连载“团队任务管理技巧”第3篇
任务要拆到多细？大小合适的参考标准
关于本连载
“团队任务管理技巧”是面向刚开始使用任务管理或项目管理工具的团队的连载，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限行业，可以从任意一篇开始阅读。
- 工作按什么单位来分？
- 让人看得懂的任务写法
- 任务要拆到多细？本文
- 怎么定负责人和截止日期
- 怎么回复评论
- 进度怎么传达？
- 和公司外部的人沟通时怎么写
- 怎么收尾即将发布
番外篇“让语言不同的成员也能看懂的写法”（即将发布）
只登记了“参加展会”这一个任务，回过神来已经是展会前一天，手忙脚乱。反过来，连“发一封邮件”都拆成任务，结果任务超过 100 个，分不清哪个才重要。
这两种情况，都是因为任务的大小不合适。
注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。
结论：拆到一个人几天能做完的大小
参考标准有 3 条。
大小合适的参考标准
- 负责人能定为一个人
- 几天内能做完，最长也就一两周
- 做没做完，一看就清楚
3 条都符合，就是合适的大小。有不符合的，就拆开，或者合并。
太大的信号
- 负责人有好几个
- “正在推进”的汇报持续了好几周
- 写不出完成标准（写法在第2篇“让人看得懂的任务写法”中有说明）
太大的任务，从外面看不出进展到了哪一步。等发现延误时，往往已经快到截止日期了。
太细的信号
- 登记花的时间，比做事花的时间还长
- 列出来的全是几分钟就能做完的事
- 列表被塞满，重要的任务反而看不到了
几分钟就能做完的事，不要单独建任务，而是在任务的描述里，作为“要做的事”用项目符号列出来。
拆分的步骤
以参展准备为例。
- 写出最后必须备齐的东西：展位、宣传品、当天的人手、进场布置和撤场
- 针对每一项，写出需要做的事
- 按负责人和时间重新归拢：拆到一个人几天能做完的大小
- 写明先后顺序：前面的事没做完就不能开始的，要写上顺序
| 大块 | 任务 | 负责人 | 顺序 |
|---|---|---|---|
| 展位 | 画展位布置图 | 佐藤 | 最先 |
| 展位 | 安排展台和照明 | 佐藤 | 布置图之后 |
| 宣传品 | 整理宣传册的文稿 | 铃木 | 最先 |
| 宣传品 | 把宣传册交给印刷厂 | 铃木 | 文稿之后 |
| 人手 | 做当天的值班表 | 高桥 | 最先 |
| 进场・撤场 | 预约运输公司 | 高桥 | 布置图之后 |
如果只写“准备宣传册”，就看不出是卡在文稿还是卡在交印刷厂。拆开之后，就能知道是哪里慢了。
2 层就够了
拆分时，分成“大块”和“具体的事”这 2 层，大多就够了。拆到 3 层、4 层，就很难看清全貌，更新起来也更费事。
想要第 3 层的时候，说明这个大块太大了。可以把大块一分为二，或者另建一个项目（项目的划分方法，在第1篇“工作按什么单位来分？”中有说明）。
容易出错的地方
1一开始就想拆得完美
以后的事，不开始做是不知道的。只拆看得到的部分，从近的开始拆细。远一点的，先保持大块也没关系。
2拆完之后，把大块那个任务晾在一边
具体的事全都做完了，大块的任务却还停在“进行中”，这种情况时有发生。做完最后一件事时，把大块那个任务也设为完成。
比如，曾经有这样的事
“制作公司简介册”被当成一个任务，结果拍照的日期还没定下来这件事，直到截止日期前两周都没有人发现。
拆成文稿、拍摄、设计、印刷之后，每周开会时就能确认卡在了哪里。
在 GeckoFlag 中可以这样拆
- 可以在事项下面创建子事项（父子事项）。在事项列表和甘特图中，可以把子事项折叠到父事项下面
- 父子事项最多 2 层。和本文“2 层就够了”的思路一样，不会拆得太深
- 父事项和子事项要放在同一个项目里
- 顺序也要写在描述里
实际界面可以在演示中试用。
总结
任务要拆到“一个人几天能做完，做没做完一看就清楚”的大小。拆分时，从最后要备齐的东西倒推，控制在 2 层以内。下一篇将介绍怎么给拆好的任务定负责人和截止日期。
连载标题和完成标准的写法，在第2篇“让人看得懂的任务写法”中有说明
连载第4篇“怎么定负责人和截止日期”