Wie teilen Sie Ihre Arbeit auf? Projekte nach Auftrag, Team oder Zeitraum gliedern

Wenn ein Team ein Tool für das Aufgabenmanagement einführt, stockt es meist zuerst bei der Frage, wie die Projekte angelegt werden sollen. Teilt man zu fein auf, findet niemand die gesuchte Arbeit. Fasst man zu viel zusammen, kommen ständig Benachrichtigungen zu Arbeit, die einen gar nicht betrifft.

Mit „Projekt“ ist hier der Container gemeint, in dem ein Tool Arbeit bündelt. Manche Tools nennen ihn auch „Board“, „Space“ oder „Liste“. Dieser Artikel erklärt eine Denkweise zum Aufteilen, die für jedes Tool gilt.

Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.

Kurz gesagt: Arbeit für dieselben Personen in einem Projekt bündeln

Im Zweifel fragen Sie sich: Wer muss diese Arbeit sehen? Sind es dieselben Personen, fassen Sie die Arbeit in einem Projekt zusammen. Sind es andere, teilen Sie auf.

Die meisten Tools legen anhand der Mitglieder eines Projekts fest, wer was sehen kann und wer benachrichtigt wird. Wenn Sie danach aufteilen, wer die Arbeit sehen muss, sehen Unbeteiligte keine Informationen, die sie nichts angehen, und bekommen keine Benachrichtigungen, die sie nicht betreffen.

Drei gängige Arten, Arbeit aufzuteilen

Tabelle seitlich scrollen →

Nach Auftrag aufteilen

Das passt zu Arbeit mit klar erkennbarem Anfang und Ende. Wenn sich die Beteiligten je nach Kunde oder Einsatzort ändern, ist diese Aufteilung naheliegend. Da Sie ein Projekt schließen können, sobald der Auftrag erledigt ist, sehen Sie auf einen Blick nur die Arbeit, die gerade läuft.

Nach Abteilung oder Team aufteilen

Das passt zu Arbeit, die jeden Tag weiterläuft: Bitten an die Verwaltung um Büromaterial, Routineaufgaben in einer Filiale und andere Arbeit, die immer dieselben Personen erledigen. Weil diese Arbeit nie endet, wächst der Inhalt ständig. Passen Sie deshalb die Ansicht an, zum Beispiel indem Sie Erledigtes ausblenden oder nach Fälligkeitsdatum sortieren.

Nach Zeitraum aufteilen

Das passt zu Arbeit, die sich jedes Jahr oder jeden Monat wiederholt. Wenn Sie das vorherige Projekt öffnen, können Sie dieselben Vorbereitungen in derselben Reihenfolge erledigen.

Sie dürfen die Arten kombinieren

In der Praxis kommen nur wenige Teams mit einer einzigen Art der Aufteilung aus. Ein kleiner Baubetrieb teilt zum Beispiel die Bauarbeiten für jeden Bauherrn „nach Auftrag“ auf und die tägliche Büroarbeit „nach Abteilung“. Dass sich die Arten mischen, ist an sich kein Problem. Wichtig ist, dass bei neuer Arbeit niemand überlegen muss, wohin sie gehört.

Drei häufige Fehler

1Zu fein aufteilen

Hier wird für eine einzelne Arbeit ein eigenes Projekt angelegt. Eine einzelne Arbeit gehört als Aufgabe in ein Projekt. Als Faustregel fragen Sie sich, ob das Projekt voraussichtlich zehn oder mehr Aufgaben enthalten wird oder ob es mehrere Wochen oder länger läuft. Trifft beides nicht zu, legen Sie die Arbeit in einem bestehenden Projekt an.

2Alles in ein Projekt packen

Landet die Arbeit aller in einem einzigen Projekt, bekommen auch Unbeteiligte Benachrichtigungen. Informationen, die niemand sehen müsste, werden unter Umständen sogar für Personen außerhalb des Unternehmens sichtbar.

3Nach Personen aufteilen

Hier werden Projekte nach Personen aufgeteilt, etwa „Projekt von Herrn Tanaka“. Jedes Mal, wenn die zuständige Person wechselt, müssen Aufgaben in ein anderes Projekt verschoben werden. Wessen Arbeit es ist, zeigen Sie nicht über das Projekt, sondern über den Verantwortlichen der Aufgabe (wie Sie Verantwortliche festlegen, erklären wir in Teil 4: „Verantwortliche und Fälligkeitsdaten festlegen“).

Projekte benennen

• Der Name zeigt, was drin ist: „Firma A Broschüre Herbst 2026“, „Bahnhofsfiliale Umbau“
• Immer dieselbe Reihenfolge: Legen Sie eine Reihenfolge fest, etwa Kunde → Inhalt → Zeitraum, dann finden Sie Projekte in der Liste leichter
• Keine Projekte wie „Sonstiges“ oder „Allgemeines“: In einer Kiste, in die alles passt, weiß bald niemand mehr, was darin ist

Ein Beispiel aus der Praxis

So setzen Sie es in GeckoFlag um

In GeckoFlag sehen Mitglieder und Gäste nur die Projekte, an denen sie teilnehmen (Administratoren sehen alle Projekte). So lässt sich die Idee „nach den Personen aufteilen, die die Arbeit sehen müssen“ direkt umsetzen.

• Für jedes Projekt legen Sie Projektname, Beschreibung, Projektverantwortlichen, Start- und Enddatum sowie die teilnehmenden Mitglieder fest
• Der Projektschlüssel (bis zu fünf Buchstaben und Ziffern) steht am Anfang jeder Vorgangsnummer. Setzen Sie den Schlüssel zum Beispiel auf „SHOP“, werden Vorgänge automatisch als „SHOP-1“, „SHOP-2“ usw. nummeriert. Wählen Sie einen kurzen Schlüssel, an dem man sofort erkennt, um welche Arbeit es geht
• Abgeschlossene Projekte können Sie als erledigt markieren
• Personen außerhalb Ihres Unternehmens können Sie als „Gast“ einladen, und zwar nur zu den Projekten, an denen sie teilnehmen (mehr dazu in Teil 7: „Schreiben für die Zusammenarbeit mit Externen“)

Die echten Bildschirme können Sie in der Demo ausprobieren.

Zusammenfassung

Bündeln Sie Arbeit in Projekten danach, wer sie sehen muss. Als Grundregel teilen Sie Arbeit mit Anfang und Ende nach Auftrag auf, laufende Arbeit nach Abteilung und wiederkehrende Arbeit nach Zeitraum. Im nächsten Teil geht es darum, wie Sie Aufgaben in einem Projekt so schreiben, dass andere sie verstehen.

Siehe auchWarum Tools nach der Einführung oft nicht genutzt werden und was Sie von Anfang an festlegen sollten, erklären wir in Teil 5 unserer Einsteigerserie „Das erste Projektmanagement-Tool“: „Warum Tools nach der Einführung nicht genutzt werden – und was man zuerst festlegt“

SerieTeil 2: „Aufgaben so schreiben, dass man sie versteht“