连载“团队任务管理技巧”第7篇
和公司外部的人沟通时怎么写：用请求和确认请求避免误会
关于本连载
“团队任务管理技巧”是面向刚开始使用任务管理或项目管理工具的团队的连载，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限行业，可以从任意一篇开始阅读。
- 工作按什么单位来分？
- 让人看得懂的任务写法
- 任务要拆到多细？
- 怎么定负责人和截止日期
- 怎么回复评论
- 进度怎么传达？
- 和公司外部的人沟通时怎么写本文
- 怎么收尾即将发布
番外篇“让语言不同的成员也能看懂的写法”（即将发布）
在公司内部一句话就能说清的事，公司外部的人不一定明白。以为已经托付了，对方却没理解。请对方确认了，却迟迟没有回复。这类误会，大多是因为漏写了对方不知道的前提。
注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。
结论：把背景、请求、需要对方决定的事分开写
对公司外部的人，要把“为什么”“做什么”“需要对方决定什么”分别写清楚。混在一起写，对方会不知道该回答哪里。
和公司内部有什么不同
- 不知道前提：不知道公司内部会议上定下的事、之前的来龙去脉，以及公司内部的情况。
- 不方便提问：碍于立场，不好反问“这是什么意思”，有时会靠猜测往下做。
- 有不能给对方看的信息：比如公司内部的成本、其他客户的事、公司内部的评价等。
请求的写法模板
请求的写法模板
- 背景：为什么需要做这项工作。简短写出对方不知道的来龙去脉。
- 请求事项：做什么，做到什么程度。交付物的形式（数据格式、数量、尺寸）。
- 需要您决定的事：如果有需要对方决定的事，就写上。没有的话写“无”。
- 截止时间：___ 月 ___ 日（周 ___）___ 点前。原因：因为 ___。
- 资料：希望对方参考的东西，以及存放位置。
- 联系人：有问题请联系 ___。
写上“联系人”，对方拿不准时就知道可以问。越是不方便提问的人，这一行越管用。
确认请求怎么写
- 缩小请对方看的范围：比起“请您确认整体内容”，写“请帮忙确认日期和地址是否有误”更能得到可靠的答复。
- 写明怎么回复：写上“如果没有问题，只需回复‘可以，就这样’即可”，能减轻对方的负担。
- 写明期限，以及过了期限怎么处理：也可以写“如果 ___ 日前没有收到您的回复，我们就按现在的内容推进”。不过，涉及金额或合同的事不要这样用，一定要拿到回复。
用词要配合对方
公司内部的缩写、只在内部通用的案子名称、行业术语，公司外部的人是看不懂的。特别是跨行业托付工作时，同一个词也可能有不同的意思。推进之前，先把重要用词的意思确认一遍。
定好给对方看的范围
如果要邀请公司外部的人使用工具，就把外部的人也能看的项目和只限内部的项目分开（划分方法在第1篇“工作按什么单位来分？”中有说明）。报价明细和内部的商量，放在只限内部的项目里。
邀请到工具里，还是用邮件沟通
来往频繁的对象，邀请到工具里，资料和来龙去脉就能集中在一处。另一方面，也有人觉得登录和用新工具是负担。如果一年只来往几次，就继续用邮件，由公司内部这边把定下的事抄到任务里，这也是一种办法。
比如，曾经有这样的事
我们给客户写了“这一版就请您签样付印”，对方却没有理解成“之后就不能再改了”。交印之后才收到修改请求，产生了额外费用。从那以后，我们会附上一句说明意思：“这是最后一次确认。之后再改，就需要重新印刷。”
在 GeckoFlag 中可以这样邀请
- 以“访客”角色邀请的人，只能看到自己参与的项目。不能新建项目。
- 访客也可以创建和编辑事项、发表评论。这不是只能查看的角色，所以不想让对方看到的信息，要分开放在只限内部的项目里。
- 用户由管理员添加，没有自行注册的入口。邀请谁，由管理的一方决定。
- 显示语言可以按用户分别选择，海外的合作公司也能用自己语言的界面。
- 站点名称和徽标可以换成自己公司的，在客户面前呈现为自己公司的窗口。
实际界面可以在演示中试用。
总结
向公司外部的人提出请求时，把背景、请求、需要对方决定的事分开写，并附上联系人。确认请求要写明范围和回复方式，给对方看的范围用项目来划分。下一篇是连载的最后一篇，将介绍工作怎么收尾。
连载也欢迎阅读第1篇“工作按什么单位来分？”和第5篇“怎么回复评论”。番外篇“让语言不同的成员也能看懂的写法”即将发布
相关等待客户确认时如何不让工作停下来，在连载“与 AI 协作的团队任务管理”第5篇“不因客户的‘等待确认’而停滞的推进方式”中有介绍