為什麼導入後沒人用，以及一開始該決定什麼：用不下去的 5 個原因和導入前要決定的 5 件事

導入了工具卻沒人用，這是非常常見的失敗。

本文說明工具沒人用的原因，以及為了避免這種情況，在導入之前應該決定哪些事。

註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。

沒人用，是很常見的事

工具沒人用了，並不是有人偷懶，也不一定是工具做得不好。

通訊軟體和 Excel 表格，是用了好幾年、早已用慣的工具。新工具在用慣之前，總要多花一點功夫。如果這份功夫剛好碰上忙碌的時候，人們就會回到用慣的工具。這很自然。

工具沒人用的 5 個原因

工具走到沒人用的地步，路徑往往很相似。原因有以下 5 個。

1沒有決定要登錄什麼

如果一開始就說「什麼都寫進工具」，每個人登錄的東西就會各不相同。

有人連 5 分鐘就能做完的小事都登錄，有人只登錄大的工作。看著列表，也看不清團隊工作的全貌。

訊號登錄多的人和登錄少的人差距很大。

2和通訊軟體、表格重複

即使導入了工具，還是繼續用通訊軟體交辦事情、更新 Excel 表格。同一件事寫在兩個地方，功夫就是兩倍。

而且，兩個地方的內容一旦對不上，就會出現「到底哪個才對？」。最後留下來的，是省事又用慣的那一邊。

訊號在通訊軟體上拜託別人：「也請寫進工具裡。」

3沒人更新，看了也靠不住

狀態停在「進行中」好幾週，其實早就做完了。這種情況發生幾次之後，列表就靠不住了。

靠不住的列表，沒人會看。沒人看的列表，沒人會更新。就這樣，走向沒人用的循環開始轉動。

訊號看完列表之後，最後還是要去問本人確認。

4一開始就設定得太複雜

把狀態分成 10 個階段，準備 20 個輸入項目。一開始幹勁十足地設定一切，每次登錄時讓人猶豫的欄位就會變多。

如果登錄一件事要花 3 分鐘，還不如用通訊軟體說一聲比較快。

訊號登錄時手停下來：「這一欄要填什麼？」

5負責統籌的人不看工具

雖然要求成員使用工具，負責統籌的人或主管卻還是用通訊軟體或當面詢問進度。

這樣一來，對成員來說，更新工具就沒有意義了。因為被問到時回答一下就好。

訊號主管在通訊軟體上問：「那件事怎麼樣了？」

導入之前要決定的 5 件事

5 個原因，各自都有對應的「約定」。在導入工具之前，團隊一起討論並決定下來。

1登錄範圍的界線

決定哪些要登錄、哪些不登錄。例如這樣的界線：

• 交辦給別人的事，一定要登錄
• 自己一個人做的事，只登錄需要半天以上的
• 5 分鐘就能做完的小事，不登錄

2決定「以工具為準」

交辦的事和已決定的事，以工具裡寫的為準。討論和閒聊，照舊在通訊軟體上進行也沒關係。

在通訊軟體上被交辦了事情，就由被交辦的人登錄到工具裡。這就是本連載第3篇介紹的「說話的地方」和「交辦的地方」的分法。

Excel 表格裡已經移到工具的內容，也停止更新。不要在兩個地方寫，這一點比什麼都重要。

3更新的時機

「勤快地更新」在忙的時候一定會停下來。要把時機定得具體。

• 動手時改成「進行中」，做完時改成「已完成」
• 每週一次，全員一起檢視列表（例如週一早上 10 分鐘）

每週一次的檢視，可以把停滯的議題和忘了更新的議題找出來。

4一開始從小處做起

狀態先從「未開始」「進行中」「已完成」3 種開始。輸入的欄位，有要做的事、負責人、截止日期就夠了。

放進工具的工作，一開始也只選一項。覺得不夠時，到時候再加就好。小團隊的開始方法，在第4篇中也有介紹。

5負責統籌的人先看工具

負責統籌的人或主管，先在工具裡確認進度再去問。問的時候，也從工具出發：「工具裡 ○○ 那件事停住了，是什麼原因？」

成員一旦知道統籌的人在看工具，也就會去更新了。

約定的範本

把 5 個約定整理成團隊的約定，就是下面這樣。可以直接照抄，再依團隊情況修改。

第一個月的推進方法

工具能不能用下去，幾乎在第一個月就決定了。以籌備展覽為例，介紹每週的推進方法。

• 第 1 週：登錄：決定約定，全員一起登錄籌備展覽要做的事。負責人和截止日期也在這一週填好。
• 第 2 週：習慣更新：動手時「進行中」，做完時「已完成」。統籌的人發現有人忘了更新，不要責備，提醒一聲就好。
• 第 3 週：持續檢視：越來越忙，更新容易停下來的一週。至少週一檢視的時間一定要守住。
• 第 4 週：回顧：用了一個月，全員一起說說遇到的困難。決定是修改約定，還是增加或減少欄位。

第 4 週的回顧，請不要省略。用起來不順的地方放著不管，工具就會從那裡開始沒人用。反過來說，自己動手改過的工具，就會成為自己的工具。

如果還是沒人用

決定了約定，持續了一個月，還是沒人用。這時候，請依下面的順序重新檢查。

1. 減少約定：沒人遵守的約定，大多是太多或太細。減到「只登錄交辦給別人的事」也沒關係。
2. 換一項放進工具的工作：最初選的工作也許太短，或一個人就能完成，所以不適合工具。換成人與人之間交接較多的工作，再試一次。
3. 懷疑工具是否合適：畫面難懂、登錄麻煩、功能太多讓人迷惘。如果是這些原因，換工具也是一個辦法。

換工具並不是失敗。正因為用過一次，團隊需要什麼應該已經清楚了。

連載下次選擇時要看什麼，在第6篇「挑選第一款工具時要看什麼」中詳細說明

總結

工具沒人用的原因，大多不在工具本身，而在「導入的方式」。沒人用的原因有以下 5 個：

• 沒有決定要登錄什麼
• 和通訊軟體、表格重複
• 沒人更新，看了也靠不住
• 一開始就設定得太複雜
• 負責統籌的人不看工具

在導入之前，團隊一起決定登錄範圍的界線、「以工具為準」、更新的時機、從小處做起、統籌的人先看工具這 5 件事，工具用下去的可能性就會大大提高。

另外，在第一個月結束時，一定要留出回顧的時間。

如果想試試看

對於覺得「如果從小處做起，不妨試試看」的讀者，這裡介紹一個選擇：本文畫面範例中使用的 GeckoFlag。

• 購買前可以先看畫面：我們提供公開的 Demo。
• 不需要一開始就設定得很複雜：安裝完成後，就可以從建立專案、新增議題開始。狀態和議題類型可以由管理員新增並修改名稱（各最多 10 個）。
• 自己負責的事一目了然：儀表板會列出你負責的議題。
• 一直用下去也沒有月費：$30 一次買斷。人數增加也不會產生額外費用。伺服器費用需另外支付。詳情請見價格頁面。
• 依照畫面引導即可完成安裝：把檔案放到伺服器上，再依瀏覽器顯示的引導逐步填寫。不需要操作指令。步驟整理在手冊的安裝頁面中。

反過來說，它不適合想把一切都細緻自訂的團隊。沒有自由增加輸入欄位或細緻設定工作流程的功能。

如果公司網站已經放在共享主機上，有可能直接安裝在那裡。所需條件可以在手冊的系統需求頁面確認。

註：如果公司已經有自己的網域，大多數共享主機都可以建立「geckoflag.yourcompany.com」這樣的子網域並安裝在那裡。這種情況下，不需要另外申請新網域。

先在 Demo 中登錄 1 個議題，再改一下它的狀態吧。就能感受到更新要花多少功夫。