Serie: Tipps zum Aufgabenmanagement im TeamTeil 6
Wie teilt man den Fortschritt mit? Wie viele Status Sie brauchen und wann Sie sie ändern
Über diese Serie
„Tipps zum Aufgabenmanagement im Team“ ist eine Serie in acht Teilen mit einem Bonusartikel für Teams, die gerade begonnen haben, ein Tool für Aufgaben- oder Projektmanagement zu nutzen. Die Tipps gelten für jede Branche, und die Teile lassen sich in beliebiger Reihenfolge lesen.
- Wie teilen Sie Ihre Arbeit auf?
- Aufgaben so schreiben, dass man sie versteht
- Wie fein sollte man Aufgaben aufteilen?
- Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festlegen
- Auf Kommentare antworten
- Wie teilt man den Fortschritt mit?Dieser Artikel
- Schreiben für die Zusammenarbeit mit Externen
- Aufgaben richtig abschließenIn Kürze
Bonus: „Schreiben für Teammitglieder, die eine andere Sprache sprechen“ (in Kürze)
Ein Blick in die Liste genügt, und Sie sehen, wie weit die Arbeit ist – ohne nachzufragen: „Wie steht es eigentlich damit?“ Dafür gibt es den Status. Gibt es aber zu viele Status oder werden sie nicht aktualisiert, sieht man am Ende noch weniger, wie es wirklich steht.
Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.
Kurz gesagt: Mit 3 bis 5 Status beginnen und festlegen, wer sie wann ändert
Bei Status kommt es weniger auf die Anzahl an als darauf, dass alle sie gleich verstehen und sie zeitnah ändern. Beginnen Sie mit wenigen und legen Sie fest, wer sie wann ändert. Dann sehen Sie schon in der Liste, wie weit die Arbeit ist.
Warum mit wenigen beginnen?
Gibt es viele Status, entscheidet jeder anders, welcher passt. Das Ändern wird lästig, und bald aktualisiert sie niemand mehr. Beginnen Sie mit wenigen. Kommt immer wieder ein Zustand vor, den Sie unterscheiden möchten, fügen Sie einen hinzu.
Die Grundform
Die meisten Teams kommen mit diesen vier aus.
- Nicht begonnen
- In Bearbeitung
- Zur Prüfung
- Erledigt
Wichtig ist „Zur Prüfung“. Die Arbeit ist fertig, aber die Person, die sie vergeben hat, muss sie noch prüfen. Wenn Sie diesen Zustand trennen, sehen Sie, bei wem die Arbeit gerade liegt. Bleibt sie während der Prüfung auf „In Bearbeitung“, glaubt die auftraggebende Person, es werde noch daran gearbeitet, und alles bleibt stehen.
Wenn Sie etwas hinzufügen, dann zuerst „Zurückgestellt“. Damit trennen Sie, was Sie nicht selbst voranbringen können, etwa weil Sie auf die Antwort eines Kunden warten. Schreiben Sie beim Zurückstellen in einen Kommentar, warum und wann Sie es wieder ansehen.
Beispiele nach Branche
Status setzen sich leichter durch, wenn ihre Namen zu den Wörtern passen, die Sie in Ihrer Arbeit ohnehin verwenden.
| Arbeit | Beispiele für Status |
|---|---|
| Interne Anfragen bearbeiten (z. B. Verwaltung) | Eingegangen → In Bearbeitung → Erledigt |
| Eine Veranstaltung vorbereiten | Nicht begonnen → In Organisation → Bestätigt → Erledigt |
| Drucksachen erstellen | Nicht begonnen → In Gestaltung → Korrektur ausstehend → An Druckerei übergeben → Erledigt |
| Reparaturaufträge bei einem Bauunternehmen | Eingegangen → Angebot in Arbeit → Ausführung ausstehend → In Ausführung → Erledigt |
Wer ändert den Status, und wann?
Status weichen von der Wirklichkeit ab, wenn nicht festgelegt ist, wer sie ändert.
- Auf „In Bearbeitung“ setzt die verantwortliche Person, wenn sie mit der Arbeit beginnt
- Auf „Zur Prüfung“ setzt die verantwortliche Person, wenn sie um Prüfung bittet. Tragen Sie dabei die prüfende Person als Verantwortliche ein. Dann ist klar, wer als Nächstes handeln muss
- Auf „Erledigt“ setzt die auftraggebende oder die verantwortliche Person? Legen Sie im Team eine von beiden fest
Wie Sie festlegen, wann etwas fertig ist, erklären wir ausführlich in Teil 8.
So schreiben Sie einen Fortschrittsbericht
Was der Status allein nicht sagt, ergänzen Sie in einem Kommentar. Statt eines Anteils wie „etwa zu 70 % fertig“ kommen diese drei Punkte besser an.
Beispiel für einen Fortschrittsbericht
- Erledigt: Veranstaltungsort gebucht und Liste der Ausstattung erstellt
- Noch offen: Ausstattung bestellen (von 2 der 3 Firmen fehlt noch das Angebot)
- Als Nächstes: Sobald alle Angebote da sind, bestelle ich bis Donnerstag
Wenn Sie nicht nur schreiben, was erledigt ist, sondern auch, was noch offen ist, fallen Probleme früher auf.
Häufige Stolpersteine
1Die Status passen nicht mehr zur Wirklichkeit
Gehen Sie einmal pro Woche die Liste durch, auch nur kurz, und passen Sie die Status an. Gibt es eine regelmäßige Besprechung, teilen Sie dort am einfachsten den Bildschirm.
2„In Bearbeitung“ sammelt sich an
Aufgaben, die in Wahrheit stillstehen, bleiben auf „In Bearbeitung“ stehen, und es werden immer mehr. Was auf die Antwort einer anderen Person wartet, setzen Sie auf „Zurückgestellt“. Was Sie nicht mehr erledigen wollen, schließen Sie und schreiben den Grund dazu.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Team hatte acht Status eingerichtet. „Wird bearbeitet“ und „Wird korrigiert“ nutzte jeder anders, und die Liste zeigte nicht mehr, wie es stand. Das Team kürzte auf vier Status und legte fest: „Wer auf ‚Zur Prüfung‘ setzt, gibt die Aufgabe zurück.“ Allein dadurch wurde keine Prüfung mehr vergessen.
So nutzen Sie Status in GeckoFlag
- Namen und Farben der Status können Sie frei festlegen. Bis zu 10 sind möglich – genug, um mit wenigen zu beginnen.
- Es gibt einen Status, der als abgeschlossen gilt. Vorgänge mit diesem Status erscheinen nicht mehr unter „Meine Vorgänge“ im Dashboard.
- Im Kanban-Board sehen Sie die Vorgänge nach Status geordnet. Am PC ändern Sie den Status, indem Sie eine Karte ziehen. Das eignet sich für die wöchentliche Durchsicht.
- Beim Veröffentlichen eines Kommentars können Sie gleichzeitig Status und Verantwortlichen ändern. „Auf ‚Zur Prüfung‘ setzen und zurückgeben“ ist so ein einziger Schritt.
- Die Vorgangsliste lässt sich nach Status filtern.
Die echten Bildschirme können Sie in der Demo ausprobieren.
Zusammenfassung
Beginnen Sie mit 3 bis 5 Status. Mit „Zur Prüfung“ sehen Sie, bei wem die Arbeit liegt. Legen Sie fest, wer die Status wann ändert, und schreiben Sie in Fortschrittsberichten, was erledigt ist, was noch offen ist und was als Nächstes kommt. Im nächsten Teil geht es darum, wie Sie schreiben, wenn Sie mit Externen wie Kunden oder Dienstleistern zusammenarbeiten.
SerieLesen Sie auch Teil 5: „Auf Kommentare antworten“
SerieTeil 8: „Aufgaben richtig abschließen“ (in Kürze)