Serie: Tipps zum Aufgabenmanagement im TeamTeil 3
Wie fein sollte man Aufgaben aufteilen? Eine Faustregel für die richtige Größe
Über diese Serie
„Tipps zum Aufgabenmanagement im Team“ ist eine Serie in acht Teilen mit einem Bonusartikel für Teams, die gerade begonnen haben, ein Tool für Aufgaben- oder Projektmanagement zu nutzen. Die Tipps gelten für jede Branche, und die Teile lassen sich in beliebiger Reihenfolge lesen.
- Wie teilen Sie Ihre Arbeit auf?
- Aufgaben so schreiben, dass man sie versteht
- Wie fein sollte man Aufgaben aufteilen?Dieser Artikel
- Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festlegen
- Auf Kommentare antworten
- Wie teilt man den Fortschritt mit?
- Schreiben für die Zusammenarbeit mit Externen
- Aufgaben richtig abschließenIn Kürze
Bonus: „Schreiben für Teammitglieder, die eine andere Sprache sprechen“ (in Kürze)
Sie legen nur eine einzige Aufgabe an: „Auf der Messe ausstellen“. Und plötzlich ist es der Tag davor, und alle geraten in Hektik. Oder umgekehrt: Sie teilen bis hinunter zu „Eine E-Mail senden“ auf, haben am Ende über 100 Aufgaben und wissen nicht mehr, welche davon wichtig sind.
Beides passiert, weil die Aufgaben nicht die richtige Größe haben.
Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.
Kurz gesagt: Eine Aufgabe sollte so groß sein, dass eine Person sie in ein paar Tagen erledigen kann
Es gibt drei Faustregeln.
Woran Sie die richtige Größe erkennen
- Sie können genau eine verantwortliche Person festlegen
- Die Aufgabe dauert ein paar Tage, höchstens ein bis zwei Wochen
- Es ist klar zu erkennen, ob sie erledigt ist oder nicht
Treffen alle drei Punkte zu, hat die Aufgabe die richtige Größe. Trifft einer nicht zu, teilen Sie die Aufgabe auf oder fassen Sie sie mit anderen zusammen.
Anzeichen, dass eine Aufgabe zu groß ist
- Mehrere Personen sind dafür verantwortlich
- Seit Wochen heißt es nur: „Wir sind dran“
- Sie können kein Abschlusskriterium formulieren (wie man es schreibt, erklären wir in Teil 2: „Aufgaben so schreiben, dass man sie versteht“)
Bei einer zu großen Aufgabe sieht man von außen nicht, wie weit sie ist. Verzögerungen fallen erst kurz vor dem Fälligkeitsdatum auf.
Anzeichen, dass eine Aufgabe zu klein ist
- Das Anlegen dauert länger als die Arbeit selbst
- In der Liste stehen fast nur Arbeiten, die in wenigen Minuten erledigt sind
- Die Liste ist so voll, dass die wichtigen Aufgaben untergehen
Arbeiten, die nur wenige Minuten dauern, legen Sie nicht als eigene Aufgaben an. Schreiben Sie sie stattdessen in der Beschreibung einer Aufgabe als Aufzählung unter „Was zu tun ist“.
So zerlegen Sie die Arbeit
Als Beispiel nehmen wir die Vorbereitung eines Messeauftritts.
- Aufschreiben, was am Ende fertig sein muss: der Stand, das Infomaterial zum Verteilen, das Personal am Messetag sowie Auf- und Abbau
- Für jeden Punkt die nötigen Arbeiten aufschreiben
- Nach verantwortlicher Person und Dauer neu ordnen: Jede Aufgabe sollte so groß sein, dass eine Person sie in ein paar Tagen erledigen kann
- Die Reihenfolge notieren: Bei Arbeiten, die erst beginnen können, wenn eine andere fertig ist, schreiben Sie die Reihenfolge dazu
| Bereich | Aufgabe | Verantwortlich | Reihenfolge |
|---|---|---|---|
| Stand | Standplan zeichnen | Sato | Zuerst |
| Stand | Ausstellungstische und Beleuchtung organisieren | Sato | Nach dem Standplan |
| Infomaterial | Texte für die Broschüre zusammenstellen | Suzuki | Zuerst |
| Infomaterial | Broschüre an die Druckerei geben | Suzuki | Nach den Texten |
| Personal | Personalplan für den Messetag erstellen | Takahashi | Zuerst |
| Auf- und Abbau | Spedition buchen | Takahashi | Nach dem Standplan |
Heißt die Aufgabe nur „Broschüre vorbereiten“, sieht man nicht, ob es bei den Texten oder bei der Übergabe an die Druckerei hakt. Durch das Aufteilen erkennen Sie, wo die Verzögerung liegt.
Zwei Ebenen reichen
Meist reichen zwei Ebenen: „große Bereiche“ und „einzelne Arbeiten“. Mit drei oder vier Ebenen verliert man leichter den Überblick, und das Aktualisieren macht mehr Aufwand.
Wenn Sie sich eine dritte Ebene wünschen, ist das ein Zeichen, dass der Bereich zu groß ist. Teilen Sie ihn in zwei Bereiche auf, oder machen Sie ein eigenes Projekt daraus (wie Sie Arbeit in Projekte aufteilen, erklären wir in Teil 1: „Wie teilen Sie Ihre Arbeit auf?“).
Häufige Stolpersteine
1Gleich am Anfang alles perfekt aufteilen wollen
Was später kommt, wissen Sie erst, wenn Sie angefangen haben. Teilen Sie nur auf, was Sie schon überblicken, und beginnen Sie mit dem, was zeitlich am nächsten liegt. Spätere Arbeit darf vorerst als große Aufgabe stehen bleiben.
2Nach dem Aufteilen die Aufgabe für den Bereich vergessen
Auch wenn alle einzelnen Arbeiten erledigt sind, bleibt die Aufgabe für den Bereich manchmal auf „In Bearbeitung“ stehen. Wenn Sie die letzte Arbeit abschließen, setzen Sie auch die Aufgabe für den Bereich auf erledigt.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Team hatte „Firmenbroschüre erstellen“ als eine einzige Aufgabe angelegt. Dass der Termin für das Fotoshooting noch nicht feststand, bemerkte bis zwei Wochen vor dem Abgabetermin niemand.
Nachdem das Team die Aufgabe in Texte, Fotoshooting, Gestaltung und Druck aufgeteilt hatte, konnte es in der wöchentlichen Besprechung prüfen, wo es hakt.
So teilen Sie Arbeit in GeckoFlag auf
- Unter einem Vorgang können Sie Unteraufgaben anlegen (Ober- und Unteraufgaben). In der Vorgangsliste und im Gantt-Diagramm lassen sich die Unteraufgaben unter ihrer Oberaufgabe einklappen
- Ober- und Unteraufgaben reichen bis zu zwei Ebenen. Das entspricht dem Gedanken „Zwei Ebenen reichen“ aus diesem Artikel, sodass die Struktur nicht zu tief wird
- Oberaufgabe und Unteraufgaben liegen im selben Projekt
- Schreiben Sie die Reihenfolge auch in die Beschreibung
Die echten Bildschirme können Sie in der Demo ausprobieren.
Zusammenfassung
Eine Aufgabe sollte so groß sein, dass eine Person sie in ein paar Tagen erledigen kann und klar zu erkennen ist, ob sie erledigt ist. Zum Aufteilen gehen Sie von dem aus, was am Ende fertig sein muss, und arbeiten sich rückwärts vor. Bleiben Sie dabei bei zwei Ebenen. Im nächsten Teil geht es darum, wie Sie für die aufgeteilten Aufgaben Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festlegen.
SerieWie Sie Titel und Abschlusskriterium schreiben, erklären wir in Teil 2: „Aufgaben so schreiben, dass man sie versteht“
SerieTeil 4: „Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festlegen“