Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festlegen: Schluss mit „Alle zusammen“ und „So schnell wie möglich“

Auch wenn die Arbeit in Aufgaben aufgeteilt ist: Solange „wer“ und „bis wann“ unklar bleiben, geht es nicht voran. In einer Besprechung heißt es: „Gut, dann machen wir das alle zusammen.“ Und bis zur nächsten Besprechung hat niemand damit angefangen. Das kennt man aus jeder Branche.

Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.

Kurz gesagt: Eine Person ist verantwortlich, und zum Fälligkeitsdatum gehört ein Grund

Legen Sie eine Person fest, die die Aufgabe bis zum Ende begleitet. Nennen Sie beim Fälligkeitsdatum nicht nur „bis wann“, sondern auch, warum es dieses Datum ist. Schon mit diesen beiden Punkten verschwinden Sätze wie „Ich dachte, das macht jemand anderes“ und „Ich wusste nicht, dass es so eilig ist“ fast ganz.

Warum nur eine verantwortliche Person?

Sind mehrere Personen verantwortlich, denkt jede: „Das macht schon jemand.“ Und wenn es sich verzögert, weiß niemand, wen man fragen soll.

Helfen dürfen beliebig viele. Aber die Person, die die Aufgabe bis zum Ende begleitet, ist genau eine. Wenn die Arbeit wirklich geteilt wird, teilen Sie die Aufgabe selbst auf (wie Sie Aufgaben aufteilen, erklären wir in Teil 3: „Wie fein sollte man Aufgaben aufteilen?“).

So legen Sie die verantwortliche Person fest

• Wer die Aufgabe vergibt, entscheidet, fragt aber nach: Wenn Sie jemanden ohne ein Wort als Verantwortlichen eintragen, entsteht Arbeit, die niemand übernommen hat. Eine kurze Nachricht genügt, um zu klären, ob die Person die Aufgabe übernehmen kann.
• Steht noch niemand fest, behält sie vorerst, wer sie vergibt: Eine Aufgabe ohne Verantwortlichen fällt niemandem auf.
• Vor Urlaub oder Versetzung neu zuweisen: Prüfen Sie vor dem Urlaub die Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind, und legen Sie fest, wer sie übernimmt.
• Aufgaben ohne Verantwortlichen regelmäßig prüfen: Sehen Sie einmal pro Woche nach, bei welchen Aufgaben niemand eingetragen ist.

So legen Sie Fälligkeitsdaten fest

1Ein Datum schreiben

„Irgendwann nächste Woche“ oder „Ende des Monats“ versteht jeder anders. Ob mit „nächste Woche“ Freitagabend oder Sonntagabend gemeint ist, weiß nur, wer es geschrieben hat. Schreiben Sie ein Datum, etwa „Freitag, 23. Oktober“, und wenn die Uhrzeit wichtig ist, auch die Uhrzeit.

2Den Grund dazuschreiben

Steht dort „weil die Druckdaten am 26. Oktober an die Druckerei gehen“, kann auch die verantwortliche Person beurteilen, ob sich das Datum verschieben lässt. Fälligkeitsdaten ohne Grund werden seltener eingehalten.

3Kein heimlich vorverlegtes Fälligkeitsdatum

Wenn Sie stillschweigend ein früheres Datum nennen als die echte Frist, merken es die anderen irgendwann. Dann glaubt niemand mehr irgendeinem Fälligkeitsdatum. Wenn Sie einen Puffer brauchen, schreiben Sie es ehrlich: „Die Frist ist der 26. Ich brauche Zeit zum Prüfen, deshalb wäre der 23. sehr hilfreich.“

4Auch ein Startdatum festlegen

Mit einem Fälligkeitsdatum allein weiß man nicht, wann man anfangen muss, um rechtzeitig fertig zu werden. Mit einem Startdatum fällt früher auf, wenn Arbeit, die längst begonnen haben sollte, noch nicht begonnen hat.

5Sofort Bescheid sagen, wenn es nicht klappt

Über ein Fälligkeitsdatum spricht man, sobald klar ist, dass es nicht zu halten ist. Wer es in der Woche davor sagt, hat mehr Möglichkeiten als am Tag selbst (wie Sie es sagen, erklären wir in Teil 5: „Auf Kommentare antworten“).

„So schnell wie möglich“ anders formulieren

Manche Arbeit hat wirklich keine Frist. Legen Sie auch dann fest, wann Sie nachsehen, wie es steht. So gerät sie nicht in Vergessenheit.

Ein häufiger Stolperstein: Alles hat „Priorität: Hoch“

Die Priorität ist die Reihenfolge im Vergleich zu anderer Arbeit. Ist alles „Hoch“, weiß niemand, womit er anfangen soll. Wenn Sie eine Priorität erhöhen, sagen Sie auch, was warten kann.

Ein Beispiel aus der Praxis

So legen Sie es in GeckoFlag fest

• Jeder Vorgang hat einen Verantwortlichen. Ist niemand eingetragen, steht dort „Nicht zugewiesen“. So sehen Sie auf einen Blick, welche Vorgänge keinen Verantwortlichen haben.
• Sie können ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum festlegen. Wenn Sie beide eintragen, sehen Sie den Zeitraum im Gantt-Diagramm.
• Unter „Meine Vorgänge“ im Dashboard sehen Sie die offenen Vorgänge, für die Sie verantwortlich sind.
• Administratoren können das Gantt-Diagramm aller Projekte und aller Mitglieder einsehen. So lässt sich prüfen, ob sich die Arbeit bei bestimmten Personen häuft.
• Namen und Farben der Prioritäten können Sie frei festlegen (bis zu 10).

Die echten Bildschirme können Sie in der Demo ausprobieren.

Zusammenfassung

Legen Sie eine verantwortliche Person fest, die die Aufgabe bis zum Ende begleitet, und klären Sie das mit ihr ab. Schreiben Sie Fälligkeitsdaten als Datum und nennen Sie den Grund. Im nächsten Teil geht es darum, wie Sie die Kommentare zu einer Aufgabe schreiben.

SerieLesen Sie auch Teil 3: „Wie fein sollte man Aufgaben aufteilen?“

SerieAls Nächstes – Teil 5: „Auf Kommentare antworten“

Siehe auchOb ein kleines Team überhaupt ein Tool braucht, behandeln wir in Teil 4 unserer Einsteigerserie „Das erste Projektmanagement-Tool“: „Braucht ein kleines Team wirklich ein Tool?“