为什么引入后没人用，以及一开始该定下什么：用不下去的 5 个原因和引入前要定的 5 件事

引入了工具却没人用，这是非常常见的失败。

本文说明工具没人用的原因，以及为了避免这种情况，在引入之前应该定下哪些事。

注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。

没人用，是很常见的事

工具没人用了，并不是有人偷懒，也不一定是工具做得不好。

聊天工具和 Excel 表格，是用了好几年、早已用惯的工具。新工具在用惯之前，总要多花一点功夫。如果这份功夫正好赶上忙的时候，人们就会回到用惯的工具上。这很自然。

工具没人用的 5 个原因

工具走到没人用的地步，路径往往很相似。原因有以下 5 个。

1没有定好登记什么

如果一开始就说“什么都写进工具”，每个人登记的东西就会五花八门。

有人连 5 分钟就能做完的小事都登记，有人只登记大的工作。看着列表，也看不清团队工作的全貌。

信号登记多的人和登记少的人差别很大。

2和聊天、表格重复

即使引入了工具，还是继续在聊天里托付事情、更新 Excel 表格。同一件事写在两个地方，功夫就是两倍。

而且，两个地方的内容一旦对不上，就会出现“到底哪个是对的？”。最后留下来的，是省事又用惯的那一边。

信号在聊天里拜托别人：“也请写进工具里。”

3没人更新，看了也靠不住

状态停在“进行中”好几周，其实早就做完了。这种情况发生几次之后，列表就靠不住了。

靠不住的列表，没人会看。没人看的列表，没人会更新。就这样，走向没人用的循环开始转了起来。

信号看完列表之后，最后还是要去问本人确认。

4一开始就设置得太复杂

把状态分成 10 个阶段，准备 20 个输入项。一开始干劲十足地设置一切，每次登记时让人犹豫的栏位就会变多。

如果登记一件事要花 3 分钟，还不如在聊天里说一声来得快。

信号登记时手停下来：“这一栏要填什么来着？”

5负责统筹的人不看工具

虽然要求成员使用工具，负责统筹的人或上司却还是在聊天里或当面询问进度。

这样一来，对成员来说，更新工具就没有意义了。因为被问到时回答一下就行。

信号上司在聊天里问：“那件事怎么样了？”

引入之前要定下的 5 件事

5 个原因，各自都有对应的“约定”。在引入工具之前，团队一起商量并定下来。

1登记范围的界线

定下哪些要登记、哪些不登记。比如这样的界线：

• 托付给别人的事，一定要登记
• 自己一个人做的事，只登记需要半天以上的
• 5 分钟就能做完的小事，不登记

2定下“以工具为准”

托付的事和已决定的事，以工具里写的为准。商量和闲聊，照旧在聊天里进行也没关系。

在聊天里被托付了事情，就由被托付的人登记到工具里。这就是本连载第3篇介绍的“说话的地方”和“托付的地方”的分法。

Excel 表格里已经移到工具的内容，也停止更新。不要在两个地方写，这一点比什么都重要。

3更新的时机

“勤快地更新”在忙的时候一定会停下来。要把时机定得具体。

• 动手时改成“进行中”，做完时改成“已完成”
• 每周一次，全员一起查看列表（比如周一早上 10 分钟）

每周一次的查看，可以把停滞的事项和忘了更新的事项找出来。

4一开始从小处做起

状态先从“未开始”“进行中”“已完成”3 种开始。输入的栏位，有要做的事、负责人、截止日期就够了。

放进工具的工作，一开始也只选一项。觉得不够时，到时候再加就行。小团队的开始方法，在第4篇中也有介绍。

5负责统筹的人先看工具

负责统筹的人或上司，先在工具里确认进度再去问。问的时候，也从工具出发：“工具里 ○○ 那件事停住了，是什么原因？”

成员一旦知道统筹的人在看工具，也就会去更新了。

约定的模板

把 5 个约定整理成团队的约定，就是下面这样。可以直接照抄，再根据团队情况修改。

第一个月的推进方法

工具能不能用下去，几乎在第一个月就决定了。以筹备展会为例，介绍每周的推进方法。

• 第 1 周：登记：定下约定，全员一起登记筹备展会要做的事。负责人和截止日期也在这一周填好。
• 第 2 周：习惯更新：动手时“进行中”，做完时“已完成”。统筹的人发现有人忘了更新，不要责备，提醒一声就好。
• 第 3 周：坚持查看：越来越忙，更新容易停下来的一周。至少周一查看的时间一定要守住。
• 第 4 周：回顾：用了一个月，全员一起说说遇到的困难。决定是修改约定，还是增加或减少栏位。

第 4 周的回顾，请不要省略。用起来不顺的地方放着不管，工具就会从那里开始没人用。反过来，自己动手改过的工具，就会成为自己的工具。

如果还是没人用

定了约定，坚持了一个月，还是没人用。这时候，请按下面的顺序重新检查。

1. 减少约定：没人遵守的约定，大多是太多或太细。减到“只登记托付给别人的事”也没关系。
2. 换一项放进工具的工作：最初选的工作也许太短，或一个人就能完成，所以不适合工具。换成人与人之间交接较多的工作，再试一次。
3. 怀疑工具是否合适：界面难懂、登记麻烦、功能太多让人迷茫。如果是这些原因，换工具也是一个办法。

换工具并不是失败。正因为用过一次，团队需要什么应该已经清楚了。

连载下次选择时要看什么，在第6篇“选择第一款工具时要看什么”中详细介绍

总结

工具没人用的原因，大多不在工具本身，而在“引入的方式”。没人用的原因有以下 5 个：

• 没有定好登记什么
• 和聊天、表格重复
• 没人更新，看了也靠不住
• 一开始就设置得太复杂
• 负责统筹的人不看工具

在引入之前，团队一起定下登记范围的界线、“以工具为准”、更新的时机、从小处做起、统筹的人先看工具这 5 件事，工具用下去的可能性就会大大提高。

另外，在第一个月结束时，一定要留出回顾的时间。

如果想试一试

对于觉得“如果从小处做起，不妨试试”的读者，这里介绍一个选择：本文界面示例中使用的 GeckoFlag。

• 购买前可以先看界面：我们提供公开的演示。
• 不需要一开始就设置得很复杂：安装完成后，就可以从创建项目、添加事项开始。状态和事项类型可以由管理员添加并修改名称（各最多 10 个）。
• 自己负责的事一目了然：仪表盘会列出你负责的事项。
• 一直用下去也没有月费：$30 一次性买断。人数增加也不会产生额外费用。服务器费用需要另外支付。详情请查看价格页面。
• 按照界面提示即可完成安装：把文件放到服务器上，然后按浏览器显示的提示依次填写。不需要命令行操作。步骤整理在手册的安装页面中。

反过来说，它不适合想要把一切都细致定制的团队。没有自由增加输入栏位或细致设定工作流程的功能。

如果公司网站已经放在共享主机上，有可能直接安装在那里。所需条件可以在手册的系统要求页面确认。

注：如果公司已经有自己的域名，大多数共享主机都可以创建“geckoflag.yourcompany.com”这样的子域名并安装在那里。这种情况下，无需另行注册新域名。

先在演示中登记 1 个事项，再改一下它的状态吧。就能感受到更新要花多少功夫。