就可以建立專案、新增議題開始使用。可以在 Demo 中讓全員試用 |
| 用 3 年要花多少錢 | $30 一次買斷。人數增加也不會產生額外費用。伺服器費用需另外支付（價格頁面） |
| 外部人員可以怎樣邀請 | 可以作為訪客邀請。訪客只能查看和操作自己參與的專案 |
| 資料放在哪裡 | 是安裝在自己伺服器上使用的自架型。資料可以留在自己手上 |
| 不用了的時候，資料能帶走嗎 | 專案和議題可以匯出為 CSV。也可以備份全部資料 |
| 遇到困難時，可以問誰 | 有繁體中文的使用手冊和常見問題，也可以透過聯絡表單提問 |
也有不適合的情況
GeckoFlag 不適合下面這樣的團隊：
- 沒有能準備伺服器的人：不提供雲端型。
- 想用手機 App：沒有 App。可以透過手機瀏覽器使用。
- 想和通訊軟體等其他服務連接：沒有與通訊軟體等服務整合的功能（與外部連線的只有 Claude 整合，可以從 Claude 桌面應用程式操作）。
- 想要細緻自訂：沒有自由增加輸入欄位或細緻設定工作流程的功能。
如果符合以上情況，選擇其他工具應該能用得更久。
依照畫面引導完成安裝
把檔案放到伺服器上，再依瀏覽器顯示的引導逐步填寫。不需要操作指令。步驟整理在手冊的安裝頁面中。
如果公司網站已經放在共享主機上，有可能直接安裝在那裡。所需條件可以在手冊的系統需求頁面確認。
註：如果公司已經有自己的網域，大多數共享主機都可以建立「geckoflag.yourcompany.com」這樣的子網域並安裝在那裡。這種情況下，不需要另外申請新網域。
想和其他工具比較的話
GeckoFlag 的專欄和比較頁面裡，也介紹了與其他工具的差異，包括各自適合和不適合的情況。
- 想比較能裝在共享主機上的工具：不需 Docker 就能安裝在共享主機上的專案管理工具比較
- 想依收費方式比較：專案管理工具的 AI 功能要花多少錢？計費方式類型與依人數估算
- 想和常聽到的工具比較：與 Jira、Redmine、開源工具的比較頁面
先在 Demo 中，把下一項工作裡要做的事登錄 1 件吧。就能看到連載裡寫的內容，在畫面上是什麼樣子。