Mit guten Aufzeichnungen kann KI noch mehr helfen: Wie sich Aufgabenmanagement und KI künftig die Arbeit teilen

In dieser Serie haben wir Entscheidungsaufgaben angelegt, das Warten auf Entscheidungen sichtbar gemacht und festgehalten, warum wir uns wofür entschieden und was wir mit Kunden vereinbart haben.

In diesem letzten Teil geht es darum, wie diese Aufzeichnungen auch zum Material werden, mit dem KI Ihnen bei der Arbeit helfen kann. Wir zeigen, was Sie der KI überlassen können, wo die Grenze liegt, was Sie mit ihr teilen, und was Sie künftig in Ihrem Task-Management-Tool festhalten sollten.

Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.

Worum Sie KI bitten können, wenn Aufzeichnungen vorhanden sind

KI kann aus dem Nichts keine richtige Antwort liefern. Umgekehrt gilt: Ist das Material vorhanden, kann sie gut zusammenfassen, sortieren und Entwürfe erstellen.

Sind Entscheidungen und Vereinbarungen festgehalten, können Sie die KI zum Beispiel um Folgendes bitten:

• Aufgabenentwürfe aus Besprechungsnotizen erstellen: Sie lassen aus Notizen oder einem Transkript auflisten, was als Nächstes zu tun ist.
• Den Wochenbericht aus der Aufgabenliste entwerfen: Sie lassen sortieren, was entschieden wurde, was gerade geprüft wird und was nächste Woche zu entscheiden ist.
• Herausfinden: „Warum ist es so gekommen?“: Sie lassen anhand der Gründe, die Sie zu jeder Entscheidung festgehalten haben, den Verlauf zusammenfassen.
• Auflisten, was als Nächstes zu entscheiden ist: Sie lassen anhand des bereits Entschiedenen und der verbleibenden Arbeit aufzeigen, was noch offen ist.

Ohne Aufzeichnungen ist nichts davon möglich. Geben Sie der KI Nachrichten, die über einen Chat verstreut sind, kann sie nicht zuverlässig erkennen, was tatsächlich entschieden wurde.

Aufgabenentwürfe aus Besprechungsnotizen erstellen

Aus Besprechungsnotizen nachträglich Aufgaben zu machen, ist eine der Arbeiten, bei denen KI am leichtesten helfen kann. So gehen Sie vor:

1. Bereiten Sie die Besprechungsnotizen oder das Transkript vor. Machen Sie vorher alles unkenntlich, was Sie nicht weitergeben möchten, etwa Firmen- oder Personennamen.
2. Lassen Sie die KI die Punkte nach dem Vorgehen aus Teil 2 in „Was zu entscheiden ist“ und „Was zu erstellen ist“ aufteilen.
3. Ein Mensch prüft die Entwürfe und legt nur die an, die wirklich gebraucht werden.

Ihre Bitte an die KI könnten Sie zum Beispiel so formulieren:

Wir empfehlen, ein solches Auflisten in einem Schritt in dem KI-Dienst zu erledigen, den Sie ohnehin nutzen, und die Punkte dann einzeln und mit Prüfung in Ihrem Tool anzulegen.

Was die KI unter „Wer entscheidet“ und „Frist“ vorschlägt, sind nur Kandidaten. Manchmal sind es Vermutungen, die sich auf die Formulierung der Notizen stützen. Bevor Sie die Aufgaben anlegen, sollte ein Mensch bestätigen, wer bis wann entscheidet.

Berichte aus der Aufgabenliste entwerfen

Mit einer Aufgabenliste können Sie auch Wochenberichte für Kunden entwerfen.

1. Kopieren Sie nur die Aufgaben heraus, die der Bericht braucht. Lassen Sie Aufgaben ohne Bezug zum Projekt und rein interne Diskussionen weg.
2. Geben Sie sie der KI und lassen Sie sie in „In dieser Woche entschieden“, „Wird gerade vom Kunden geprüft“ und „Nächste Woche zu entscheiden“ sortieren.
3. Ein Mensch prüft den Inhalt, bevor der Bericht verschickt wird.

Wenn Sie Ihre Status wie in Teil 3 in „Wartet auf Team“ und „Wartet auf Kunden“ aufteilen, fällt auch der KI das Sortieren leichter. Denn die Aufteilung Ihrer Status entspricht weitgehend der Gliederung des Berichts.

Wo die Grenze liegt, was Sie mit KI teilen

Aufzeichnungen können zum Material für KI werden, doch es gibt auch Informationen, die Sie nicht weitergeben dürfen. Prüfen Sie Folgendes, bevor Sie etwas übergeben.

• Verträge und Unternehmensregeln: Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Verträge mit Kunden (etwa Geheimhaltungsvereinbarungen) und die Regeln Ihres Unternehmens erlauben, die Informationen an einen externen Dienst zu senden.
• Was Sie unkenntlich machen: Machen Sie Firmennamen, Personennamen, Beträge, unveröffentlichte Informationen und Ähnliches unkenntlich oder ersetzen Sie sie, bevor Sie etwas weitergeben.
• Wie der KI-Dienst mit Daten umgeht: Wie Ihre Eingaben behandelt werden (zum Beispiel, ob sie zum Training verwendet werden), unterscheidet sich je nach Dienst und Tarif. Prüfen Sie die Einstellungen und Nutzungsbedingungen des Dienstes, den Sie verwenden.
• Nicht alles übergeben: Geben Sie der KI nicht den gesamten Inhalt Ihres Verwaltungstools, sondern wählen Sie nur aus, was die jeweilige Arbeit braucht.

Wenn Sie unsicher sind, wo die Grenze liegt, fragen Sie sich: „Wäre es ein Problem, wenn der Kunde das sähe?“ Wenn ja, geben Sie es nicht weiter oder machen Sie es vorher unkenntlich.

Was Sie künftig in Ihrem Task-Management-Tool festhalten

Wenn Sie mit KI arbeiten wollen, ändert sich ein wenig, was Sie in Ihrem Tool festhalten.

Die linke Spalte ist das Ergebnis menschlicher Urteile. Sie ist nützlich, ob sie später ein Mensch oder eine KI liest. Die rechte Spalte enthält Dinge, die Sie bei Bedarf neu erstellen oder der KI überlassen können.

So setzen Sie es in GeckoFlag um

GeckoFlag bietet die Funktion „Mit KI erstellen“, bei der die KI aus Texten oder Screenshots Eingaben vorschlägt (v1.9.0+). Zusammen mit den Arbeitsweisen aus dieser Serie sieht das so aus.

Vorgangsentwürfe aus Besprechungsnotizen erstellen

Öffnen Sie im Bildschirm zum Anlegen eines Vorgangs „Mit KI erstellen“ und fügen Sie Ihre Besprechungsnotizen oder eine Anfrage-E-Mail ein (bis zu 4.000 Zeichen). Hat ein Administrator das Lesen von Bildern erlaubt, können Sie einen Chatverlauf auch als Screenshot anhängen.

Die KI schlägt Titel, Beschreibung, Vorgangstyp, Status, Priorität, Verantwortlichen, Start- und Fälligkeitsdatum des Vorgangs vor. Jeder Aufruf schlägt die Eingaben für den einen Vorgang vor, den Sie gerade anlegen. Der Vorschlag erscheint als Liste mit „Feld / Aktueller Wert / Vorgeschlagener Wert“, und nur die markierten Felder werden ins Formular übernommen. Gespeichert wird von einem Menschen.

Vorgangstypen und Status werden aus den Optionen gewählt, die ein Administrator hinterlegt hat. Wird im Text kein Name genannt, weist die KI niemanden auf Verdacht als Verantwortlichen zu.

Die Vorlage aus Teil 2 auch für die KI-Ausgabe nutzen

Administratoren können für jedes der Felder „Vorgangsbeschreibung“, „Kommentartext“, „Projektbeschreibung“ und „Wiki-Text“ eine Ausgabevorlage für die KI hinterlegen. Tragen Sie die Punkte aus Teil 2 („Was entschieden werden soll“, „Was dadurch aufgehalten wird“, „Optionen“, „Wer entscheidet“, „Frist“, „Entscheidung“, „Begründung“) als Überschriften für die „Vorgangsbeschreibung“ ein, schreibt die KI die Beschreibung mit diesen Überschriften in dieser Reihenfolge. Überschriften, zu denen die Notizen keine passenden Angaben enthalten, werden weggelassen statt mit Leerstellen gefüllt.

Beachten Sie, dass die Vorlage nur verwendet wird, wenn Sie „Mit KI erstellen“ nutzen. Beim manuellen Anlegen eines Vorgangs wird sie nicht automatisch in die Beschreibung eingefügt.

Antworten festhalten und Entscheidungen zusammenfassen

„Mit KI erstellen“ im Kommentarbereich schreibt den Kommentartext auf Grundlage des Vorgangs und seiner letzten Kommentare. Geben Sie eine Anweisung wie „Der Kunde hat geantwortet, dass er sich für Option B entschieden hat. Setze den Status auf Erledigt“, schlägt die Funktion neben dem Text auch Änderungen etwa am Status vor. Zustandsänderungen werden nur übernommen, wenn Sie sie selbst markieren.

Im Wiki können Sie nicht nur aus einem Ausgangstext eine neue Seite erstellen, sondern auch darum bitten, die in Teil 4 vorgestellte Seite „Entscheidungen“ zu ergänzen oder neu zu ordnen. In diesem Fall wird auch der aktuelle Text der Wiki-Seite an Anthropic gesendet. Und wenn Sie den Vorschlag übernehmen, wird der gesamte Text ersetzt. Prüfen Sie ihn deshalb vorher in der Vorschau.

Für Wochenberichte nur die nötigen Vorgänge auswählen

In den Bildschirmen von GeckoFlag selbst gibt es keine Funktion, die automatisch aus der gesamten Vorgangsliste einen Bericht erstellt. Um einen Wochenbericht zu entwerfen, lassen Sie einen Administrator Vorgänge als CSV exportieren oder kopieren die Vorgänge heraus, die der Bericht braucht, und geben nur die nötigen Teile an den KI-Dienst, den Sie ohnehin nutzen. Was Sie weitergeben, entscheiden Sie selbst.

Mit v1.11.0 ist außerdem die „Claude-Integration“ hinzugekommen, mit der Sie GeckoFlag über Gespräche in der Claude-Desktop-App bedienen können. Bitten Sie zum Beispiel „Schreib den Bericht für diese Woche“, durchsucht und liest Claude die Vorgänge und erstellt eine Zusammenfassung. Auch in diesem Fall werden die Inhalte der Vorgänge und anderer Elemente, die Claude liest, als Teil des Gesprächs an Anthropic gesendet.

Mit KI erstellte Entwürfe können Sie auch per CSV importieren. Importieren können jedoch nur Administratoren, und der Import legt nur neue Vorgänge an. Zeilen, die auf einen nicht registrierten Status oder Verantwortlichen verweisen, werden übersprungen. Außerdem kann sich beim erneuten Speichern einer CSV-Datei in Excel das Datumsformat so ändern, dass sie sich nicht mehr importieren lässt. Verwenden Sie zum Bearbeiten einen Texteditor.

Was übermittelt wird und was Sie vor der Nutzung prüfen sollten

• Was übermittelt wird: Der Text, den Sie in „Mit KI erstellen“ eingeben, und angehängte Bilder werden zusammen mit dem heutigen Datum, der Sprache, den Namen von Optionen wie Vorgangstypen und den Namen der Projektmitglieder an die API von Anthropic übermittelt. Bei Kommentaren werden auch die Beschreibung des Vorgangs und seine letzten Kommentare übermittelt.
• Was nicht übermittelt wird: E-Mail-Adressen, Passwörter, bereits angehängte Dateien sowie die Inhalte anderer Vorgänge und Projekte werden nicht übermittelt.
• Keine Speicherung in GeckoFlag: Der eingegebene Text und die Antworten der KI werden in GeckoFlag nicht gespeichert, außer dem, was Sie ins Formular übernehmen und speichern. Anthropic verarbeitet die Daten gemäß seinen gewerblichen Nutzungsbedingungen (Commercial Terms of Service).
• Was Sie benötigen: Sie benötigen einen Anthropic-API-Schlüssel, den Sie selbst erstellen. Die Nutzungsgebühren zahlen Sie direkt an Anthropic; sie sind nicht im Preis von GeckoFlag enthalten. Der Server, auf dem GeckoFlag läuft, muss außerdem eine Verbindung zu api.anthropic.com herstellen können. Nutzen können die Funktion nur Benutzer, denen ein Administrator die Berechtigung gegeben hat, und es lässt sich ein Tageslimit festlegen. Die Schritte zur Einrichtung finden Sie auf der Seite Claude-API-Einstellungen.

GeckoFlag ist selbst gehostet: Sie installieren es auf Ihrem eigenen Server. Die Daten Ihrer Vorgänge und Kommentare bleiben auf Ihrem Server und werden nur dann an eine KI gesendet, wenn Sie „Mit KI erstellen“ oder die Claude-Integration nutzen. Dafür liegt die Verwaltung des Servers in Ihrer Verantwortung. Außerdem gibt es keine Anbindung an Chat-Tools, GitHub und Ähnliches und keine Webhooks. Externe Tools können sich nur über die Claude-Integration verbinden, die einen API-Token verwendet.

Die in dieser Serie vorgestellten Arbeitsweisen können Sie in der Demo ausprobieren. Den Preis finden Sie auf der Preisseite.

Zusammenfassung der Serie

In sechs Teilen hat diese Serie Folgendes zum Aufgabenmanagement für Kreativteams behandelt, die mit KI arbeiten.

1. Teil 1: KI hat das „Erstellen“ beschleunigt. Die meiste Zeit kostet jetzt das „Entscheiden“
2. Teil 2: Aufgaben nach dem anlegen, was zu entscheiden ist, nicht nur nach dem, was zu erstellen ist, und festhalten, wer entscheidet, die Frist und die Begründung
3. Teil 3: Status danach aufteilen, auf wen Sie warten, damit das Warten auf Entscheidungen sichtbar wird
4. Teil 4: Die Optionen der KI sind Entscheidungsgrundlage. Zeigen Sie nur eine eingegrenzte Auswahl und halten Sie fest, warum Sie sich entschieden haben
5. Teil 5: Prüfbitten an Kunden gesammelt schicken, als Liste der zu entscheidenden Punkte mit Fristen
6. Teil 6: Aufzeichnungen über Entscheidungen und Vereinbarungen werden auch zum Material, mit dem KI Ihnen bei der Arbeit helfen kann

Was KI verändert hat, ist nicht die Menge der Arbeit, sondern wo die Zeit hingeht. Genau deshalb brauchen Sie Aufzeichnungen über Entscheidungen und Vereinbarungen. Und wenn Sie diese Aufzeichnungen führen, wächst immer weiter, worum Sie die KI bitten können. Auszuwählen, was Sie der KI übergeben, und die endgültige Entscheidung zu treffen, bleibt Sache der Menschen.

Wenn Sie künftig ein Tool auswählen, empfehlen wir, nicht nur die Zahl der KI-Funktionen zu vergleichen. Achten Sie auch darauf, ob sich Entscheidungen leicht festhalten lassen, ob Kunden und Externe einfach mitarbeiten können, wo Ihre Daten liegen und ob Sie selbst bestimmen können, was Sie der KI geben. Wie sich die Preise von KI-Funktionen unterscheiden, lesen Sie in „Was kosten KI-Funktionen in Projektmanagement-Tools?“

Task-Management-Tools werden durch KI nicht überflüssig. Wenn Sie den Schwerpunkt dessen, was Sie festhalten, von „Aufgaben“ auf „Entscheidungen und Vereinbarungen“ verlagern, kommt die Arbeit mit KI noch reibungsloser voran.