Schreiben für die Zusammenarbeit mit Externen: Missverständnisse vermeiden mit klaren Anfragen und Bitten um Prüfung

Was im eigenen Unternehmen ein Wort klärt, verstehen Externe oft nicht. Sie glauben, Sie hätten um etwas gebeten, aber es ist nicht angekommen. Sie bitten um Prüfung, aber es kommt keine Antwort. Die meisten dieser Missverständnisse entstehen, weil etwas nicht dasteht, das die andere Seite nicht wissen kann.

Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.

Kurz gesagt: Hintergrund, Bitte und Entscheidungsfragen getrennt schreiben

Schreiben Sie für Externe das „Warum“, das „Was“ und das „Was soll die andere Seite entscheiden“ getrennt auf. Wenn alles vermischt ist, weiß die andere Seite nicht, worauf sie antworten soll.

Was anders ist als im eigenen Unternehmen

• Externe kennen den Hintergrund nicht: Was in internen Besprechungen entschieden wurde, wie es dazu kam und wie die Lage im Unternehmen ist, wissen sie nicht.
• Nachfragen fällt schwer: Wegen ihrer Stellung trauen sie sich oft nicht zu fragen: „Wie ist das gemeint?“ Dann arbeiten sie mit Vermutungen weiter.
• Manches dürfen sie nicht sehen: Interne Kosten, Themen anderer Kunden, interne Bewertungen und Ähnliches.

Eine Vorlage für Anfragen

Steht eine Ansprechperson da, weiß die andere Seite, dass sie bei Unklarheiten fragen darf. Je schwerer jemandem das Nachfragen fällt, desto mehr hilft diese eine Zeile.

So schreiben Sie eine Bitte um Prüfung

• Eingrenzen, was geprüft werden soll: „Bitte prüfen Sie, ob Datum und Adresse stimmen“ bringt eine verlässlichere Antwort als „Bitte prüfen Sie alles“.
• Schreiben, wie geantwortet werden soll: Mit „Wenn alles passt, antworten Sie bitte einfach: ‚Passt so‘“ hat die andere Seite weniger Aufwand.
• Schreiben, bis wann – und was danach passiert: Sie können auch schreiben: „Wenn wir bis zum ___ nichts von Ihnen hören, fahren wir wie vorgeschlagen fort.“ Bei Beträgen oder Verträgen tun Sie das aber nicht. Dort holen Sie immer eine Antwort ein.

Die Wörter an die andere Seite anpassen

Interne Abkürzungen, Projektnamen, die nur intern bekannt sind, und Fachbegriffe der Branche verstehen Externe nicht. Gerade wenn Sie Arbeit über Branchen hinweg vergeben, kann dasselbe Wort etwas anderes bedeuten. Klären Sie deshalb vorher einmal, was die wichtigen Begriffe bedeuten.

Festlegen, was Externe sehen

Wenn Sie Externe in Ihr Tool einladen, trennen Sie Projekte, die auch Externe sehen, von rein internen Projekten (wie Sie Arbeit in Projekte aufteilen, erklären wir in Teil 1: „Wie teilen Sie Ihre Arbeit auf?“). Aufschlüsselungen von Angeboten und interne Absprachen gehören in das interne Projekt.

Ins Tool einladen oder per E-Mail arbeiten?

Bei Externen, mit denen Sie viel austauschen, liegen Unterlagen und Verlauf an einem Ort, wenn Sie sie ins Tool einladen. Manche empfinden aber das Anmelden oder ein neues Tool als Last. Haben Sie nur ein paar Mal im Jahr miteinander zu tun, können Sie auch bei E-Mail bleiben und das Entschiedene intern in Aufgaben übertragen.

Ein Beispiel aus der Praxis

So laden Sie Externe in GeckoFlag ein

• Personen, die Sie mit der Rolle „Gast“ einladen, sehen nur die Projekte, an denen sie teilnehmen. Neue Projekte anlegen können sie nicht.
• Gäste können trotzdem Vorgänge anlegen und bearbeiten und Kommentare schreiben. Es ist also keine reine Leserolle. Legen Sie Informationen, die Externe nicht sehen sollen, deshalb in ein eigenes internes Projekt.
• Benutzer werden von einem Administrator hinzugefügt. Eine Selbstregistrierung gibt es nicht. So entscheidet Ihre Seite, wer eingeladen wird.
• Die Anzeigesprache wählt jeder Benutzer selbst. So können auch Partnerfirmen im Ausland die Oberfläche in ihrer eigenen Sprache nutzen.
• Websitenamen und Logo können Sie durch Ihre eigenen ersetzen. So erscheint das Tool für Kunden als Kontaktstelle Ihres Unternehmens.

Die echten Bildschirme können Sie in der Demo ausprobieren.

Zusammenfassung

Wenn Sie Externe um etwas bitten, trennen Sie Hintergrund, Bitte und das, was entschieden werden soll, und nennen Sie eine Ansprechperson. Schreiben Sie bei einer Bitte um Prüfung, was geprüft werden soll und wie die Antwort aussehen soll. Was Externe sehen, trennen Sie über Projekte. Im nächsten Teil, dem letzten der Serie, geht es darum, wie Sie Arbeit richtig abschließen.

SerieLesen Sie auch Teil 1: „Wie teilen Sie Ihre Arbeit auf?“ und Teil 5: „Auf Kommentare antworten“. Der Bonusartikel „Schreiben für Teammitglieder, die eine andere Sprache sprechen“ erscheint in Kürze

Siehe auchWie Sie weiterarbeiten, während Sie auf die Prüfung durch einen Kunden warten, behandeln wir in Teil 5 der Serie „Aufgabenmanagement für Teams, die mit KI arbeiten“, „Weiterarbeiten, während die Freigabe des Kunden aussteht“