有了紀錄，AI 能幫上更多忙：今後任務管理與 AI 的分工

在本連載中，我們建立了決定類任務，讓等待決定看得見，並留下了選擇的理由和與客戶的共識。

最後一篇要介紹的是：這些紀錄也能成為請 AI 幫忙做事的素材。本文將整理哪些事可以交給 AI、交給 AI 的資訊要劃在哪裡，以及今後要在任務管理工具裡留下什麼。

註：本文由 GeckoFlag 的開發者撰寫。

有了紀錄，就能請 AI 做這些事

沒有素材，AI 無法憑空給出正確的答案。反過來說，只要素材齊全，彙整、分類、起草都是它擅長的事。

留下了判斷和共識的紀錄，就可以請 AI 做下面這些事：

• 從會議紀錄起草任務：請它從會議紀錄或逐字稿中，整理出接下來需要做的事。
• 從任務清單起草週報：請它依已決定的事、確認中的事、下週要決定的事分類整理。
• 查出「為什麼會變成這樣？」：請它依據留下的決定理由，整理來龍去脈。
• 整理接下來要決定的事：請它依據已決定的事和剩下的工作，列出還沒有決定的事。

這些都是沒有紀錄就沒辦法拜託的事。把散落在通訊軟體裡的往來訊息交給 AI，它也無法正確讀出到底決定了什麼。

從會議紀錄建立任務

開完會後依會議紀錄建立任務，是比較容易請 AI 幫忙的工作之一。步驟如下：

1. 準備好會議紀錄或逐字稿。公司名稱、個人姓名等不想交出去的資訊，先遮蔽掉。
2. 依照第2篇的方式，請它分成「要決定的事」和「要做的東西」列出來。
3. 由人查看產生的草稿，只挑選需要的進行登錄。

請求可以這樣寫：

建議像這樣一次整理出來的工作，在平常使用的 AI 服務中進行；登錄到工具裡時，則逐筆確認後再登錄。

AI 列出的「決定的人」和「期限」終究只是候選，有時是從紀錄的措辭推測出來的。由誰來決定、在什麼時候之前決定，要由人確認之後再登錄。

從任務清單起草報告

給客戶的週報，只要有任務清單，也能起草。

1. 只摘出報告需要的任務。與專案無關的任務和只在公司內部的溝通要拿掉。
2. 交給 AI，請它依「本週已決定的事」「正在請客戶確認的事」「下週要決定的事」分類整理。
3. 由人確認內容後再寄出。

如果像第3篇那樣，把狀態分成「等待內部確認」「等待客戶確認」，AI 整理起來也會更容易。因為狀態的分法和報告的分法幾乎是對應的。

交給 AI 的資訊要劃在哪裡

紀錄可以成為 AI 的素材，但也有不能交出去的資訊。交出去之前，先確認下面幾點：

• 合約與公司規定：先確認與客戶的合約（保密協議等）和公司內部規定，是否允許把資訊傳送給外部服務。
• 要遮蔽的資訊：公司名稱、個人姓名、金額、未公開的資訊等，交出去之前要遮蔽，或換成別的說法。
• AI 服務如何處理資料：輸入的內容會被如何處理（是否用於訓練等），依服務和方案而不同。請在所用服務的設定和條款中確認。
• 不要整個交出去：不要把管理工具裡的內容全部交出去，只挑選這項工作需要的範圍。

拿不定界線時，可以用「這些內容被客戶看到會不會有問題」作為標準。會有問題的，就不交出去，或者遮蔽後再交。

今後要在任務管理工具裡留下的東西

考慮到要和 AI 搭配使用，要在工具裡留下的東西，會和以前有些不同。

左欄是人做出判斷的結果，日後無論是人來讀還是 AI 來讀，都派得上用場。右欄是需要時可以重新做出來的東西，或者可以交給 AI 的東西。

在 GeckoFlag 中的實踐範例

GeckoFlag 有一個「用 AI 建立」功能，可以根據文字或截圖由 AI 提出輸入內容的建議（v1.9.0 起）。與本連載介紹的做法結合起來，就是下面這樣。

從會議紀錄建立議題

在新增議題的畫面開啟「用 AI 建立」，貼上會議紀錄或需求郵件（最多 4,000 字元）。如果管理員開啟了讀取圖片，也可以把通訊軟體的往來內容直接以截圖附加。

AI 會建議該議題的標題、說明、議題類型、狀態、優先順序、負責人、開始日期與到期日。一次操作所建議的，是目前正在建立的這一個議題的輸入內容。建議會以「項目 / 目前的值 / 建議的值」的清單顯示，只有勾選的項目會填入表單。儲存的是人。

議題類型和狀態，會從管理員登錄的選項中選擇。若文字中沒有出現姓名，不會憑猜測指定負責人。

把第2篇的範本也用在 AI 的輸出上

管理員可以為「議題說明」「留言內容」「專案說明」「Wiki 內文」這幾個欄位，分別註冊 AI 的輸出範本。如果在「議題說明」中，把第2篇介紹的項目（要決定的事・卡住的工作・選項・決定的人・期限・決定的結果・理由）註冊為標題，AI 就會依這些標題的順序撰寫說明。會議紀錄中沒有相關資訊的標題，不會以空白填補，而是省略。

另外，範本只在使用「用 AI 建立」時才會用到。手動建立議題時，並不會自動帶入說明欄。

記錄回覆、整理決定事項

留言欄的「用 AI 建立」，會依據該議題的內容與最近的留言撰寫留言內文。如果給出「客戶回覆說決定用 B 案了。把狀態改成完成」這樣的指示，除了內文，也會一併建議狀態等的變更。狀態的變更，只有在您自己勾選時才會套用。

在 Wiki 中，除了根據素材文字建立新頁面，也可以請它對第4篇介紹的「決定事項」頁面進行補充或整理。這時，目前的 Wiki 內文也會傳送給 Anthropic 公司。另外，套用建議後整個內文都會被取代，所以套用前請以預覽確認。

寫週報時，只挑選需要的議題交給 AI

GeckoFlag 的畫面中沒有從整個議題清單自動產生報告的功能。起草週報時，可以由管理員把議題匯出為 CSV，或者摘出報告需要的議題，只把必要的部分交給平常使用的 AI 服務。要交出什麼，可以自己選擇。

另外，使用 v1.11.0 新增的「Claude 整合」，可以透過與 Claude 桌面應用程式的對話來操作 GeckoFlag。只要說「幫我寫這週的報告」，Claude 就會搜尋並讀取議題，整理出摘要。這種情況下，Claude 讀取的議題等內容，同樣會作為對話的一部分傳送給 Anthropic 公司。

也可以把用 AI 做的草稿以 CSV 匯入，但只有管理員能匯入，而且匯入只會建立新記錄。參照未登錄的狀態或負責人的資料列，不會匯入而是被略過。另外，CSV 用 Excel 重新儲存後，日期格式可能會改變，導致無法匯入。整理時請使用文字編輯器。

傳送的資訊，以及使用前要確認的事

• 傳送的內容：在「用 AI 建立」輸入的文字和附加的圖片、今天的日期和語言、議題類型等選項的名稱、專案成員的姓名等，會傳送至 Anthropic 的 API。留言時，也會傳送該議題的說明與最近的留言。
• 不會傳送的內容：電子郵件地址、密碼、已附加的檔案，以及其他議題或專案的內容，都不會傳送。
• 不會儲存在 GeckoFlag：輸入的文字和 AI 的回應，除了套用到表單並儲存的內容，都不會儲存在 GeckoFlag。Anthropic 端的處理依循該公司的商業條款。
• 需要的條件：需要您本人核發的 Anthropic API 金鑰。使用費直接支付給 Anthropic 公司，不包含在 GeckoFlag 的價格中。安裝 GeckoFlag 的伺服器也必須能連線至 api.anthropic.com。只有管理員授權的使用者才能使用，也可以設定每日使用上限。設定步驟整理在Claude API 設定方式中。

GeckoFlag 是安裝在自己伺服器上使用的自架型工具。議題和留言的資料放在自己的伺服器上，只有在使用「用 AI 建立」或 Claude 整合時才會傳送給 AI。相對地，伺服器的管理由使用方負責。另外，沒有與通訊軟體、GitHub 等串接的功能，也沒有 Webhook。外部工具能夠連線的，只有使用 API 權杖的 Claude 整合。

本連載介紹的做法，可以在 Demo 中試用。價格請見價格頁面。

連載總結

6 篇連載圍繞與 AI 協作的製作團隊的任務管理，寫了下面這些內容。

1. 第1篇：AI 加快的是「做」的部分。花時間的地方轉移到了「決定」的部分
2. 第2篇：任務要依「要決定的事」來建立，而不只是「要做的東西」，並留下決定的人、期限和理由
3. 第3篇：依「在等誰」來劃分狀態，讓等待決定看得見
4. 第4篇：AI 的方案是判斷素材。給別人看的只有縮減後的方案，並留下選擇的理由
5. 第5篇：請客戶確認時，把需要對方決定的事整理成清單，附上期限一次提出
6. 第6篇：判斷和共識的紀錄，也能成為請 AI 幫忙做事的素材

AI 改變的不是工作量，而是花時間的地方。正因為如此，才需要判斷和共識的紀錄。而只要留下這些紀錄，能請 AI 做的事就會越來越多。選擇交給 AI 的範圍、做最後決定的，仍然是人。

今後選擇工具時，建議不要只比較 AI 功能的多寡。是否容易記錄判斷、客戶和外部人員是否容易參與、資料放在哪裡、能否自己選擇交給 AI 的內容——這些也請一併考慮。AI 功能的費用差異，我們在「專案管理工具的 AI 功能要花多少錢？」中做了比較。

有了 AI，任務管理工具也不會變得多餘。把要留下的東西從「工作」換成「判斷和共識」，再與 AI 搭配，工作就會推進得更順暢。