工作按什么单位来分？按案子、部门、期间划分的方法

发布日期：2026年10月27日

关于本连载

“团队任务管理技巧”是面向刚开始使用任务管理或项目管理工具的团队的连载，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限行业，可以从任意一篇开始阅读。

番外篇“让语言不同的成员也能看懂的写法”（即将发布）

引入任务管理工具后，最先让人停下来犯难的，是“项目该怎么建”。分得太细，要找的工作找不到；归得太大，又会不停收到与自己无关的通知。

这里说的“项目”，是指工具里用来归集工作的容器。有的工具也把它叫作“看板”“空间”或“列表”。本文介绍的是适用于任何工具的划分思路。

注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。

结论：把“给同一批人看的工作”放在一起

拿不准时，就看“需要看这项工作的是谁”。看的人一样，就放在一起；不一样，就分开。

很多工具都是以参与项目的成员为单位，来决定谁能看到、通知发给谁。按看的人来分，就能避免信息被无关的人看到，或者通知发到无关的人那里。

分法	适合的工作	例子	注意事项
按案子	有开始、有结束的工作	为各个客户制作宣传册、门店装修工程、秋季庙会的筹备	案子一多，列表就会变长。结束了就关闭
按部门・团队	没有结束的日常工作	向行政部门提的申请、门店备品的补充、财务的月度工作	内容会不断增加。用状态或截止日期筛选着看
按期间	定期重复的工作	2026 年度的招聘、每月的内刊、年度末的决算	跨期间的工作放在哪边，要事先定好

适合开始和结束都很明确的工作。如果不同的客户或现场，参与的人也不同，用这种分法最自然。结束后可以关闭，所以能一眼看清当前正在推进的工作。

适合每天持续的工作。比如向行政部门申请备品、门店的例行工作，都是一直由同一批成员来做的事。因为没有结束，内容会不断增加。可以隐藏已完成的事项、按截止日期排序，在查看方式上下点功夫。

适合每年、每月重复的工作。打开上一次的项目，就能按同样的顺序做同样的准备。

实际上，只用一种分法就够用的团队并不多。比如一家装修公司，可以把每位业主的工程“按案子”分，把办公室的日常工作“按部门”分。分法混在一起本身没有问题。重要的是，有新工作进来时，不会犹豫该放在哪里。

为了一项作业就建一个项目。作业应该作为项目里的任务来登记。判断标准是：预计会不会有 10 个以上的任务，会不会持续几周以上。两条都不符合的话，就放进现有的项目里。

把所有人的工作都放进一个项目，无关的人也会收到通知。不需要给别人看的信息，还可能被公司外部的人看到。

像“田中的项目”这样按人来分。每次换人负责，都得把任务挪到别的项目里。是谁的工作，不用项目来表示，而是用任务的负责人来表示（负责人怎么定，在第4篇“怎么定负责人和截止日期”中有说明）。

某个客户的工作，原本都放在一个项目里。后来，这个客户内部的另一个部门也开始提需求，负责人不同的工作就混在了同一个地方。其中一方的负责人，一直收到与自己无关的通知。

按部门重新拆分项目后，通知的问题没有了，各自的进展也更容易看清了。

在 GeckoFlag 中，成员和访客只能看到自己参与的项目（管理员可以看到所有项目）。“按给谁看来分”的思路，可以原样落实。

项目需要设置项目名称、描述、项目负责人、开始和结束日期，以及参与的成员
项目键（最多 5 个字母或数字）会加在事项编号的开头。比如把键设为“SHOP”，事项就会自动编号为“SHOP-1”“SHOP-2”。键要短，而且一看就知道是什么工作
结束的项目可以标记为已完成
公司外部的人可以作为“访客”，只邀请到他参与的项目中（在第7篇“和公司外部的人沟通时怎么写”中有说明）

实际界面可以在演示中试用。

项目按“给同一批人看的工作”来归集。有开始、有结束的工作按案子分，持续的工作按部门分，重复的工作按期间分，这是基本做法。下一篇将介绍在项目里登记任务时，怎样写才能让人看得懂。

相关工具引入后为什么没人用，以及一开始该定下什么，在入门连载“第一次用项目管理工具”第5篇“为什么引入后没人用，以及一开始该定下什么”中有说明