连载“团队任务管理技巧”第6篇
进度怎么传达？状态设几个、谁在什么时候改
关于本连载
“团队任务管理技巧”是面向刚开始使用任务管理或项目管理工具的团队的连载，共 8 篇，另有 1 篇番外。不限行业，可以从任意一篇开始阅读。
- 工作按什么单位来分？
- 让人看得懂的任务写法
- 任务要拆到多细？
- 怎么定负责人和截止日期
- 怎么回复评论
- 进度怎么传达？本文
- 和公司外部的人沟通时怎么写
- 怎么收尾即将发布
番外篇“让语言不同的成员也能看懂的写法”（即将发布）
不用问“那件事怎么样了？”，看一眼列表就知道进度。能做到这一点的，就是“状态”。不过，状态太多，或者没人更新，反而会看不清实际情况。
注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。
结论：从 3～5 个开始，定好谁在什么时候改
状态的关键不在数量，而在于“所有人按同一个意思使用，并且及时更改”。先用少量状态开始，定好谁在什么时候改，只看列表就能知道进度。
为什么要少量开始
状态一多，该选哪个，每个人的判断就会不同。改起来嫌麻烦，慢慢就没人更新了。先少量开始，等“想把这种情况单独区分出来”的场合反复出现时，再增加。
基本形式
大多数团队用下面 4 个就够了。
- 未开始
- 进行中
- 待确认
- 已完成
关键是“待确认”。把“活已经干完，但在等提出请求的人确认”的状态单独分出来，就能看出“现在在谁手上”。如果一直停在“进行中”等确认，提出请求的一方会以为还在做，工作就停住了。
如果要加，首先加“搁置”。像等客户回复这类自己没法推进的事，单独分出来。设为搁置时，要在评论里写明原因，以及什么时候重新查看。
不同行业的例子
状态名称和这项工作平时用的说法一致，就更容易用起来。
| 工作 | 状态示例 |
|---|---|
| 处理公司内部的请求（行政等） | 已受理 → 进行中 → 已完成 |
| 筹备活动 | 未开始 → 安排中 → 已确定 → 已完成 |
| 制作印刷品 | 未开始 → 制作中 → 待校对 → 已交印 → 已完成 |
| 装修公司的维修委托 | 已受理 → 报价中 → 待施工 → 施工中 → 已完成 |
谁在什么时候改
状态和实际情况对不上，往往是因为没定好“谁来改”。
- 改为“进行中”：负责人开始动手时
- 改为“待确认”：负责人请对方确认时。这时把负责人改成负责确认的人，下一步该谁动就一目了然
- 改为“已完成”：是提出请求的人，还是负责人？团队里定好其中一方
怎样算做完了、怎么判断，将在第8篇中详细介绍。
进度报告的写法
只靠状态说不清的，用评论来补充。比起“完成了七成左右”这样的比例，写下面 3 点更能说清楚。
进度报告示例
- 做完的事：预订会场，整理物品清单
- 剩下的事：订购物品（3 家中还有 2 家没发来报价）
- 下一步：报价到齐后，周四前下单
不只写“做完的事”，也写上“剩下的事”，问题就能更早被发现。
容易出错的地方
1状态和实际情况对不上
每周一次，时间短也没关系，对着列表把状态改得和实际一致。如果有例会，在会上共享屏幕一起看是最方便的。
2“进行中”越积越多
实际上已经停了，却一直停在“进行中”的任务越来越多。在等别人回复的，改为“搁置”；决定不做了的，写明原因后关闭。
比如，曾经有这样的事
设了 8 个状态后，“作业中”和“修改中”每个人用法都不一样，看列表也弄不清情况。减到 4 个，并规定“改为待确认时，把负责人改回去”，仅此一项，就再也没有漏掉确认的情况了。
在 GeckoFlag 中可以这样用
- 状态的名称和颜色都可以自由设定。最多 10 个，用来“少量开始”绰绰有余。
- 有一个视为完成的状态，设为完成的事项会从仪表盘的“我的事项”中移除。
- 在看板上，可以按状态查看排列好的事项。在 PC 上可以拖动卡片来更改状态，适合每周一次的检查。
- 发表评论的同时，可以修改状态和负责人。“改为待确认并把负责人改回去”一次操作就能完成。
- 可以按状态筛选事项列表。
实际界面可以在演示中试用。
总结
状态从 3～5 个开始，加入“待确认”，就能看出在谁手上。定好谁在什么时候改，进度报告里写“做完的事、剩下的事、下一步”。下一篇将介绍和客户、外包方等公司外部的人沟通时怎么写。
连载也欢迎阅读第5篇“怎么回复评论”
连载第8篇“怎么收尾”（即将发布）