什么是项目管理工具？有了它工作会有什么变化，通俗易懂地讲清楚

这样的场景不分行业，只要是多人一起推进的工作，哪里都会发生。项目管理工具，就是用来减少这种“挨个去问”的工具。

本文不介绍有哪些工具，而是说明“有了工具，工作会发生什么变化”。我们会尽量少用专业术语。

注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。

一句话说清项目管理工具

项目管理工具，就是让团队所有人在同一个地方看到“谁、做什么、什么时候之前完成、现在进展如何”的工具。

“项目”这个词听起来很郑重，但这里只是指“有开始也有结束、多人参与的工作”。参加展会、重做公司介绍、店铺装修、招聘新人，都算在内。

这类工作由许多细小的“待办事项”组成。以展会为例：制作宣传册、租借物品、寄送邀请函、安排当天的值班人员等等。

工具会把这些待办事项逐条登记，写上负责人和截止日期，再排列在所有人都能看到的地方。基本上，就是这么回事。

没有工具的团队里发生的事

在没有工具的团队里，同样的四种麻烦会反复出现。我们以展会准备为例来看一看。

不知道哪张表是最新的

用 Excel 做一份待办清单，作为邮件附件发给大家。这是很常见的开始方式。

可是几天之后，每个人手里都有了“准备清单_修改版”“准备清单_最新”“准备清单_最新(2)”。哪一份才是对的，已经没有人知道了。

连载在第2篇“Excel 管理表在哪里会到达极限？”中详细介绍

托付的事被冲走了

你在聊天工具里说：“邀请函的收件人名单，麻烦周五前给我。”对方回复：“好的。”

之后又聊了三十来条别的话题，那条托付早已被刷到屏幕最上方。到了周五傍晚，想起这件事的，往往是托付的那一方。

连载在第3篇“邮件和聊天里托付的事为什么会被冲走？”中详细介绍

负责人一请假，工作就停了

负责安排物品的同事身体不适，请了几天假。和供应商谈到哪一步了？报价收到了吗？来龙去脉只存在于他的邮箱和脑子里。

剩下的人只好给供应商打电话，从头再问一遍。

想了解进展，只能挨个去问

这就是开头的场景。统筹全局的人为了了解进度，要找每个人问一遍。被问的人也得每次停下手头的事来回答。

本该用来推进工作的时间，被确认进度的时间一点点吃掉。

有了工具之后的四个变化

前面的四种麻烦，有了工具之后会这样变化。

1待办事项集中在一处

清单在工具里只有一份。有人修改，所有人看到的清单也随之改变。

“哪个是最新版”这个问题本身就不存在了。

2负责人和截止日期一目了然

每条待办事项都有填写负责人和截止日期的栏位。

托付的事不会被埋没在对话里，在完成之前会一直留在清单上。“好的”之后被遗忘的事情会减少。

3来龙去脉留有记录

沟通内容写在每条待办事项下面，比如“已向供应商询价”“报价出来了”“等待上级确认”。

即使负责人请假，打开这一条，也能看到进展到了哪一步。

4不用问也能知道进展

待办事项会带有“尚未开始”“进行中”“已完成”之类的状态。

统筹全局的人只看清单，就能找到卡住的事项。需要问的，只剩下卡住的原因。

基本结构只有三个

各个工具的界面不同，但基本结构是共通的，只有三个。

叫法因工具而异。“事项”“任务”“工单”指的都是“一条待办事项”。

很多工具还有看板、日程表（甘特图）之类的界面。它们并不是另外的结构，而是把同样的待办事项按状态排列，或按日期排列来展示。

刚开始的时候，只用清单就足够了。

工具替你做不了的事

工具并不是装上就能把工作搞定的东西。为了避免期望过高，先把它做不到的事写在前面。

• 输入要靠人：没有登记的工作，工具也看不到。
• 需要约定规则：如果没有“托付的事一定登记到工具里”之类的约定，就会和表格、聊天工具双重管理，反而更费事。
• 工作本身不会变快：减少的是查找和确认的时间。
• 有的团队并不需要：如果两三个人每天见面、事情也不多，用纸或白板就足够了。

连载在第4篇“小团队真的需要吗？”和第5篇“为什么引入后没人用，以及一开始该定下什么”中详细介绍

聊天工具和表格不必放弃

引入工具后，也不需要停用聊天工具。商量和闲聊照旧在聊天工具里进行。

只把“已经决定的事”和“托付的事”移到工具里。这样划分，是最容易开始的方式。

总结

项目管理工具，是让所有人在同一个地方看到“谁、做什么、什么时候之前完成、现在进展如何”的工具。有了它，以下四点会发生变化：

• 待办事项集中在一处，不用再找最新版
• 负责人和截止日期明确，托付的事不容易被冲走
• 来龙去脉留有记录，负责人请假也能交接
• 不用挨个去问，也能知道进展

不需要学习复杂的功能。建一个装工作的箱子，登记待办事项，更新状态。从这三步就可以开始。

如果想试一试

如果你觉得“我们这里或许也用得上”，这里介绍一个选择：本文画面示例中使用的 GeckoFlag。

• 购买前可以先看界面：我们提供公开的演示。
• 按照界面提示即可完成安装：把文件放到服务器上，然后按浏览器显示的提示依次填写。不需要命令行操作。步骤整理在手册的安装页面中。
• $30 一次性买断：没有月费，人数增加也不会产生额外费用。服务器费用需要另外支付。详情请查看价格页面。

如果公司网站已经放在共享主机上，有可能直接安装在那里。所需条件可以在手册的系统要求页面确认。

注：如果公司已经有自己的域名，大多数共享主机都可以创建“geckoflag.yourcompany.com”这样的子域名并安装在那里。这种情况下，无需另行注册新域名。

不妨先在演示里登记一条“待办事项”试试看。