Excel 管理表在哪里会到达极限？什么情况下继续用表格就好，以及该换成工具的信号

Excel 和在线表格做成的管理表，在很多职场被当作工作清单使用。本文说明表格的极限在哪里，出现哪些信号时就该换成工具了。同时也会写到继续用表格就足够的情况。

注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。

Excel 管理表是好用的工具

先说在前面：作为制作工作清单的工具，Excel 管理表做得很好。

• 马上就能开始：不需要另外签约，也不用学新东西。
• 谁都会用：大部分人至少会输入和排序。
• 可以自由设计：加列、上色，都随心所欲。

很多团队从表格起步，是很自然的事。问题出现在人和行变多、工作持续很长时间之后。

改成共享，“哪个是最新版”的问题基本就解决了

在连载第1篇中，我们介绍过这样的场景：表格作为邮件附件传来传去，“准备清单_最新(2)”之类的文件越来越多，最后谁也分不清哪个才是对的。

只要把表格改成共享，这个问题就能解决大半。比如用 Google 表格或 Microsoft 365 的 Excel，让所有人打开同一个文件一起填写。

因为文件只有一个，有人改动后，所有人的屏幕上都会同步。也不需要再用邮件重新发附件。

如果还在用附件传来传去，光是改成共享，工作就会轻松很多。

不过，有些问题即使共享了也解决不了。下一节就来看看。

共享之后依然存在的 5 个极限

表格擅长一览“现在是什么状态”。不擅长的，是走到这一步之前的沟通，以及通知到人。共享之后依然存在的极限有以下 5 个。

1没有地方放来龙去脉

一行里能写的只有当前状态。“已请供应商报价”“价格出来了”“等上司确认”这样的来龙去脉，要么塞进备注栏，要么散落在邮件和聊天里。

开头那段长长的备注，正是这个极限的表现。

信号备注栏长到看不下去。为了弄清来龙去脉，要去翻邮件和聊天记录。

2写法不统一

状态栏里，“好了”“完成”“OK”“○”混在一起。截止日期栏里，也并排写着“10/20”“下周内”“未定”。

写法五花八门，想筛选出“还没完成的”时，就筛不全。

信号筛选和排序的结果靠不住。输入规则要一遍又一遍地重新交代。

3在负责人栏写上名字，本人也不一定知道

在负责人栏写上名字，表格也不一定会通知本人。结果还是得在聊天里再说一遍：“写在表里了，请看一下。”

托付的事就被分到了表格和聊天两个地方。

信号每次更新表格，都要用别的方式再联系一次。“我没看表”的情况时有发生。

连载托付的事被冲走的问题，在第3篇“邮件和聊天里托付的事为什么会被冲走？”中详细介绍

4做完的行不知道怎么处理

把做完的行删掉，就留不下记录。留着的话，表格会越来越长。

有人把它涂成灰色，有人挪到下面，有人移到另一个工作表，做法因人而异，表格也一点点变得难读。

信号表格太长，很难找到现在该做的行。做完的行怎么处理，每个人都不一样。

5很难区分给谁看哪些内容

展会的准备工作，有时会有外部的设计师或施工方加入。即使只想让对方看到与其相关的行，表格基本上也只能整个文件共享。

如果为外部人员另做一个文件，又得在两张表之间来回切换。第1篇里“不知道哪个是最新”的问题，换了个样子又回来了。

信号为了公司外部的人，要把表格抄一份重新做。

共同的原因

这 5 个极限都来自同一个地方。表格是制作“清单”的工具，它的设计并不是用来承担“每一件事的沟通”和“通知到人”的。

项目管理工具承担的正是这部分。每一件待办都有写沟通内容的地方，登记或留言时，工具可以向相关的人发送通知。状态从选项中选择，所以写法也能统一。

继续用表格就好的团队

即使有这 5 个极限，也有团队继续用表格也没什么困扰。比如下面这些情况。

• 人数少：两三个人，每天都能见面沟通。
• 行数少：要做的事只有几十件，一屏就能看完。
• 沟通少：不需要保留每件事的商量过程和来龙去脉。
• 周期短：几周就能结束，之后也不会回头翻记录。

如果符合这些条件，没有必要勉强更换。当上一节的信号开始出现好几个时，就是考虑工具的契机。

连载关于人数少的团队，在第4篇“小团队真的需要吗？”中详细介绍

换工具时，表格怎么带过去

现在用的表格不会白费。表格中的大部分列，都可以直接对应到工具里的项目。

迁移之前，先整理好表格

很多工具都有导入功能，可以把表格存成 CSV 格式的文件导入。CSV 可以用 Excel 的“另存为”来生成。

想让导入顺利进行，事先整理好表格是捷径。

1. 决定做完的行要不要迁移。拿不准的话，就只从还没完成的行开始。
2. 统一状态和负责人的写法，改成与工具选项相同的词。
3. 把截止日期全部改成日期格式。
4. 先用少量数据试一次，再导入剩下的部分。

能导入哪些列、日期要怎么写，各个工具都不一样。请先在要用的工具的说明书里确认。

不必一次全部迁移

也可以从接下来才开始的工作入手。进行中的工作在表格里做到底，下一项工作再用工具开始。这样混乱会少一些。

总结

Excel 管理表是马上就能上手、做得很好的工具。改成共享后，“哪个是最新版”的问题也基本能解决。

即便如此，当下面这些信号出现时，就是该考虑换成工具的时候了。

• 备注栏长到看不下去
• 状态和截止日期的写法不统一，筛选结果靠不住
• 每次更新表格，都要在聊天里再说一遍
• 表格太长，很难找到现在该做的行
• 为了公司外部的人，要把表格抄一份重新做

如果只符合一两条，靠调整表格也许还能应付。如果符合三条以上，说明表格已经跟不上工作量了。

如果想试一试

如果你觉得“我们的表格可能也快到极限了”，这里介绍一个选择：本文画面示例中使用的 GeckoFlag。

• 购买前可以先看界面：我们提供公开的演示。
• 可以邀请外部人员作为访客：访客只能看到自己参与的项目。
• 按照界面提示即可完成安装：把文件放到服务器上，然后按浏览器显示的提示依次填写。不需要命令行操作。步骤整理在手册的安装页面中。
• $30 一次性买断：没有月费，人数增加也不会产生额外费用。服务器费用需要另外支付。详情请查看价格页面。

如果公司网站已经放在共享主机上，有可能直接安装在那里。所需条件可以在手册的系统要求页面确认。

注：如果公司已经有自己的域名，大多数共享主机都可以创建“geckoflag.yourcompany.com”这样的子域名并安装在那里。这种情况下，无需另行注册新域名。

不妨先在演示中，把现在表格里的一行登记成“要做的事”。你会看到它和表格的不同。