Serie: Tipps zum Aufgabenmanagement im TeamTeil 2
Aufgaben so schreiben, dass man sie versteht: Titel, Beschreibung und Abschlusskriterium
Über diese Serie
„Tipps zum Aufgabenmanagement im Team“ ist eine Serie in acht Teilen mit einem Bonusartikel für Teams, die gerade begonnen haben, ein Tool für Aufgaben- oder Projektmanagement zu nutzen. Die Tipps gelten für jede Branche, und die Teile lassen sich in beliebiger Reihenfolge lesen.
- Wie teilen Sie Ihre Arbeit auf?
- Aufgaben so schreiben, dass man sie verstehtDieser Artikel
- Wie fein sollte man Aufgaben aufteilen?
- Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festlegen
- Auf Kommentare antworten
- Wie teilt man den Fortschritt mit?
- Schreiben für die Zusammenarbeit mit Externen
- Aufgaben richtig abschließenIn Kürze
Bonus: „Schreiben für Teammitglieder, die eine andere Sprache sprechen“ (in Kürze)
Sie legen eine Aufgabe an, und die Person, die sie bekommt, kommt mit Rückfragen zurück. Oder das Ergebnis ist nicht das, was Sie sich vorgestellt hatten. Viele solche Missverständnisse lassen sich verhindern, indem Sie die Aufgabe anders formulieren.
Die Ursache ist meist, dass Annahmen aus dem Kopf der auftraggebenden Person nie aufgeschrieben werden. Je selbstverständlicher etwas für sie ist, desto eher fehlt es im Text.
Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.
Kurz gesagt: Der Titel sagt, was zu tun ist; die Beschreibung sagt, warum, was und wie weit
Der Titel ist für den Blick auf die Liste da, die Beschreibung für die Person, die die Arbeit erledigt. Wenn Sie beide Rollen trennen, werden beide kürzer und leichter verständlich.
So schreiben Sie den Titel
Schreiben Sie den Titel so, dass er sich in der Liste von anderen unterscheidet und auf einen Blick zeigt, was passieren muss, damit die Aufgabe erledigt ist.
| Weniger gut | Besser | Warum |
|---|---|---|
| Flyer | Zwei Entwürfe für den Flyer zum Herbstfest erstellen | Es steht nicht da, was zu tun ist |
| Raum buchen und Ausstattung organisieren | Raum buchen / Ausstattung organisieren (in zwei Aufgaben aufteilen) | Eine Aufgabe enthält zwei Handlungen |
| Prüfen | Beträge im Angebot prüfen | In der Liste ist nicht zu erkennen, was geprüft werden soll |
| Wegen der Besprechung nächste Woche: die Änderungen an den Unterlagen, die der Kunde erwähnt hat, möglichst noch diese Woche | Seite 3 der Besprechungsunterlagen korrigieren | Details gehören in die Beschreibung, nicht in den Titel |
Vier Punkte sind wichtig.
- Mit einem Verb enden, das sagt, was zu tun ist
- Eine Handlung pro Aufgabe
- Nicht nur „prüfen“ oder „korrigieren“ schreiben, sondern auch, was geprüft oder korrigiert werden soll
- Kurz halten und Details in die Beschreibung verschieben
Vier Dinge, die in die Beschreibung gehören
1Ziel (warum die Aufgabe gemacht wird)
Daran kann sich die Person halten, die die Arbeit erledigt, wenn sie unsicher ist. Steht dort „damit Besucher wissen, wo der Parkplatz ist“, kann sie Größe und Position der Karte selbst entscheiden.
2Was zu tun ist
Schreiben Sie die konkreten Arbeitsschritte als Aufzählung. Gibt es eine Reihenfolge, nummerieren Sie die Schritte.
3Abschlusskriterium (wann die Aufgabe als erledigt gilt)
Dieser Punkt wird am häufigsten vergessen und ist der wichtigste. Bei „Flyer-Entwurf erstellen“ ist unklar, ob ein grober Entwurf reicht oder ob die Datei bis zur Druckerei gehen soll. Schreiben Sie zum Beispiel: „Erledigt, wenn zwei einseitige Entwürfe im Format A4 als PDF in dieser Aufgabe hochgeladen sind.“
4Unterlagen und Referenzen
Etwa wo die zu verwendenden Fotos liegen, der letzte Flyer oder E-Mails vom Kunden. So muss niemand suchen, und Fragen wie „Welche Datei soll ich nehmen?“ werden seltener.
Hat das Fälligkeitsdatum einen Grund, schreiben Sie ihn ebenfalls dazu (mehr dazu in Teil 4: „Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festlegen“).
Ein Beispiel
Bei einem Ladenumbau soll jemand eine neue Anordnung der Regale ausarbeiten.
Titel: Entwürfe für die Anordnung der neuen Regale erstellen
[Ziel]
Nach dem Umbau sollen Kunden vom Eingang bis ganz nach hinten sehen können. Zurzeit sind die Regale am Eingang hoch, und die Waren hinten werden übersehen.
[Was zu tun ist]
- Die jetzige Position und Höhe der Regale im Grundriss eintragen
- Zwei Entwürfe für die Anordnung ausarbeiten (gleiche Anzahl Regale wie jetzt: 8 Stück)
[Abschlusskriterium]
Erledigt, wenn Fotos der beiden Entwürfe (handgezeichnet ist in Ordnung) in dieser Aufgabe hochgeladen sind. Die Reinzeichnung wird eine eigene Aufgabe, sobald ein Entwurf ausgewählt ist.
[Unterlagen]
- Grundriss der Verkaufsfläche: im Ordner „Umbau“ auf dem gemeinsamen Laufwerk
- Maßliste der Regale: angehängtes Foto
[Grund für das Fälligkeitsdatum]
Wir möchten die Entwürfe bei der Besprechung mit der Baufirma am 6. November zeigen.
Eine Vorlage zum direkten Verwenden
[Ziel]
[Was zu tun ist]
[Abschlusskriterium]
[Unterlagen]
[Grund für das Fälligkeitsdatum]
Sie müssen nicht jedes Mal alle Punkte ausfüllen. Bei einer kleinen Aufgabe reichen „Was zu tun ist“ und „Abschlusskriterium“.
Häufige Stolpersteine
1Mündliche Absprachen nicht aufschreiben
Wer nicht bei der Besprechung oder am Telefon dabei war, weiß nicht, was entschieden wurde. Ergänzen Sie Entscheidungen in der Beschreibung oder in einem Kommentar.
2Eine zu lange Beschreibung
Wenn Sie die ganze Vorgeschichte aufschreiben, geht die eigentliche Anweisung unter. Halten Sie die Vorgeschichte in den Kommentaren fest und schreiben Sie in die Beschreibung nur, was jetzt zu tun ist.
3Die Beschreibung stillschweigend ändern
Ändert sich unterwegs etwas und Sie passen nur die Beschreibung an, bemerkt es die Person, die gerade daran arbeitet, nicht. Bei größeren Änderungen sagen Sie auch per Kommentar Bescheid.
4„Ansprechend gestalten“, „möglichst“
Wörter, die jeder anders versteht, führen zu Missverständnissen. Statt „auffällig gestalten“ schreiben Sie zum Beispiel „so groß, dass man den Namen des Ladens auch von Weitem lesen kann“: mit Zahlen oder Beispielen.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Team gab einer Partnerfirma eine Aufgabe, in der nur „Banner korrigieren“ stand. Das Banner kam mit einem komplett geänderten Design zurück. Dabei sollte nur ein einziges Datum geändert werden.
Hätte im Abschlusskriterium „Datum auf den 3. November ändern. Sonst nichts ändern.“ gestanden, wäre kein Hin und Her nötig gewesen.
So schreiben Sie Aufgaben in GeckoFlag
- Der Titel des Vorgangs darf bis zu 50 Zeichen lang sein. Damit bleibt er wie von selbst in einer Länge, die sich in der Liste gut lesen lässt
- Die Beschreibung ist Rich Text, Sie können also Überschriften, Aufzählungen und Links verwenden. Vor dem Speichern sehen Sie das Ergebnis in einer Vorschau
- Vorgangstyp, Priorität, Verantwortlicher, Startdatum und Fälligkeitsdatum haben jeweils ein eigenes Feld. In die Beschreibung müssen Sie nur schreiben, was die Felder nicht abdecken
- Legen Sie Ihre Vorlage im Wiki des Projekts ab, dann können die Mitglieder sie bei Bedarf kopieren
Die echten Bildschirme können Sie in der Demo ausprobieren.
Zusammenfassung
Halten Sie den Titel kurz und schreiben Sie darin, was zu tun ist. In die Beschreibung gehören Ziel, Arbeitsschritte, Abschlusskriterium und Unterlagen. Schon das Abschlusskriterium allein verringert Nacharbeit deutlich. Im nächsten Teil geht es darum, wie fein Sie Aufgaben aufteilen sollten.
SerieWie Sie Arbeit in Projekte aufteilen, erklären wir in Teil 1: „Wie teilen Sie Ihre Arbeit auf?“
SerieTeil 3: „Wie fein sollte man Aufgaben aufteilen?“
Siehe auchWarum Bitten per Chat oder E-Mail untergehen, erklären wir in Teil 3 unserer Einsteigerserie „Das erste Projektmanagement-Tool“: „Warum gehen Bitten per E-Mail und Chat unter?“