Braucht ein kleines Team wirklich ein Tool? Drei Fragen, mit denen Teams aus zwei bis fünf Personen entscheiden, ob sie eines brauchen

„Wir sind nur zu dritt, wir können einfach fragen.“ Diesen Satz hört man in kleinen Teams oft. Und in vielen Fällen stimmt das auch.

Dieser Artikel geht der Frage nach, ob ein kleines Team wirklich ein Projektmanagement-Tool braucht. Dabei sagen wir auch ehrlich, wann es keines braucht.

Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.

Kleine Teams kommen oft gut ohne aus

Vorweg: Ein Team aus zwei oder drei Personen kommt oft auch ohne Tool sehr gut zurecht.

• Alle sehen das Ganze: Auch ohne nachzufragen, wissen Sie ungefähr, wer was macht.
• Ein kurzes Wort genügt: Wenn Sie nah beieinandersitzen, ist eine Rückfrage mit einem Satz erledigt.
• Entscheidungen fallen schnell: Wenn Sie die Arbeitsweise ändern möchten, können Sie es besprechen und sofort entscheiden.

In dieser Serie haben wir als Beispiel fünf Personen genommen, die eine Messe vorbereiten. Schon bei fünf gab es Probleme: Man musste herumgehen und nachfragen, und Bitten gingen unter.

Und wenn es nur drei Personen wären? Mit weniger Leuten muss man weniger nachfragen. Eine Bitte im Chat bleibt vielleicht im Gedächtnis, bevor sie untergeht.

Klein zu sein ist für sich genommen eine echte Stärke. Es gibt keinen Grund, sich ein Tool aufzuzwingen und dadurch mehr Arbeit zu schaffen.

Vier Situationen, die gerade in kleinen Teams schwierig sind

Trotzdem haben kleine Teams Probleme, die gerade daher kommen, dass sie klein sind. In größeren Teams bleiben diese Probleme eher verborgen.

1Fällt eine Person aus, steht die Arbeit still

In kleinen Teams erledigt meist eine Person eine Aufgabe allein. Es gibt niemanden, der einspringen kann.

Ist diese Person ein paar Tage krank, steht die Aufgabe still, und niemand weiß, wie weit sie gekommen war. Bei fünf Personen fehlt mit einer Person ein Fünftel des Teams. Bei drei Personen ist es ein Drittel.

AnzeichenSelbst an freien Tagen werden Sie wegen der Arbeit angerufen.

2Alle haben mehrere Rollen und vieles im Kopf

In kleinen Teams kümmert sich eine Person um Vertrieb, Verwaltung und die Messevorbereitung. Jede Person jongliert meist mit deutlich mehr Aufgaben als jemand in einem großen Team.

All das muss im Kopf und im Terminkalender behalten werden.

Anzeichen„Ach, das hatte ich vergessen“ passiert mehrmals pro Woche.

3Wie wiederkehrende Arbeit geht, weiß nur eine Person

Messen, Jahresabschluss, Weihnachtskarten. Die Abläufe von Arbeit, die jedes Jahr oder jedes Mal wiederkommt, bleiben meist im Gedächtnis der Person, die sie erledigt hat, und nicht in einer Aufzeichnung.

Wie in der Szene am Anfang muss alles von vorn herausgefunden werden, wenn diese Person geht oder die Aufgabe übergeben wird. Je kleiner das Team, desto größer der Anteil des Wissens, den eine Person trägt.

AnzeichenSelbst bei derselben Arbeit wie im Vorjahr beginnen Sie mit „Wie haben wir das letztes Jahr gemacht?“

4Kommen Externe dazu, ist das Team nicht mehr klein

Das Unternehmen hat vielleicht drei Beschäftigte, aber an der Messevorbereitung sind auch eine Designerin, eine Druckerei, ein Messebauer und Aushilfen beteiligt. Zählt man alle zusammen, mit denen man zu tun hat, können es mehr als zehn Personen sein.

Ein kurzes Wort funktioniert nur unter den drei Personen im Unternehmen. Mit Externen gibt es mehr Hin und Her per E-Mail und Telefon, und das Problem „Bitten gehen unter“ aus Teil 3 dieser Serie wird wahrscheinlicher.

AnzeichenSie erklären Externen immer wieder dasselbe.

Entscheiden Sie mit drei Fragen, nicht nach Kopfzahl

Wie diese vier Situationen zeigen, entscheidet die Zahl der Personen allein nicht, ob Sie ein Tool brauchen. Mit diesen drei Fragen fällt die Entscheidung leichter.

1Würde Arbeit stillstehen, wenn jemand eine Woche fehlt?

Wenn ja, sollte der Verlauf dieser Arbeit an einem Ort festgehalten werden, den auch andere als diese Person lesen können.

2Wiederholen Sie jedes Jahr oder jedes Mal dieselbe Arbeit?

Wenn ja, müssen Sie beim nächsten Mal nicht alles neu herausfinden, wenn Sie diesmal festhalten, wie Sie es gemacht haben.

3Arbeiten Sie an etwas gemeinsam mit Externen?

Wenn ja, sparen Sie viel Erklärarbeit, wenn Sie Bitten und ihren Verlauf am selben Ort wie die Externen sehen können.

So lesen Sie die Antworten

Lauten alle drei Antworten „nein“, werden Sie ohne Tool vorerst kaum Probleme haben. Arbeiten Sie ruhig weiter im direkten Gespräch.

Lautet auch nur eine Antwort „ja“, lohnt es sich zu überlegen, zumindest diese Arbeit in einem Tool festzuhalten. Das gilt bei zwei wie bei drei Personen.

Solange es wenige Personen und wenige Zeilen sind, kann eine Excel-Tabelle genügen. Wann ein Team bei der Tabelle bleiben kann, steht in Teil 2 dieser Serie.

Wenn ein kleines Team anfängt, dann klein

Wenn ein kleines Team ein Tool einführt, ist es wichtig, nicht die gesamte Arbeit auf einmal umzuziehen.

• Mit einer Arbeit beginnen: Tragen Sie zum Beispiel nur die nächste Messevorbereitung ins Tool ein. Kleine Alltagsaufgaben können bleiben, wie sie sind.
• Nur drei Status verwenden: „nicht begonnen“, „in Arbeit“ und „erledigt“. Feinere Einteilungen können warten, bis Sie sich daran gewöhnt haben.
• Festlegen, wer einträgt: Bei drei Personen tragen idealerweise alle ein. Ist das schwierig, beginnen Sie damit, dass eine Person einträgt und die anderen nur lesen.
• Erledigtes behalten statt löschen: Erledigte Aufgaben und der Verlauf ihres Hin und Her werden zum Ablaufplan für das nächste Mal. Das ist die Antwort auf Frage 2.

Dass ein eingeführtes Tool am Ende nicht genutzt wird, passiert unabhängig von der Teamgröße.

SerieWas Sie zu Beginn festlegen sollten, ausführlich in Teil 5: „Warum Tools nach der Einführung nicht genutzt werden – und was man zuerst festlegt“

Worauf kleine Teams bei der Wahl eines Tools achten sollten

Wenn ein kleines Team ein Tool auswählt, muss es auf andere Punkte achten als ein großes Team.

Wie die Preise funktionieren

Tools werden auf verschiedene Arten berechnet.

• Monatsgebühr pro Person: Mit jeder weiteren Person steigt der monatliche Preis.
• Feste Monatsgebühr: Der monatliche Preis ist für bestimmte Teamgrößen festgelegt.
• Einmalkauf: Sie zahlen einmal zu Beginn, ohne monatliche Gebühr.
• Kostenloser Tarif: kostenlos nutzbar, aber oft mit Grenzen bei Personen oder Funktionen. Werden sie überschritten, wechseln Sie in einen kostenpflichtigen Tarif.

Für ein kleines Team kann jede dieser Varianten pro Monat günstig aussehen. Ein Tool wird aber über Jahre genutzt. Vergleicht man die Kosten über drei Jahre, werden die Unterschiede leichter sichtbar.

Wie Externe einbezogen werden

Wenn Sie Frage 3 mit „ja“ beantwortet haben, prüfen Sie, wie Sie Externe einladen können. Zählen sie zu den kostenpflichtigen Nutzern? Können Sie einschränken, was sie sehen? Das ist je nach Tool unterschiedlich.

Wie viele Funktionen es gibt

Ein Tool mit vielen Funktionen kann viel, bringt aber auch mehr Einstellungen und mehr zu lernen mit sich. In kleinen Teams hat kaum jemand Zeit, ein Tool einzurichten.

Für kleine Teams empfehlen wir, vor dem Zählen der Funktionen zu prüfen: „Können alle ohne Erklärung damit anfangen?“

SerieWie Sie von Anfang bis Ende auswählen, ausführlich in Teil 6: „Worauf man bei der Wahl des ersten Tools achtet“

Zusammenfassung

Ein Team aus zwei oder drei Personen kommt oft auch ohne Tool gut zurecht. Klein zu sein ist für sich genommen eine Stärke.

Trotzdem gibt es Situationen, die gerade in kleinen Teams schwierig sind. Um zu entscheiden, ob Sie ein Tool brauchen, denken Sie nicht an die Kopfzahl, sondern an diese drei Fragen:

• Würde Arbeit stillstehen, wenn jemand eine Woche fehlt?
• Wiederholen Sie jedes Jahr oder jedes Mal dieselbe Arbeit?
• Arbeiten Sie an etwas gemeinsam mit Externen?

Lautet auch nur eine Antwort „ja“, lohnt es sich zu überlegen, zumindest diese Arbeit in einem Tool festzuhalten. Wenn Sie anfangen, dann klein, mit einer einzigen Arbeit.

Wenn Sie es ausprobieren möchten

Wenn Sie denken „Vielleicht probieren wir es mit nur einer Arbeit“, hier eine Möglichkeit: GeckoFlag, das Tool aus der Beispielansicht in diesem Artikel.

• Vor dem Kauf ansehen: Es gibt eine öffentliche Demo.
• Der Preis hängt nicht von der Teamgröße ab: einmalig $30 / €27, ohne monatliche Gebühr. Kommen später Personen hinzu, kostet das nichts extra. Die Kosten für den Server kommen separat hinzu. Details finden Sie auf der Preisseite.
• Externe als Gäste einladen: Gäste sehen nur die Projekte, an denen sie beteiligt sind.
• Erledigte Arbeit bleibt erhalten: Solange Sie ein Projekt nicht löschen, bleiben seine Vorgänge und der Verlauf ihres Hin und Her erhalten. Sie können bei der Planung der nächsten Messe darauf zurückgreifen.
• Wenig einzurichten: Nach der Installation können Sie damit beginnen, ein Projekt anzulegen und Vorgänge hinzuzufügen. Umgekehrt passt es nicht zu Teams, die alles bis ins Detail anpassen möchten.
• Einrichtung mit Anleitung im Browser: Sie legen die Dateien auf Ihren Server und füllen dann die Schritte aus, durch die der Browser Sie führt. Befehle auf der Kommandozeile sind nicht nötig. Die Schritte finden Sie auf der Seite Installation im Handbuch.

Wenn Ihre Firmenwebsite bereits auf einem Shared Hosting liegt, können Sie GeckoFlag möglicherweise dort installieren. Was dafür nötig ist, steht auf der Seite Systemanforderungen im Handbuch.

Hinweis: Wenn Ihre Firma bereits eine eigene Domain hat, können Sie bei den meisten Shared-Hosting-Angeboten eine Subdomain wie „geckoflag.ihrefirma.de“ anlegen und dort installieren. Eine neue Domain müssen Sie dafür nicht registrieren.

Starten Sie mit der Demo und legen Sie eine wiederkehrende Arbeit als Projekt an.