不因客户的“等待确认”而停滞的推进方式：如何传达需要对方决定的事

上一篇介绍了如何把用 AI 做的方案缩减到 2～3 个，并留下选择的理由。缩减后的方案，多数情况下要拿给客户看，请客户来决定。

在设计制作项目中，最长的等待时间通常是客户的确认。AI 让工作变快了，这段等待时间也就越来越显眼。本文依次梳理确认请求怎么发、期限怎么定、要不要把客户邀请进管理工具，以及回复怎么留下来。

注：本文由 GeckoFlag 的开发者撰写。

等待确认拖长的 5 个原因

迟迟收不到回复时，人们往往会觉得是对方太忙。但如果回头看看请求的发法，其实有不少等待时间是我们这边可以减少的。常见的原因有下面 5 个。

• 请求零零散散地发出：通过聊天或邮件一件一件地发，客户就看不到全貌。不知道哪件急、还剩几件，于是就往后放了。
• 没有写清希望对方决定什么：只写一句“请确认”，对方不知道是希望他看一看、选一个，还是批准。
• 没有期限，或者期限没有理由：没有期限的请求，会被有期限的工作挤到后面。只有日期而没有理由，客户的对接人也无法在公司内部说明为什么要抓紧。
• 不知道客户那边由谁决定：对接人自己能决定，还是需要上级或高管来判断？这一点不清楚，确认就会卡在客户公司内部。
• 没有预留客户内部确认的时间：对接人转给上级，再把意见汇总回来，花上好几天并不少见。

开头的场景，正是这 5 点叠加在了一起。

相关通过聊天或邮件托付的事为什么会被冲走，在入门连载“第一次用项目管理工具”第3篇“邮件和聊天里托付的事为什么会被冲走？”中也有介绍

确认请求要用“需要对方决定的事的清单”来发

确认请求不要零零散散地发，而是在固定的某一天集中发出。比如在项目一开始就和客户约好：“每周二上午，把当周需要您决定的事整理成清单发过去。”

清单里的每一项，都写上下面的内容。这里把它整理成模板，可以直接使用。

写清单有两个诀窍。

第一，一定要附上“推荐”。只列出选项，客户就得从零开始考虑。有了推荐和理由，只需回复一句“就按这个来”的项目就会变多。

第二，事先定好“期限前未决定时”怎么办。“如果到期限还没有收到回复，我们就按推荐方案推进”，这种做法是避免因等待回复而停滞的有力手段。但只限于在项目一开始就和客户达成一致，或者合同中已有这样规定的情况。如果没有达成一致就单方面推进，事后会听到“没听说过”，反而增加返工。

注意“没有回复就推进”这一点，要在启动会议或报价阶段，作为推进方式向客户说明，并取得对方的同意。在没有达成一致的项目中，要考虑其他办法，比如过了期限就给客户打电话。

期限要从上线日倒推，并连同理由一起告知

期限不是“我们希望收到回复的日子”，而要从上线日倒推来定。这时，还要预留客户在公司内部传阅确认所需的天数。

1. 从上线日往前，倒推该项目决定之后所需的工作天数
2. 再往前，倒推客户内部传阅确认所需的天数（例如 3～5 个工作日）
3. 把那一天定为“发出”请求的日子。期限定在开始工作的前一天

然后，给期限附上理由。如果写上“11月6日之前给我们答复，就能赶上 11月20日的上线”，客户的对接人就能向上级说明为什么需要尽快决定。

还有一点很重要：在项目一开始，就问清楚客户内部由谁来决定。“设计的最终决定由哪位来做？”“有没有机会直接给那位看？”只要事先问好这些，确认的安排就会清楚很多。

连载如何把已发出确认请求的任务设为“等待客户确认”状态，并用列表查看所有在等待的事，在第3篇“让‘等待决定’看得见”中有介绍

要不要把客户邀请进管理工具

在哪里进行确认的沟通，也是需要事先决定的事。可以把客户邀请进管理工具，在那里沟通；也可以不邀请，而是把清单发给客户。

哪种更好，要看项目和对方。在第一次开会时问问客户：“确认的话，用哪种方式比较方便？”根据对方的意愿再决定。中途也可以切换。

收到回复后，把决定的事留下来

收到回复后，在这一项对应的任务里，留下以下内容：

• 谁决定的（客户那边是谁的判断）
• 什么时候决定的
• 决定了什么
• 理由（如果客户附上了理由，就照原话记下）

通过邮件或电话收到的回复，也要把要点抄录到任务里。如果是电话，就像“10月30日，与客户的宣传负责人通电话。决定按 A 推进”这样，写上日期和对方。

这样一来，就能避免日后出现“我们没说过这话”的情况。即使负责人换了，也能追溯来龙去脉。第2篇建立的“决定类任务”中“决定结果”和“理由”两栏，就是在这里填上的。

在 GeckoFlag 中的实践示例

下面介绍在 GeckoFlag 中采用这种推进方式的示例。

1把客户作为“访客”邀请进来

GeckoFlag 的用户有“管理员”“成员”“访客”三种角色。邀请客户时，设为访客。访客由管理员在用户管理页面中添加，没有让客户自行注册的机制。

在参与的项目中，访客可以像成员一样操作事项、评论、Wiki 和文件。这不是只能查看的权限，所以既可以通过评论收到回复，也可以让客户自己建事项。另一方面，访客不能创建项目，也不能成为项目的所有者。此外，访客还能添加和删除文件及文件夹、编辑 Wiki，所以要留意想保留的资料放在哪里。详情请参阅手册中的“各角色的权限”。

2把决定人设为负责人，把答复期限设为截止日期

作为访客邀请进来的客户，可以设为事项的负责人。在决定类任务中，把客户的对接人设为负责人，把答复期限填入截止日期。如果实际作判断的是上级或高管，就在描述的“决定人”里写上那个人。

在事项的描述里，用第2篇的模板（要决定的事、卡住的工作、选项、决定人、期限、决定结果、理由），再加上本文的“我方的推荐”和“期限前未决定时”来写。本文的模板，是用于发给客户的清单的形式。

3确认请求用评论发出，并选择要通知的人

发表评论时，可以选择通过电子邮件通知的人。在请求确认的评论中，把客户选为通知对象后发表。同时把状态改为“等待客户确认”，请求的内容和状态的变化就会一次记录下来。

通知是每次发表时选择对象的方式，并不会自动发给所有人（在个人资料中勾选了“通知我所参与项目中事项的所有评论”的用户，会收到所有评论的通知）。

4只想在内部讨论的事，放到另一个项目里

GeckoFlag 没有在一个项目中只对访客隐藏部分事项的功能。报价的商量、不给客户看的内部讨论，要放到客户没有参与的另一个项目里。在邀请之前，先定好哪个项目里有哪些人，会更放心。

5请海外客户选择显示语言

界面的显示语言，每个用户都可以在个人资料中切换。即使邀请的是海外客户，对方也能在自己语言的界面上查看事项、发表评论。切换的是界面的显示，事项和评论的正文并不会被翻译。

6不邀请时，把回复抄录到评论里

不邀请客户时，通过邮件发送确认清单，收到回复后，把要点抄录到相应事项的评论里。

这时可以省事的是“用 AI 创建”（v1.9.0 及更高版本）。它可以根据客户回复邮件的文字或聊天截图，生成评论的草稿。使用时需要 Anthropic 的 API 密钥（使用费支付给 Anthropic 公司，不包含在 GeckoFlag 的价格中）和管理员授予的使用权限。要使用截图，还需要管理员开启读取图片（默认关闭）。如果回复中写得很明确，比如“请把期限延到下周”，还会一并建议截止日期或状态的变更。建议的内容由人来确认，只有勾选的项目才会填入表单。在保存之前，什么都不会改变。详情请参阅“用 AI 创建”页面。

不过，回复邮件和截图中，有时会包含客户方人员的姓名、联系方式，或不能对外公开的信息。另外，生成评论草稿时，该事项的描述和最近 5 条评论也会发送给 Anthropic 公司。能否把这些内容交给 AI，请对照与客户的合同和公司内部的规定确认后再使用。

连载交给 AI 的信息要划在哪里，在第6篇“有了记录，AI 能帮上更多忙”中有详细介绍

添加访客的步骤整理在手册的“添加和编辑用户”和“各角色的权限”中，通知的机制整理在“事项评论”中。实际的界面可以在演示中试用。

总结

• 等待确认拖长的原因，大多在于请求的发法：零零散散地发、没写清希望对方决定什么、期限没有理由、不清楚由谁决定、没有预留客户内部的时间
• 确认请求要备齐需要对方决定的事、选项、推荐、期限、期限前未决定时的做法，在固定的某一天集中发出
• “没有回复就按推荐方案推进”，只限于事先达成一致的情况
• 期限要从上线日倒推，预留客户内部确认的天数，并连同理由一起告知
• 要不要邀请客户，根据项目的周期、沟通的多少和对方对工具的熟悉程度来决定
• 回复要按“谁、什么时候、决定了什么、为什么”的形式，留在对应的任务里

客户的确认，看起来是我们这边无法加快的事。但只要把需要对方决定的事，用对方容易决定的形式交过去，等待时间就能大幅缩短。

下一篇作为连载的总结，将介绍如何把至今留下的记录，当作请 AI 帮忙的素材来使用。