工作要用什麼單位來分？依案件、部門、期間劃分的方法

發布日期：2026年10月27日

關於本連載

「團隊任務管理技巧」是寫給剛開始使用任務管理或專案管理工具的團隊的連載，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限產業，可以從任何一篇開始閱讀。

番外篇「讓語言不同的成員也能看懂的寫法」（即將推出）

導入任務管理工具後，最先讓人停下來煩惱的，是「專案該怎麼建立」。分得太細，要找的工作找不到；歸得太大，又會不斷收到與自己無關的通知。

這裡說的「專案」，是指工具裡用來歸納工作的容器。有些工具也把它叫做「看板」「空間」或「清單」。本文介紹的是適用於任何工具的劃分思路。

註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。

結論：把「給同一群人看的工作」放在一起

拿不定主意時，就看「需要看這項工作的是誰」。看的人一樣，就放在一起；不一樣，就分開。

很多工具都是以參與專案的成員為單位，來決定誰能看到、通知發給誰。依看的人來分，就能避免資訊被無關的人看到，或是通知發到無關的人那裡。

分法	適合的工作	例子	注意事項
依案件	有開始、有結束的工作	為各個客戶製作宣傳手冊、門市裝修工程、秋季祭典的籌備	案件一多，清單就會變長。結束了就關閉
依部門・團隊	沒有結束的日常工作	向總務提出的申請、門市備品的補充、會計的每月作業	內容會不斷增加。用狀態或到期日篩選來看
依期間	定期重複的工作	2026 年度的徵才、每月的刊物、年度末的決算	跨期間的工作要放在哪一邊，要事先決定好

適合開始和結束都很明確的工作。如果不同的客戶或現場，參與的人也不同，用這種分法最自然。結束後可以關閉，所以能一眼看清目前正在進行的工作。

適合每天持續的工作。例如向總務申請備品、門市的例行作業，都是一直由同一群成員來做的事。因為沒有結束，內容會不斷增加。可以隱藏已完成的項目、依到期日排序，在檢視方式上下點功夫。

適合每年、每月重複的工作。打開上一次的專案，就能依同樣的順序做同樣的準備。

實際上，只用一種分法就夠用的團隊並不多。例如一家裝修公司，可以把每位屋主的工程「依案件」分，把辦公室的日常工作「依部門」分。分法混在一起本身沒有問題。重要的是，有新工作進來時，不會猶豫該放在哪裡。

為了一項作業就建立一個專案。作業應該當作專案裡的任務來登錄。判斷標準是：預計會不會有 10 個以上的任務，會不會持續幾週以上。兩項都不符合的話，就放進現有的專案裡。

把所有人的工作都放進一個專案，無關的人也會收到通知。不需要給別人看的資訊，還可能被公司外部的人看到。

像「田中的專案」這樣依人來分。每次換人負責，都得把任務移到別的專案裡。是誰的工作，不用專案來表示，而是用任務的負責人來表示（負責人怎麼決定，在第4篇「怎麼決定負責人和到期日」中有說明）。

某個客戶的工作，原本都放在一個專案裡。後來，這個客戶內部的另一個部門也開始提出需求，負責人不同的工作就混在了同一個地方。其中一方的負責人，一直收到與自己無關的通知。

依部門重新拆分專案後，通知的問題沒有了，各自的進度也更容易看清楚了。

在 GeckoFlag 中，成員與訪客只能看到自己參與的專案（管理員可以看到所有專案）。「依給誰看來分」的思路，可以直接落實。

專案需要設定專案名稱、說明、專案負責人、開始與結束日期，以及參與的成員
專案金鑰（最多 5 個英數字元）會加在議題編號的開頭。例如把金鑰設為「SHOP」，議題就會自動編號為「SHOP-1」「SHOP-2」。金鑰要短，而且一看就知道是什麼工作
結束的專案可以標記為完成
公司外部的人可以用「訪客」身分，只邀請到他參與的專案中（在第7篇「和公司外部的人溝通時怎麼寫」中有說明）

實際畫面可以在 Demo 中試用。

專案依「給同一群人看的工作」來歸納。有開始、有結束的工作依案件分，持續的工作依部門分，重複的工作依期間分，這是基本做法。下一篇將介紹在專案裡登錄任務時，怎麼寫才能讓人看得懂。

相關工具導入後為什麼沒人用，以及一開始該決定什麼，在入門連載「第一次用專案管理工具」第5篇「為什麼導入後沒人用，以及一開始該決定什麼」中有說明