连载“团队任务管理技巧”第4篇
怎么定负责人和截止日期：告别“大家一起”和“尽快”
关于本连载
“团队任务管理技巧”是面向刚开始使用任务管理或项目管理工具的团队的连载，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限行业，可以从任意一篇开始阅读。
- 工作按什么单位来分？
- 让人看得懂的任务写法
- 任务要拆到多细？
- 怎么定负责人和截止日期本文
- 怎么回复评论
- 进度怎么传达？
- 和公司外部的人沟通时怎么写
- 怎么收尾即将发布
番外篇“让语言不同的成员也能看懂的写法”（即将发布）
任务拆好了，可如果“谁来做”“什么时候之前做完”还是模糊不清，工作就推进不了。开会时定下“那就大家一起推进吧”的事，到下次开会都没人动过。这样的经历，不分行业都很常见。
注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。
结论：负责人只定一个，截止日期要连同理由一起给
定好一个负责到底的人，截止日期则把“什么时候之前”和“为什么是这一天”一起告诉对方。只要这两点齐了，“我以为有别人在做”“没想到这么急”这类情况就几乎不会再有。
为什么负责人只定一个
负责人有好几个时，每个人都会想“总会有人做的”。延误时，也不知道该问谁。
帮忙的人有几个都没关系。但“负责到底的人”要定为一个。如果是分工推进的工作，就把任务本身拆开（拆法在第3篇“任务要拆到多细？”中有说明）。
负责人怎么定
- 由提出请求的一方来定，但要和本人确认：不打招呼就把人设为负责人，就会冒出对方根本没答应接的工作。哪怕说一句也好，要确认对方能不能接。
- 定不下来时，先由提出请求的一方拿着：负责人空着的任务，谁都不会注意到。
- 休假或调动时要换人：休假前，先查看自己负责的任务，定好交接给谁。
- 定期查看没有负责人的任务：每周一次，确认负责人空着的任务。
截止日期怎么定
1写成日期
“下周内”“月底”，每个人的理解都不一样。下周内是指周五傍晚还是周日晚上，只有写的人自己知道。要像“10月23日（周五）”这样写成日期，时间点重要的话，把时间也写上。
2附上理由
如果写着“因为10月26日要交印刷厂”，负责人自己也能判断截止日期能不能挪。没有理由的截止日期，不容易被遵守。
3不用“偷偷提前的截止日期”
把比真正的截止时间更早的日期悄悄告诉对方，迟早会被看穿，之后哪个截止日期都没人信了。想留出余地的话，就老实写：“截止是26日。我想留些时间检查，如果能在23日交给我就太好了。”
4开始日期也要定
只有截止日期，就不知道什么时候动手才来得及。定好开始日期，就能尽早发现“该开始了却还没开始”的工作。
5知道赶不上，就马上说
截止日期，是在知道守不住的那一刻就要商量的事。比起到当天才说，提前一周说，能想的办法会更多（怎么说，在第5篇“怎么回复评论”中有说明）。
“尽快”的换个说法
| 常见的写法 | 换个说法 |
|---|---|
| 尽快 | 如果明天下午3点前能给我，就赶得上傍晚的会 |
| 有空的时候 | 这周内什么时候都行。截止日期先定在10月23日（周五） |
| 加急 | 今天之内要用。如果有困难，请在12点前告诉我 |
| 什么时候都行 | 没有截止日期，但请在11月内跟我说一次进展 |
也有确实没有期限的工作。这种情况下，只要定好“什么时候确认进展”，就不会被搁置。
容易出错的地方：全都是“优先级：高”
优先级，是和其他工作相比时的先后顺序。全都是“高”，就不知道该从哪个下手。提高优先级时，也要一并说明哪些可以往后放。
比如，曾经有这样的事
和客户开会时定下“照片我们这边也找找看”，结果双方都在等对方联系。到了截止前一天，才发现谁都没找。从那以后，我们在会议最后都会确认“这件事由谁、在什么时候之前做”，并当场建成任务。
在 GeckoFlag 中可以这样定
- 事项的负责人只有一个。未设置时显示为“未分配”，没有负责人的事项一眼就能看出来。
- 可以设置开始日期和截止日期。两个都填上，就能在甘特图中查看期间。
- 在仪表盘的“我的事项”中，可以查看自己负责的未完成事项。
- 管理员可以查看所有项目、所有成员的甘特图。可以用来确认工作是否集中在某些人身上。
- 优先级的名称和颜色可以自由设定（最多 10 个）。
实际界面可以在演示中试用。
总结
负责人要定一个负责到底的人，并和本人确认。截止日期写成日期，并附上理由。下一篇将介绍在任务上往来的评论怎么写。
连载也欢迎阅读第3篇“任务要拆到多细？”
连载下一篇：第5篇“怎么回复评论”
相关小团队到底需不需要工具，在入门连载“第一次用项目管理工具”第4篇“小团队真的需要吗？”中有介绍