怎麼回覆留言：簡短說清「收到」、提問和退回修改

發布日期：2026年10月30日

關於本連載

「團隊任務管理技巧」是寫給剛開始使用任務管理或專案管理工具的團隊的連載，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限產業，可以從任何一篇開始閱讀。

番外篇「讓語言不同的成員也能看懂的寫法」（即將推出）

任務的留言區裡，同一件事來來回回講了好幾輪。對方一直沒回覆，連有沒有看過都不知道。這類情況，只要在寫法上多花點心思，就能少很多。

註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。

結論：第一行寫結論，最後一行寫請託

讀的人看了第一行，就會判斷「跟自己有沒有關係」。先寫結論，最後寫希望對方做的事。中間只放判斷需要的內容。

不同情境的寫法

表示收到時

只回一句「收到」，看不出收到的是什麼，也不知道你什麼時候要做什麼。要把下一步一起寫上。

不好的例子	好的例子
收到。	收到。週四上午我會把第一版方案傳上來。

不需要回覆的訊息，回一句「看到了」這樣簡短的反應就夠了。如果工具有表情回應（用表情符號回應）的功能，就用它。

提問時

問題有好幾個時，標上編號。對方也能照編號回答「第1點……」
盡量給出選項來問。比起「怎麼辦？」，問「要選A還是B？」，回答的人負擔比較小
寫明希望什麼時候之前得到答覆

退回（請對方修改）時

指出要改的位置：「第2頁的標題」「右下角的電話號碼」
附上理由：知道了理由，類似的地方對方也能自己改
把「一定要改的」和「可以的話再改的」分開：所有內容寫得一樣重，對方會不知道該從哪裡下手
開場白要短：怕語氣太重而一層層鋪陳，真正的請託反而會被淹沒。想說做得好的地方，一句就夠了

回報完成時

寫清楚什麼做完了、放在哪裡、還有沒有剩下的事。只寫「做完了」，收到的人就得自己去找交付的東西。

可以直接套用的常用句型

把 ___ 的部分換成實際內容即可。

收到

收到。我會在 ___ 日 ___ 點前完成 ___。

提問

關於 ___，想請教兩個問題。

___ 是A還是B呢？
這次也需要 ___ 嗎？

如果能在 ___ 日前回覆，就可以照預定進行。

退回修改

已經看過了。麻煩修改以下兩點。

（必須）把 ___ 的 ___ 改成 ___。理由：因為 ___。
（可以的話）把 ___ 再放大一些。

其他部分維持現狀就可以。

完成回報

___ 已經完成。

存放位置：___
剩下的事：無（或 ___）

再麻煩您確認，謝謝。

延遲通知

___ 趕不上 ___ 日的到期日了。

原因：___

最晚 ___ 日可以交。也可以先把 ___ 給您，您看哪一種比較好？

寫的時候要守的 3 條規則

1寫明希望誰來讀

在好幾個人都看得到的留言區裡，如果沒寫明對象，誰都不會覺得是在說自己。要寫上對方的名字，或是選擇要通知的人。

2寫明需不需要回覆

只要寫上「不用回覆」或「請在 ___ 日前回覆」，等回覆的時間就會減少。

3一個任務只談一件事

聊到另一件事時，就另外建立一個任務。一個留言區裡混進好幾件事，事後就理不清決定了什麼。

要說難以開口的事時

延遲、失誤、拒絕……越是難以開口的事，開場白越容易變長。照「發生了什麼 → 有什麼影響 → 打算怎麼做」的順序，簡短寫出事實。道歉一句就夠了，省下的篇幅用來把下一步寫具體。

和通訊軟體怎麼分工

簡單的商量，用通訊軟體比較快。不過，在通訊軟體裡決定的事，要在任務留言裡用一句話留下來。因為通訊軟體的訊息會被洗掉，事後很難再找到（在入門連載的「郵件和通訊軟體裡交辦的事為什麼會被洗掉？」中有詳細說明）。

例如，曾經有過這樣的事

請對方修改時，用一句話寫成「整體再亮一點，字也大一點，還有照片也……」，結果看不出哪些是一定要改的，來回了3次。後來改成標上編號、分開「必須」和「可以的話」，一次就改好的情況變多了。

在 GeckoFlag 中可以這樣溝通

留言可以用格式化文字撰寫，也能使用編號清單。發表前可以預覽。
發表留言的同時，可以變更狀態、優先順序和負責人。例如寫完成回報時，可以把狀態改成「待確認」，並把負責人改回提出請託的人。
每次發表時，都可以選擇要通知的成員。「希望誰來讀」每次都能自己決定。
可以用 20 種圖示對留言進行表情回應，減少只寫「看到了」的回覆。
畫面上會顯示最新的 3 則留言，更早的會摺疊起來。長時間討論後決定的事，最好也寫進議題的說明裡，讀起來更清楚。

實際畫面可以在 Demo 中試用。

總結

留言要在第一行寫結論，最後一行寫請託。只要再寫明希望誰來讀、需不需要回覆，來回溝通就會減少。下一篇將介紹用來傳達進度的「狀態」怎麼決定。

連載也歡迎閱讀第4篇「怎麼決定負責人和到期日」

連載下一篇：第6篇「進度要怎麼傳達？」