小团队真的需要吗？帮 2～5 人团队判断“要不要”的 3 个问题

“就 3 个人，互相问一下就行。”这是小团队里常听到的话。而且在很多情况下，这样确实行得通。

本文探讨小团队是否真的需要项目管理工具，也会坦率地说明哪些情况下并不需要。

注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。

小团队没有工具也常常运转良好

先说结论：2～3 人的团队，没有工具也常常运转得很好。

• 每个人都能看到全局：不用问，也大致知道谁在做什么。
• 说一句就够了：坐得近的话，确认一件事一句话就能搞定。
• 决定很快：想改变做事方式，当场商量就能定下来。

本连载一直以 5 个人筹备展会为例。即使只有 5 个人，也出现了四处询问进度、托付的事被冲走等问题。

如果是 3 个人呢？人少了，需要四处询问的情况也会减少。在聊天里托付的事，也许在被冲走之前还记得住。

人少本身就是实实在在的优势。没有必要勉强引入工具，反而增加工作量。

正因为人少才会遇到的 4 个难题

不过，小团队也有正因为人少才会遇到的难题。这些问题在人多的团队里往往不容易显现。

1一个人不在，工作就停了

在小团队里，一项工作往往只由一个人负责，没有人能替补。

如果这个人生病几天，这项工作就会停下来，连做到哪一步都没人知道。5 个人的团队少一个人是少了五分之一，3 个人的团队则是少了三分之一。

信号即使是休息日，也会接到询问工作的电话。

2一人身兼数职，要记的事情很多

在小团队里，一个人既要跑业务，又要做行政，还要筹备展会。每个人手上的工作，往往比大团队里的一个人多得多。

这些全都要靠脑子和记事本来管。

信号“啊，那件事忘了”每周都会发生好几次。

3周期性工作怎么做，只有一个人知道

展会、年终结算、新年贺卡。每年或每次都会重复的工作，其步骤往往留在负责人的记忆里，而不是记录里。

就像开头的场景一样，一旦这个人离职或换人负责，就得从头摸索。团队越小，一个人掌握的知识所占的比重就越大。

信号明明和去年是同样的工作，却要从“去年是怎么做的来着？”开始。

4外部人员一加入，团队就不再“小”了

公司员工虽然只有 3 个人，但筹备展会还涉及设计师、印刷厂、展台搭建公司和兼职人员。把所有需要打交道的人都算上，可能超过 10 个人。

“说一句就够了”只在公司内部的 3 个人之间行得通。和外部人员之间，邮件和电话往来会增多，本连载第3篇介绍的“托付的事被冲走”的问题也更容易发生。

信号同样的事情要一遍又一遍地向外部人员解释。

不看人数，用 3 个问题来判断

从这 4 个场景可以看出，是否需要工具，并不只由人数决定。用下面 3 个问题来思考，会更容易判断。

1如果有人休息一周，会有工作停下来吗？

如果会，就需要把这项工作的来龙去脉留在这个人以外的人也能看到的地方。

2是否每年或每次都在重复同样的工作？

如果是，把这次怎么做的记录下来，下次就不用从头摸索。

3是否有和外部人员一起推进的工作？

如果有，能和外部人员在同一个地方看到托付的事和进展经过，就能省去很多解释的功夫。

怎么看答案

如果 3 个问题的答案都是“否”，那么暂时没有工具应该也不会有困扰。继续像现在这样互相沟通着工作就好。

只要有一个答案是“是”，就值得考虑至少把那项工作放到工具里管理。无论 2 个人还是 3 个人都一样。

在人少、行数也少的时候，用 Excel 表格可能就够了。什么情况下可以继续用表格，本连载第2篇中有整理。

小团队要开始的话，就从小处开始

小团队引入工具时，重要的是不要一次性把所有工作都搬进去。

• 从一项工作开始：比如只把下一次展会的筹备放进工具里。日常的零碎工作可以照旧。
• 状态只用 3 种：“未开始”“进行中”“已完成”。更细的分类可以等习惯之后再说。
• 定好由谁来记录：3 个人的话，最理想的是所有人都记录。如果有困难，可以先由一个人录入，其他人只负责查看。
• 做完的工作不删除，保留下来：已完成的事项和往来记录，会成为下一次的流程。这就是对问题 2 的回答。

引入了工具却没人用，这种情况与团队规模无关。

连载开始时要定下哪些事，在第5篇“为什么引入后没人用，以及一开始该定下什么”中详细介绍

小团队选工具时要注意什么

小团队选工具时，要看的地方和大团队不一样。

收费方式

工具的收费方式有好几种。

• 按人数的月费：每多一个人使用，月费就会增加。
• 固定月费：按团队规模区间定好月费。
• 一次性买断：开始时付一次费用，没有月费。
• 免费版：可以免费使用，但通常对人数或功能有限制，超出后要改用付费版。

对小团队来说，无论哪种方式按月看都可能显得便宜。但工具要用上好几年。按 3 年的费用来比较，差别会更容易看清。

外部人员怎么处理

如果问题 3 的答案是“是”，请确认可以怎样邀请外部人员。是否计入付费用户数？能否限制他们能看到的范围？每个工具各不相同。

功能的多少

功能多的工具能做的事情多，但需要设置和学习的东西也会增加。小团队里，没有多少人有时间花在工具的设置上。

对小团队来说，建议先确认“大家能否不经讲解就开始使用”，再去比较功能的多少。

连载选择方法的全貌，在第6篇“选择第一款工具时要看什么”中详细介绍

总结

2～3 人的团队，没有工具也常常运转良好。人少本身就是一种优势。

不过，也有正因为人少才会遇到的难题。是否需要工具，不看人数，而是用下面 3 个问题来思考：

• 如果有人休息一周，会有工作停下来吗？
• 是否每年或每次都在重复同样的工作？
• 是否有和外部人员一起推进的工作？

只要有一个答案是“是”，就值得考虑至少把那项工作放到工具里管理。如果要开始，就从一项工作、从小处开始。

如果想试一试

对于觉得“也许可以先拿一项工作试试”的读者，这里介绍一个选择：本文界面示例中使用的 GeckoFlag。

• 购买前可以先看界面：我们提供公开的演示。
• 价格不随人数变化：$30 一次性买断，没有月费。以后增加人数也不会产生额外费用。服务器费用需要另外支付。详情请查看价格页面。
• 可以邀请外部人员作为访客：访客只能看到自己参与的项目。
• 做完的工作也能保留：只要不删除项目，事项和往来记录都会原样保留。筹备下一次展会时可以回头查看。
• 需要设置的东西比较少：安装完成后，就可以从创建项目、添加事项开始。反过来说，它不适合想要把一切都细致定制的团队。
• 按照界面提示即可完成安装：把文件放到服务器上，然后按浏览器显示的提示依次填写。不需要命令行操作。步骤整理在手册的安装页面中。

如果公司网站已经放在共享主机上，有可能直接安装在那里。所需条件可以在手册的系统要求页面确认。

注：如果公司已经有自己的域名，大多数共享主机都可以创建“geckoflag.yourcompany.com”这样的子域名并安装在那里。这种情况下，无需另行注册新域名。

先在演示中，试着把一项周期性工作创建为一个项目吧。