第一次用项目管理工具，该看什么来选？比功能多少更要先确认的 6 件事
关于本连载
“第一次用项目管理工具”是面向从未使用过这类工具的读者的连载，共 6 篇。可以从任意一篇开始阅读。
明年的展会筹备，就用工具来做吧。这样决定之后，你搜索了“项目管理工具 推荐”。
搜出来的对比文章里，工具名字排成一长串。功能表里满是“○”，每一款看起来都差不多。“看板”“甘特图”“工作流”，这些词是什么意思也不太清楚。
读完第三篇文章，手停了下来。到底该选哪一款呢？
本文是连载“第一次用项目管理工具”的最后一篇。
介绍选择第一款工具时，在数对比表里的“○”之前，应该先确认哪些事。
注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。
不要按对比表里“○”的数量来选
对比文章里的功能表，用来了解工具之间的区别很方便。但在选择第一款工具时，不建议按“○”的数量来决定。
第一次使用工具的团队，需要的只是本连载第1篇介绍的基本机制：建一个装工作的“箱子”，登记要做的事，改变它的状态。
功能多的工具能做的事多，但界面上的项目、要记的东西也会变多。正如第5篇所说，一开始就设置得太复杂，是工具没人用的原因之一。
“○”的数量，等用惯之后觉得“不够用”时再看就够了。选第一款工具时，该看的在别的地方。
选择之前，先写下关于自己团队的 3 件事
在对比工具之前，先把自己团队的情况写下来。一张纸，写下面 3 件事：
- 用在什么工作上：先只选一项。像“明年展会的筹备”这样写得具体一些。
- 谁来用：写下公司内部的人数，以及会加入的外部人员。设计师、印刷厂、展台搭建商等也要算进去。
- 大概用几年：工具一旦引入，往往会用好几年。以 3 年作为一个参考。
写好这 3 件事，接下来确认 6 件事时，就能判断答案是否适合自己的团队。
连载如果是小团队，还在犹豫到底需不需要工具，可以先从第4篇“小团队真的需要吗？”中的“3个问题”开始思考
要确认的 6 件事
选择第一款工具时要确认的，是下面 6 件事。每一件都附上了确认方法。
1不用讲解也能上手吗
工具要全员都用，才能发挥作用。只要有一个人“不会用”，这个人的工作就会回到聊天和表格里。
确认方法：利用免费试用期或演示，让团队全员都上手试试。什么都不讲解，只拜托他们：“请登记 1 件要做的事，再改一下它的状态。”能不犹豫地做到，就算合格。
2用 3 年要花多少钱
工具的收费有几种方式：按人数的月费、固定金额的月费、一次性买断、免费方案等。只看每月的金额，很难看出差别。
确认方法：按写下的人数，算出 3 年的总费用。也看看人数增加时要多少钱，如果是免费方案，超出上限时要多少钱。
3外部人员可以怎样邀请
展会筹备会有外部人员参与。能不能邀请外部人员、能不能区分给他们看的范围、是否计入收费人数，各个工具都不一样。
确认方法：在价格页面和常见问题里，确认外部人员是怎么处理的。不清楚的话，就去咨询一下。
4数据放在哪里
工具大致分为两种形式。
- 在服务商的服务器上使用（云端型）：申请后马上就能用。不需要准备和管理服务器。大多按月收费。
- 安装在自己的服务器上使用（自托管型）：需要准备服务器，但数据可以留在自己手里。
两者没有好坏之分。公司内部或合作方中有没有能准备服务器的人，决定了你能选哪一种。
确认方法：先确认有没有放公司网站的服务器，以及由谁在管理。
5不用了的时候，数据能带走吗
第一款工具，不一定就是一直用下去的工具。正如第5篇所写，不合适的话，换工具也是一个办法。
到那时，如果登记的事项和记录带不走，就得从头再登记一遍。
确认方法：确认能否以 CSV 等格式导出数据。
6遇到困难时，可以问谁
不知道怎么用、运行不正常的时候，有没有可以问的地方也很重要。
确认方法：确认有没有你的语言的使用手册和常见问题，有没有咨询窗口。
试用时，用真实的工作
候选缩小到 2～3 款后，就实际试用一下。这时建议用真实的工作，而不是练习用的工作。
- 时间 2 周：太短的话还没用惯就结束了，太长的话决定就会一拖再拖。
- 只用一项工作：像“寄送展会邀请函”这样，选一项 2 周内能告一段落、人与人之间有交接的工作。
- 全员一起：只有一个人试的话，就看不出第3篇里讲的托付之事如何交接，也看不出通知是怎样送达的。
- 最后，收集使用感受：“卡住的地方”“麻烦的地方”“有帮助的地方”，每人各说 1 个。
犹豫不决时，就选全员都说“这个应该能用下去”的那一款。比起功能的多少，能不能用下去要重要得多。
连载总结
选择第一款工具时，在数对比表里的“○”之前，请先确认下面 6 件事：
- 不用讲解也能上手吗
- 用 3 年要花多少钱
- 外部人员可以怎样邀请
- 数据放在哪里
- 不用了的时候，数据能带走吗
- 遇到困难时，可以问谁
6 篇连载，写给从未用过项目管理工具的读者，讲了以下内容：
- 工具是让全员在同一个地方看到“谁、做什么、什么时候之前、现在怎么样了”的东西
- Excel 表格即使共享，也不擅长保留来龙去脉和传达信息
- 聊天和邮件里，没有保存托付之事的内容、负责人和是否完成的地方
- 即使人少，只要有一休假就停摆的工作或反复进行的工作，工具就能派上用场
- 工具没人用的原因大多在于“引入的方式”，可以靠引入前的约定来避免
- 第一款工具，要看能不能用下去来选
引入工具并不是目的。到处问“那件事怎么样了？”的时间少了，可以把这些时间用在真正的工作上。这就是本连载想要传达的。
如果想试一试
最后，介绍一下本连载界面示例中一直使用的 GeckoFlag。对照本文的 6 件事，情况如下：
| 要确认的事 | GeckoFlag 的情况 |
|---|---|
| 不用讲解也能上手吗 | 需要设置的东西较少，安装当天就可以创建项目、添加事项开始使用。可以在演示中让全员试用 |
| 用 3 年要花多少钱 | $30 一次性买断。人数增加也不会产生额外费用。服务器费用需要另外支付（价格页面） |
| 外部人员可以怎样邀请 | 可以作为访客邀请。访客只能查看和操作自己参与的项目 |
| 数据放在哪里 | 是安装在自己服务器上使用的自托管型。数据可以留在自己手里 |
| 不用了的时候，数据能带走吗 | 项目和事项可以导出为 CSV。也可以备份全部数据 |
| 遇到困难时，可以问谁 | 有简体中文的使用手册和常见问题，也可以通过咨询表单提问 |
也有不适合的情况
GeckoFlag 不适合下面这样的团队：
- 没有能准备服务器的人：不提供云端型。
- 想用手机 App：没有 App。可以通过手机浏览器使用。
- 想和聊天等其他服务连接：没有与聊天工具等服务联动的功能（与外部连接的只有 Claude 集成，可以在 Claude 桌面应用中操作）。
- 想要细致定制：没有自由增加输入栏位或细致设定工作流程的功能。
如果符合以上情况，选择其他工具应该能用得更久。
按照界面提示完成安装
把文件放到服务器上，然后按浏览器显示的提示依次填写。不需要命令行操作。步骤整理在手册的安装页面中。
如果公司网站已经放在共享主机上，有可能直接安装在那里。所需条件可以在手册的系统要求页面确认。
注：如果公司已经有自己的域名，大多数共享主机都可以创建“geckoflag.yourcompany.com”这样的子域名并安装在那里。这种情况下，无需另行注册新域名。
想和其他工具比较的话
GeckoFlag 的专栏和对比页面里，也介绍了与其他工具的区别，包括各自适合和不适合的情况。
- 想比较能装在共享主机上的工具：无需 Docker 即可安装在共享主机上的项目管理工具对比
- 想按收费方式比较：项目管理工具的 AI 功能要花多少钱？计费方式类型与按人数估算
- 想和常听说的工具比较：与 Jira、Redmine、开源工具的对比页面
先在演示中，把下一项工作里要做的事登记 1 件吧。就能看到连载里写的内容，在界面上是什么样子。