Serie: Tipps zum Aufgabenmanagement im TeamTeil 5
Auf Kommentare antworten: Bestätigen, nachfragen und um Änderungen bitten – in wenigen Worten
Über diese Serie
„Tipps zum Aufgabenmanagement im Team“ ist eine Serie in acht Teilen mit einem Bonusartikel für Teams, die gerade begonnen haben, ein Tool für Aufgaben- oder Projektmanagement zu nutzen. Die Tipps gelten für jede Branche, und die Teile lassen sich in beliebiger Reihenfolge lesen.
- Wie teilen Sie Ihre Arbeit auf?
- Aufgaben so schreiben, dass man sie versteht
- Wie fein sollte man Aufgaben aufteilen?
- Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festlegen
- Auf Kommentare antwortenDieser Artikel
- Wie teilt man den Fortschritt mit?
- Schreiben für die Zusammenarbeit mit Externen
- Aufgaben richtig abschließenIn Kürze
Bonus: „Schreiben für Teammitglieder, die eine andere Sprache sprechen“ (in Kürze)
In den Kommentaren zu einer Aufgabe geht es hin und her, immer wieder. Oder es kommt gar keine Antwort, und man weiß nicht einmal, ob jemand die Nachricht gelesen hat. Mit etwas Sorgfalt beim Schreiben lässt sich vieles davon vermeiden.
Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.
Kurz gesagt: In die erste Zeile das Ergebnis, in die letzte die Bitte
Wer liest, entscheidet anhand der ersten Zeile, ob ihn etwas betrifft. Schreiben Sie das Ergebnis zuerst und ans Ende, was die andere Person tun soll. Dazwischen steht nur, was sie für ihre Entscheidung braucht.
So schreiben Sie je nach Situation
Wenn Sie etwas bestätigen
Ein bloßes „Alles klar“ sagt nicht, was Sie bestätigen und was Sie wann tun. Schreiben Sie Ihren nächsten Schritt dazu.
| Weniger gut | Besser |
|---|---|
| Alles klar. | Alles klar. Den ersten Entwurf stelle ich bis Donnerstagvormittag ein. |
Bei Mitteilungen, die keine Antwort brauchen, genügt eine kurze Rückmeldung wie „Gesehen“. Wenn Ihr Tool Reaktionen (Antworten mit einem Emoji) bietet, nutzen Sie diese.
Wenn Sie eine Frage stellen
- Bei mehreren Fragen nummerieren Sie sie. Dann kann auch die Antwort mit Nummern kommen: „Zu 1: …“
- Fragen Sie nach Möglichkeit mit Auswahl. „Nehmen wir A oder B?“ ist leichter zu beantworten als „Wie machen wir es?“
- Schreiben Sie, bis wann Sie die Antwort brauchen
Wenn Sie Arbeit zurückgeben (um Änderungen bitten)
- Genau sagen, was geändert werden soll: „die Überschrift auf Seite 2“, „die Telefonnummer unten rechts“
- Den Grund nennen: Wer den Grund kennt, kann ähnliche Stellen selbst korrigieren
- „Muss geändert werden“ und „wenn möglich“ trennen: Hat alles das gleiche Gewicht, weiß die andere Person nicht, wo sie anfangen soll
- Die Einleitung kurz halten: Viele abschwächende Sätze, damit es nicht zu hart klingt, verdecken die eigentliche Bitte. Wenn Sie loben möchten, was gut war, genügt eine Zeile
Wenn Sie melden, dass etwas fertig ist
Schreiben Sie, was fertig ist, wo es liegt und ob noch etwas offen ist. Bei einem bloßen „Fertig“ muss die andere Person das Ergebnis erst suchen.
Vorlagen, die Sie direkt verwenden können
Ersetzen Sie die mit ___ markierten Stellen.
Bestätigung
Alles klar. Ich erledige ___ bis zum ___, ___ Uhr.
Rückfrage
Zu ___ habe ich zwei Fragen.
- Soll ___ A oder B sein?
- Brauchen wir ___ auch diesmal?
Wenn ich Ihre Antwort bis ___ bekomme, kann ich wie geplant weitermachen.
Änderungswunsch
Ich habe es mir angesehen. Bitte ändern Sie die folgenden zwei Punkte.
- (Muss) ___ in ___ bitte in ___ ändern. Grund: ___.
- (Wenn möglich) ___ etwas größer machen.
Alles andere kann so bleiben.
Fertigmeldung
___ ist fertig.
- Ablageort: ___
- Noch offen: nichts (oder ___)
Bitte schauen Sie es sich an.
Verzögerung
___ wird bis zum Fälligkeitsdatum am ___ leider nicht fertig.
Grund: ___
Bis ___ kann ich es liefern. Ich könnte Ihnen auch vorab schon ___ schicken. Was ist Ihnen lieber?
Drei Regeln für das Schreiben
1Klar machen, wer es lesen soll
In Kommentaren, die mehrere Personen sehen, fühlt sich ohne Empfänger niemand angesprochen. Schreiben Sie den Namen dazu oder wählen Sie aus, wer benachrichtigt wird.
2Schreiben, ob Sie eine Antwort brauchen
Schon ein „Keine Antwort nötig“ oder „Bitte antworten Sie bis ___“ verkürzt die Zeit, in der alle auf Antworten warten.
3Pro Aufgabe nur ein Thema
Kommt ein anderes Thema auf, legen Sie eine neue Aufgabe an. Mischen sich mehrere Themen in denselben Kommentaren, lässt sich später nicht mehr nachvollziehen, was entschieden wurde.
Wenn Sie etwas Unangenehmes mitteilen müssen
Verzögerungen, Fehler, Absagen: Je unangenehmer etwas ist, desto länger wird oft die Einleitung. Schreiben Sie die Fakten kurz in dieser Reihenfolge: Was ist passiert → Was bedeutet das → Was schlagen Sie vor. Eine kurze Entschuldigung genügt. Beschreiben Sie dafür den nächsten Schritt konkret.
Wann der Chat besser passt
Kurze Absprachen gehen im Chat schneller. Was im Chat entschieden wird, halten Sie aber in einer Zeile in den Kommentaren der Aufgabe fest. Chatnachrichten rutschen nach oben weg und sind später schwer zu finden (ausführlich erklärt im Artikel „Warum gehen Bitten per E-Mail und Chat unter?“ unserer Einsteigerserie).
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Team bat in einem einzigen Satz um Änderungen: „Insgesamt etwas heller, die Schrift größer, und die Fotos noch …“ Niemand wusste, was davon Pflicht war, und es ging dreimal hin und her. Seit das Team die Wünsche nummeriert und „Muss“ von „wenn möglich“ trennt, kommt die Arbeit öfter schon nach dem ersten Mal passend zurück.
So arbeiten Sie in GeckoFlag mit Kommentaren
- Kommentare sind Rich Text, auch nummerierte Listen sind möglich. Vor dem Veröffentlichen sehen Sie eine Vorschau.
- Beim Veröffentlichen eines Kommentars können Sie gleichzeitig Status, Priorität und Verantwortlichen ändern. Zum Beispiel können Sie beim Schreiben der Fertigmeldung den Status auf „Zur Prüfung“ setzen und den Vorgang an die Person zurückgeben, die ihn vergeben hat.
- Bei jedem Kommentar wählen Sie aus, welche Mitglieder benachrichtigt werden. So legen Sie jedes Mal fest, wer ihn lesen soll.
- Auf Kommentare können Sie mit 20 verschiedenen Symbolen reagieren. Das erspart Antworten, die nur „Gesehen“ sagen.
- Angezeigt werden die 3 neuesten Kommentare, ältere sind eingeklappt. Was in einer langen Diskussion entschieden wurde, übernehmen Sie am besten auch in die Beschreibung des Vorgangs. Dann ist es leichter zu lesen.
Die echten Bildschirme können Sie in der Demo ausprobieren.
Zusammenfassung
Schreiben Sie in Kommentaren das Ergebnis in die erste Zeile und Ihre Bitte in die letzte. Wenn Sie dazu sagen, wer es lesen soll und ob Sie eine Antwort brauchen, geht es seltener hin und her. Im nächsten Teil geht es darum, wie Sie die Status festlegen, mit denen Sie den Fortschritt mitteilen.
SerieLesen Sie auch Teil 4: „Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festlegen“
SerieAls Nächstes – Teil 6: „Wie teilt man den Fortschritt mit?“