有了记录，AI 能帮上更多忙：今后任务管理与 AI 的分工

在本连载中，我们建立了决定类任务，让等待决定看得见，并留下了选择的理由和与客户的约定。

最后一篇要介绍的是：这些记录也能成为请 AI 帮忙做事的素材。本文将梳理哪些事可以交给 AI、交给 AI 的信息要划在哪里，以及今后要在任务管理工具里留下什么。

注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。

有了记录，就能请 AI 做这些事

没有素材，AI 无法凭空给出正确的答案。反过来说，只要素材齐全，归纳、分类、起草都是它擅长的事。

留下了决定和约定的记录，就可以请 AI 做下面这些事：

• 根据会议记录起草任务：请它从会议记录或录音转写稿中，梳理出接下来需要做的事。
• 根据任务列表起草周报：请它按已决定的事、确认中的事、下周要决定的事分类整理。
• 查找“为什么会变成这样？”：请它根据留下的决定理由，整理来龙去脉。
• 梳理接下来要决定的事：请它根据已决定的事和剩下的工作，列出还没有决定的事。

这些都是没有记录就没法拜托的事。把散落在聊天里的往来消息交给 AI，它也无法准确读出到底决定了什么。

根据会议记录建任务

开完会后根据记录建任务，是比较容易请 AI 帮忙的工作之一。步骤如下：

1. 准备好会议记录或录音转写稿。公司名称、个人姓名等不想交出去的信息，先遮盖掉。
2. 按照第2篇的方法，请它分成“要决定的事”和“要做的东西”列出来。
3. 由人查看生成的草稿，只挑选需要的进行登记。

请求可以这样写：

建议像这样批量梳理的工作，在平时使用的 AI 服务中进行；登记到工具里时，则逐条确认后再登记。

AI 列出的“决定人”和“期限”终究只是候选，有时是根据记录的措辞推测出来的。由谁来决定、在什么时候之前决定，要由人确认之后再登记。

根据任务列表起草报告

给客户的周报，只要有任务列表，也能起草。

1. 只摘出报告需要的任务。与项目无关的任务和只在公司内部的沟通要去掉。
2. 交给 AI，请它按“本周已决定的事”“正在请客户确认的事”“下周要决定的事”分类整理。
3. 由人确认内容后再发送。

如果像第3篇那样，把状态分成“等待内部确认”“等待客户确认”，AI 整理起来也会更容易。因为状态的分法和报告的分法几乎是对应的。

交给 AI 的信息要划在哪里

记录可以成为 AI 的素材，但也有不能交出去的信息。交出去之前，先确认下面几点：

• 合同与公司规定：先确认与客户的合同（保密协议等）和公司内部规定，是否允许把信息发送给外部服务。
• 要遮盖的信息：公司名称、个人姓名、金额、未公开的信息等，交出去之前要遮盖，或换成别的说法。
• AI 服务如何处理数据：输入的内容会被如何处理（是否用于训练等），因服务和套餐而异。请在所用服务的设置和条款中确认。
• 不要整个交出去：不要把管理工具里的内容全部交出去，只挑选这项工作需要的范围。

拿不准界线时，可以用“这些内容被客户看到会不会有问题”作为标准。会有问题的，就不交出去，或者遮盖后再交。

今后要在任务管理工具里留下的东西

考虑到要和 AI 配合使用，要在工具里留下的东西，会和以前有些不同。

左栏是人做出判断的结果，以后无论是人来读还是 AI 来读，都有用处。右栏是需要时可以重新做出来的东西，或者可以交给 AI 的东西。

在 GeckoFlag 中的实践示例

GeckoFlag 有一个“用 AI 创建”功能，可以根据文本或截图由 AI 提出录入内容的建议（v1.9.0 及更高版本）。与本连载介绍的做法结合起来，就是下面这样。

根据会议记录建事项

在添加事项的页面打开“用 AI 创建”，粘贴会议记录或需求邮件（最多 4,000 个字符）。如果管理员开启了读取图片，还可以把聊天的往来内容直接以截图形式附加。

AI 会建议该事项的标题、说明、事项类型、状态、优先级、负责人、开始日期和截止日期。一次操作建议的，是当前正在创建的这一个事项的录入内容。建议会以“项目 / 当前值 / 建议值”的列表显示，只有勾选的项目会填入表单。保存的是人。

事项类型和状态，会从管理员登记的选项中选择。如果文本中没有出现姓名，不会凭猜测指定负责人。

把第2篇的模板也用于 AI 的输出

管理员可以为“事项描述”“评论内容”“项目描述”“Wiki 正文”这几个字段分别注册 AI 输出模板。如果在“事项描述”中，把第2篇介绍的项目（要决定的事・卡住的工作・选项・决定人・期限・决定结果・理由）注册为标题，AI 就会按这些标题的顺序撰写说明。会议记录中没有相关信息的标题，不会用空白填充，而是省略。

另外，模板只在使用“用 AI 创建”时才会用到。手动创建事项时，并不会自动填入说明栏。

记录回复，整理决定事项

评论栏中的“用 AI 创建”，会结合该事项的内容和最近的评论撰写评论正文。如果给出“客户回复说决定用 B 方案了。把状态改为已完成”这样的指示，除了正文，还会一并建议状态等的变更。状态的变更，只有在您亲自勾选时才会应用。

在 Wiki 中，除了根据素材文本新建页面，还可以请它对第4篇介绍的“决定事项”页面进行补充或整理。这时，当前的 Wiki 正文也会发送给 Anthropic 公司。另外，应用建议后会替换整个正文，所以应用前请通过预览确认。

写周报时，只挑选需要的事项交给 AI

GeckoFlag 的界面中没有根据整个事项列表自动生成报告的功能。起草周报时，可以由管理员把事项导出为 CSV，或者摘出报告需要的事项，只把必要的部分交给平时使用的 AI 服务。交出什么，可以自己选择。

另外，使用 v1.11.0 中新增的“Claude 集成”，可以通过与 Claude 桌面应用的对话来操作 GeckoFlag。只要说“写一下本周的报告”，Claude 就会搜索并读取事项，整理出总结。这种情况下，Claude 读取的事项等内容，同样会作为对话的一部分发送给 Anthropic 公司。

也可以把用 AI 做的草稿通过 CSV 导入，但只有管理员能导入，而且导入只会新建记录。引用了未注册的状态或负责人的行，不会被导入而是被跳过。另外，CSV 用 Excel 重新保存后，日期格式可能会改变，导致无法导入。整理时请使用文本编辑器。

发送的信息，以及使用前要确认的事

• 发送的内容：在“用 AI 创建”中输入的文本和附加的图片、今天的日期和语言、事项类型等选项的名称、项目成员的姓名等，会发送到 Anthropic 的 API。评论时，还会发送该事项的说明和最近的评论。
• 不发送的内容：电子邮件地址、密码、已经附加的文件，以及其他事项或项目的内容，都不会发送。
• 不在 GeckoFlag 中保存：输入的文本和 AI 的回复，除了应用到表单并保存的内容，都不会保存在 GeckoFlag 中。Anthropic 方面的处理遵循该公司的商业条款。
• 需要的条件：需要您本人签发的 Anthropic API 密钥。使用费直接支付给 Anthropic 公司，不包含在 GeckoFlag 的价格中。安装 GeckoFlag 的服务器还必须能够连接 api.anthropic.com。只有管理员授权的用户才能使用，也可以设置每日使用上限。设置步骤整理在Claude API 设置方法中。

GeckoFlag 是安装在自己服务器上使用的自托管型工具。事项和评论的数据放在自己的服务器上，只有在使用“用 AI 创建”或 Claude 集成时才会发送给 AI。相应地，服务器的管理由使用方负责。另外，没有与聊天工具、GitHub 等对接的功能，也没有 Webhook。外部工具能够连接的，只有使用 API 令牌的 Claude 集成。

本连载介绍的做法，可以在演示中试用。价格请查看价格页面。

连载总结

6 篇连载围绕与 AI 协作的制作团队的任务管理，写了下面这些内容。

1. 第1篇：AI 加快的是“做”的部分。花时间的地方转移到了“决定”的部分
2. 第2篇：任务要按“要决定的事”来建，而不只是“要做的东西”，并留下决定人、期限和理由
3. 第3篇：按“在等谁”来划分状态，让等待决定看得见
4. 第4篇：AI 的方案是决策素材。给别人看的只是缩减后的方案，并留下选择的理由
5. 第5篇：请客户确认时，把需要对方决定的事整理成清单，附上期限一次性发出
6. 第6篇：决定和约定的记录，也能成为请 AI 帮忙做事的素材

AI 改变的不是工作量，而是花时间的地方。正因为如此，才需要决定和约定的记录。而只要留下这些记录，能请 AI 做的事就会越来越多。选择交给 AI 的范围、做最后决定的，仍然是人。

今后选择工具时，建议不要只比较 AI 功能的多少。是否便于记录决定，客户和外部人员是否容易参与，数据放在哪里，能否自己选择交给 AI 的内容——这些也请一并考虑。AI 功能的费用差异，我们在“项目管理工具的 AI 功能要花多少钱？”中做了比较。

有了 AI，任务管理工具也不会变得多余。把要留下的东西从“工作”换成“决定和约定”，再与 AI 配合，工作就会推进得更顺畅。