自由工作者、一人公司需要專案管理工具嗎？不只管專案，也避免會計和業務開發的遺漏
三個客戶的專案擠在一起的忙季，總算撐過去了。所有交件都準時完成，才剛鬆一口氣，到了下個月中旬，忽然想起一件事。
上個月的請款單，有一家客戶沒有寄出去。
製作的截止日一個都沒錯過。錯過的，是沒有人會催的行政事務。
一個人工作時，很容易覺得「自己的工作，腦子裡都有數」。客戶只有一兩家時，確實也能這樣運作。但一旦增加到三家、四家，光靠腦子就跟不上了。
而且，真正容易漏掉的不是製作本身，而是請款、確認入帳、回覆報價、續約這類行政事務。本文介紹需要和不需要專案管理工具的人的分界線，以及把專案和行政事務放在一起管理的方法。
本文重點
- 如果客戶少、行政事務也少，不用工具也沒關係。行事曆或待辦清單 App 就夠了。
- 一個人工作的人容易漏掉的，是沒有人會催的行政事務。把它們和專案放進同一份清單，就看得到了。
- 把會計、業務開發、合約更新各自建成一個專案，每月月初把固定的行政事務一次建成任務。
註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。
結論：需要工具的人，和沒有也無妨的人
先說結論。一個人工作，不一定需要專案管理工具。請對照下表，看看自己比較接近哪一邊。
| 沒有也無妨的人 | 有了會更輕鬆的人 |
|---|---|
| 客戶只有一兩家，用 Email 溝通就夠了 | 多個客戶的專案同時在進行 |
| 沒有合作夥伴或外包對象 | 有時會把工作交給合作夥伴或外包對象 |
| 請款和入帳確認每月只有幾件 | 請款、入帳、付款的確認每月有很多件 |
| 從沒因為行政事務出過問題 | 忙的時候忘了某件事，吃過虧 |
如果符合左邊一欄，用行事曆或待辦清單 App 就夠了，沒必要勉強導入工具。
如果右邊一欄就算只符合一項，後面的內容就值得一讀。尤其是最後一項「忘了某件事，吃過虧」，往往靠一套機制就能避免。
一個人工作，要做的不只是專案
一個人工作的人，要獨自扛下在公司裡由好幾個人分擔的所有工作。
- 專案：製作、修改、交件
- 業務開發：聯絡潛在客戶、提案、報價、確認回覆
- 會計：開立請款單、確認入帳、記錄支出、準備一年一次的申報
- 合約與續約：簽訂合約、續簽維護合約、更新網域、主機和軟體
- 自己的事業：更新自己的網站、發文、進修
這些事情，是不是零零散散地分布在腦子裡、便利貼、行事曆和收件匣裡？
專案有在意截止日的客戶。快要延誤時，對方會聯絡你。可是行政事務沒有人會催。忘了寄請款單，很長一段時間都沒人發現。所以才會漏掉。
對一個人工作的人來說，比管理製作更重要的，是一套不讓沒人會催的行政事務漏掉的機制。
不只專案，行政事務也要建成專案
做法很簡單。除了依客戶區分的專案，再為行政事務建立專案。
| 專案 | 任務範例 |
|---|---|
| 客戶專案（每個客戶一個） | 提交設計提案、反映修改意見、上線 |
| 會計 | 寄 A 公司本月的請款單、確認上個月的入帳、整理支出收據、備齊一年一次的申報資料 |
| 業務開發 | 寄提案書給潛在客戶 B、向 C 確認報價的回覆、決定下個月要聯絡的潛在客戶 |
| 合約與續約 | 與 D 公司討論續簽維護合約、更新網域、更新正在使用的軟體授權 |
| 自己的事業 | 更新自己網站的作品頁、重新整理作品集 |
把行政事務建成任務後，它們就會和專案的截止日排在同一份清單裡。查看「本週要做的事」時，請款和業務開發也會和製作工作一起映入眼簾。
截止日要設在真正的期限之前。例如請款單，就設在結帳日的兩天前。訣竅是選一個就算碰上忙碌的一週也還來得及的日子。
「合約與續約」這個專案特別好用。網域、主機和維護合約的續約一年只來一次，一年前的事幾乎記不得。一知道續約日期就建好任務，並把截止日設在續約的一個月前，就能避免手忙腳亂地辦手續，或一不小心讓期限過期。
註：本文談的是不讓行政事務漏掉的管理方法，不涉及會計和稅務的處理方式。有關稅務和會計的判斷，請諮詢專業人士。
不讓每月重複的行政事務漏掉的方法
請款、確認入帳、整理支出。每個月，同樣的行政事務都會重複出現。為了不漏掉，建議依照以下步驟。
1手邊準備一份固定事務清單
把每個月要做的行政事務寫下來，只需要寫一次。例如「寄 A 公司請款單」「寄 B 公司請款單」「確認入帳」「整理支出收據」這樣的清單。客戶增加時，隨時補上。
2每月月初，把當月的事務一次建成任務
每月月初，一邊看清單，一邊把當月的行政事務一次建成任務。不是每次都從頭回想，而是照著清單抄一遍，就不容易漏掉。
3從期限倒推，填入截止日
建立任務時，填入從期限倒推出來的截止日。有了截止日，把清單依截止日排序時，專案工作和行政事務就能用同一把尺排列。
4依種類用顏色區分
把任務的種類（議題類型）分成「會計」「業務開發」「合約」等，並設定顏色。查看清單時，製作任務和行政任務一眼就能分清楚。
業務開發也建成任務
一個人工作的人，一忙業務開發就會停下來。等到案子斷了，才慌忙重新開始。業務開發也要作為任務放進清單裡。
- 每個潛在客戶建一個任務：例如「向 B 公司提案」「向 C 公司確認報價的回覆」，每家一個任務。
- 用狀態表示業務開發的階段：例如「尚未聯絡」「提案中」「等待回覆」「已成交」「暫緩」。
- 用看板瀏覽：在依狀態排列任務的看板上，可以看出現在有多少潛在客戶分別處於哪個階段。從等待回覆最久的開始聯絡。
- 業務目標也要設截止日：例如「下個月的營收預估不夠，這週聯絡三家」，把目標也建成任務，填上截止日。
不過，專案管理工具並不是正式的客戶管理工具。它沒有彙整每位客戶的交易紀錄、統計營收預估之類的功能。請把它當作追蹤少數潛在客戶時夠用的工具。
一個人也能持續使用的訣竅
一個人用的工具，就算不用了，也不會有人說什麼。所以要定下幾個持續下去的小習慣。
- 每天早上先看清單：打開 Email 之前，先確認專案和行政事務的「今天要做的事」，再開始工作。
- 每週和自己開一次例會：回顧快到期的、在等待回覆的，以及下週的業務開發。15 分鐘就夠了。
- 不要拆得太細：一個人的話，只把自己可能會忘記的事建成任務就夠了。連馬上就能做完的工作都寫下來，寫這件事本身就會變成負擔。
- 有了合作夥伴就直接邀請：一個人時留下的紀錄，在把工作交給別人時，會讓說明輕鬆很多。
與待辦清單 App、試算表的差異
把專案和行政事務放在一起管理，並不是只有專案管理工具這一種方法。
| 方法 | 擅長 | 不擅長 |
|---|---|---|
| 待辦清單 App | 輕便，適合列出每天要做的事 | 很難留下每個專案的來龍去脈和與客戶的往來 |
| 試算表 | 可以自由打造，欄位也能自己決定 | 更新容易停擺。和別人共用時容易亂掉 |
| 專案管理工具 | 能在同一個地方依截止日查看專案和行政事務。來龍去脈留在任務裡。之後可以邀請合作夥伴或客戶 | 一開始需要花時間決定專案和任務的種類 |
哪一種適合，依手上工作的多寡和與別人合作的頻率來決定就好。一個人、工作量也不多的話，有時待辦清單 App 就夠了。
相關用試算表管理時的極限，在入門連載「第一次用專案管理工具」第2篇「Excel 管理表在哪裡會碰到極限？」中有詳細說明
相關郵件和通訊軟體裡交辦的事為什麼會被洗掉，整理在第3篇「郵件和通訊軟體裡交辦的事為什麼會被洗掉？」中
在 GeckoFlag 中的實踐範例
最後，介紹在 GeckoFlag 中實踐本文方法的例子。
- 把行政事務建成專案：把「會計」「業務開發」「合約與續約」分別建成專案。議題類型可以在管理介面中新增，並設定名稱和顏色（最多 10 個）。
- 集中查看自己的議題：儀表板上會列出自己的議題和最近更新的議題。專案也好，行政事務也好，都可以在這裡確認「今天要做的事」。
- 在看板上推進業務開發：看板會依狀態排列卡片。在電腦上，可以拖曳卡片切換業務開發的階段。另外，狀態是在管理介面中統一設定的，最多 10 個。因為專案進度和業務開發階段都要用到，注意不要加太多。
- 每月的固定事務，也可以用 CSV 匯入：沒有自動建立重複議題的功能。替代做法是把固定事務的議題做成 CSV 範本，改好日期後匯入。匯入只支援新建，議題編號會重新分配。用 Excel 開啟後重新儲存會遺失日期，所以請用文字編輯器編輯範本（匯入與匯出）。
- 人數增加，價格不變：$30 買斷，不依使用者人數加收費用。可以一個人開始使用，合作夥伴增加後以成員身分加入，外包對象或客戶則以只參與特定專案的訪客身分加入。
- 資料放在自己的伺服器上：適合不想把請款和客戶資料交給外部雲端服務的人。相對地，伺服器的管理由您自行負責。
GeckoFlag 既不是會計軟體，也不是客戶管理工具。它沒有開立請款單、自動確認入帳、統計營收的功能。請把它當作不漏掉「做什麼、什麼時候之前完成」的工具來使用。
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總結
- 一個人工作的人真正需要的，比起管理製作，是一套不讓沒人會催的行政事務漏掉的機制
- 客戶少、行政事務也少的話，可以不用工具
- 同時有多個專案的話，把會計、業務開發、合約更新也建成專案，和客戶專案放進同一份清單
- 每月的固定事務，在月初照著清單一次建成任務，並填入從期限倒推的截止日
只要把專案和行政事務放在同一個地方，「忙完一個月的下個月，發現忘了什麼」的情況就會大幅減少。先從下個月的請款和入帳確認開始，把它們建成任務吧。