Braucht man mit KI noch ein Task-Management-Tool? Was sich in der Kreativ- und Kundenarbeit geändert hat

Die KI hat die eigentliche Arbeit schneller gemacht. Trotzdem fühlt es sich nicht so an, als würden Projekte früher fertig.

Dieser Artikel zeigt, was sich geändert hat – und was nicht –, seit ein Kreativteam KI nutzt. Die kurze Antwort vorweg: Ein Task-Management-Tool brauchen Sie weiterhin. Was sich ändert, ist das, was Sie darin festhalten. Der Schwerpunkt verschiebt sich von einer Liste der Arbeitsschritte zu einer Aufzeichnung von Entscheidungen und Vereinbarungen.

Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag.

Was die KI beschleunigt hat: das „Erstellen“

Generative KI bei der Arbeit zu nutzen, ist nichts Besonderes mehr. In Japan berichtet das Weißbuch Information und Kommunikation 2026 des Ministeriums für Innere Angelegenheiten und Kommunikation (auf Japanisch, veröffentlicht im Juli 2026), dass in der Erhebung für das Geschäftsjahr 2025 86,4 % der japanischen Unternehmen generative KI in mindestens einem Geschäftsbereich einsetzten. Im Jahr davor waren es 55,2 %.

Hinweis: Nicht mitgezählt sind Unternehmen, die zu ihrer KI-Strategie „weiß nicht“ angegeben haben.

Auch in der Kreativarbeit sind viele Aufgaben durch KI schneller geworden.

• Grobe Wireframes: Beschreiben Sie Zweck und Inhalte einer Seite, und schon gibt es Vorschläge für den Aufbau.
• Textvorschläge: Slogans oder Button-Texte lassen sich zu zehnt oder zwanzigst auf einmal erzeugen.
• Bildvarianten: Vom Hauptbild entstehen mehrere Versionen mit anderer Farbe oder Stimmung.
• Zusammenfassungen von Besprechungen: Aus einem langen Transkript lassen sich Entscheidungen und offene Punkte herausziehen.

Was früher einen halben Tag dauerte, nimmt jetzt in wenigen Minuten Gestalt an. Das ist eine große Veränderung.

Wie lange die Arbeit dauert, ist schwer vorherzusagen

Gleichzeitig ist ein neues Problem entstanden: Es lässt sich schwerer abschätzen, wie lange eine Arbeit dauert.

Manchmal ist das erste Ergebnis schon brauchbar. Ein anderes Mal passt nichts, egal wie oft Sie neu generieren. Sie formulieren die Anweisung um, fügen Referenzmaterial hinzu und versuchen es erneut. Ehe man sich versieht, sind zwei Stunden vergangen. Das ist keine Seltenheit.

Bisher haben Teams geschätzt „Das dauert drei Stunden“ und den Fortschritt an der aufgewendeten Zeit gemessen. Sobald KI im Spiel ist, sind solche Schätzungen nicht mehr verlässlich. Schätzungen und Fortschrittskontrolle in Arbeitsstunden passen nach und nach immer schlechter.

Was die KI nicht beschleunigt hat: das „Entscheiden“

Wenn die KI mehr Vorschläge liefert, gibt es auch mehr Entscheidungen zu treffen. Aus zwanzig Slogans einen auszuwählen, dauert länger als aus dreien.

Und Folgendes wird durch KI nicht kürzer:

• Sich im Team auf eine Richtung einigen: Projektleitung und Design besprechen, mit welchem Vorschlag es weitergeht, und entscheiden.
• Den Kunden prüfen lassen: Sie zeigen die Vorschläge und warten auf eine Antwort. Manchmal muss der Kunde sie intern erst herumgeben.
• Entscheiden, ob eine Änderung angenommen wird: Sie klären, ob eine gewünschte Änderung in den anfangs vereinbarten Umfang fällt.

All das sind Dinge, die Menschen durchdenken und entscheiden. Die KI kann die Grundlagen für eine Entscheidung zusammentragen, aber entscheiden müssen Menschen.

Wenn ein Projekt stockt und Sie die Gründe einzeln durchgehen, werden Sie oft feststellen, dass es eher auf die Entscheidung von jemandem wartet, als mit der Arbeit im Rückstand zu sein. Wartet es auf jemanden im Team oder auf den Kunden? Weil die KI die Arbeit schneller gemacht hat, fällt dieses Warten heute stärker auf als früher.

Arbeitsschritte im Detail zu verfolgen, verliert an Bedeutung

Bisher bedeutete Aufgabenmanagement vor allem, eine Arbeit in Arbeitsschritte zu zerlegen und jedem Schritt eine Zeitschätzung, eine zuständige Person und eine Frist zu geben. Etwa so: „Wireframes, 4 Stunden, Lena, bis Mittwoch“.

Wenn die KI die Arbeit kürzer und schwerer vorhersehbar macht, verliert diese Detailtiefe an Bedeutung. Eine auf vier Stunden geschätzte Aufgabe ist vielleicht in zwanzig Minuten erledigt – oder dauert durch ständiges Neugenerieren einen halben Tag.

Stattdessen sollten Sie eher Folgendes festhalten:

• Was entschieden werden muss
• Wer es entscheidet
• Bis wann es entschieden sein muss
• Was entschieden wurde

Nebeneinander sieht das Alte und das Neue so aus:

Das heißt nicht, dass Sie keine Arbeit mehr festhalten. Es hilft weiterhin zu sehen, wer woran arbeitet. Was Sie aber wirklich verfolgen müssen, um ein Projekt voranzubringen, ist die Spalte „Was Sie künftig festhalten sollten“.

Warum Sie trotzdem ein Tool brauchen

Vielleicht denken Sie: „Wenn es aufs Entscheiden ankommt, können wir das doch einfach besprechen.“ Trotzdem brauchen Sie ein Tool – aus drei Gründen.

1Termine und Übergaben müssen weiterhin gesteuert werden

Starttermine und Fristen verschieben sich nicht, nur weil es KI gibt. Kundenprüfungen und Übergaben an externe Fotografen oder Entwickler gehören weiterhin zur Arbeit. Wann, an wen und was übergeben wird – das muss auch nach dem Einstieg in die KI gesteuert werden.

2Mehr Vorschläge bedeuten mehr „Welchen hatten wir noch mal genommen?“

Je mehr Vorschläge Sie mit KI erzeugen, desto mehr sammeln sich an. Dreißig Slogans, zehn Banner. Welchen haben Sie gewählt? Und warum genau diesen?

Im Moment der Entscheidung wissen Sie es noch, zwei Wochen später nicht mehr. Sagt der Kunde „Lassen Sie uns doch zum ersten zurückgehen“ und niemand kann nachvollziehen, welcher Vorschlag das war und warum er verworfen wurde, wird alles noch einmal diskutiert.

3Nur im Chat gehen Entscheidungen unter

Viele Teams treffen ihre Entscheidungen im Chat. „Nehmen wir Variante B.“ – „Alles klar.“ Das geht schnell und einfach, aber die Entscheidung rutscht bald durch andere Themen aus dem Blickfeld.

Wenn Sie später danach suchen, finden Sie die Nachricht nicht, in der es entschieden wurde. Entscheidungen an einem festen Ort festzuhalten, ist genau das, wofür ein Task-Management-Tool gut ist – auch für Teams, die KI nutzen.

Siehe auchWarum Bitten im Chat untergehen, erklären wir ausführlich in Teil 3 unserer Einsteigerserie „Das erste Projektmanagement-Tool“: „Warum gehen Bitten per E-Mail und Chat unter?“

Worum es in dieser Serie geht

In sechs Teilen zeigt diese Serie, wie Kreativteams, die KI nutzen, ihre Entscheidungen und Vereinbarungen festhalten können. Darum geht es in den Teilen 2 bis 6:

• Teil 2, „Aufgaben nach Entscheidungen anlegen, nicht nur nach Ergebnissen“: „Startseite gestalten“ wird in Aufgaben zerlegt, die je eine Entscheidung betreffen, etwa „Richtung des Hauptbilds aus zwei Vorschlägen wählen“.
• Teil 3, „‚Warten auf eine Entscheidung‘ sichtbar machen“: Aufgaben, die auf jemanden im Team warten, werden von solchen getrennt, die auf den Kunden warten. Die regelmäßige Besprechung beginnt mit „Was der Kunde diese Woche entscheiden muss“.
• Teil 4, „KI-Entwürfe sind Entscheidungsgrundlage, kein fertiges Ergebnis“: Sie halten fest, welche KI-Vorschläge Sie behalten und welche Sie verworfen haben – damit sich der Grund nachvollziehen lässt, wenn es heißt „Zurück zum ersten“.
• Teil 5, „Weiterarbeiten, während die Freigabe des Kunden aussteht“: Statt Prüfanfragen stückweise im Chat zu schicken, bündeln Sie sie mit Fristen. Außerdem: wann Sie den Kunden ins Tool einladen und wann Sie ihm lieber eine Liste schicken.
• Teil 6, „Mit guten Aufzeichnungen kann KI noch mehr helfen“: Sie nutzen Ihre Aufzeichnungen mit KI, etwa um aus Besprechungsnotizen Aufgaben oder aus der Aufgabenliste einen Wochenbericht vorzubereiten, und legen fest, wie viele Kundeninformationen Sie einem KI-Tool geben.

Was die in Task-Management-Tools eingebauten KI-Funktionen kosten, zeigt unser separater Artikel „Was kosten KI-Funktionen in Projektmanagement-Tools?“

Zusammenfassung

• Beschleunigt hat die KI das „Erstellen“: Wireframes, Textvorschläge und Ähnliches
• Das „Entscheiden“ wird nicht schneller: Einigung im Team, Prüfung durch den Kunden, Beurteilung von Änderungswünschen
• Projekte stocken öfter, weil sie auf die Entscheidung von jemandem warten, als weil die Arbeit im Rückstand ist
• Was Sie festhalten, verschiebt sich von Arbeitszeit und Fortschritt in Prozent zu Entscheidungsfristen, entscheidenden Personen und dem, was entschieden wurde, samt Grund

Die KI hat nicht die Menge der Arbeit verändert, sondern wohin die Zeit fließt. Wenn ein Task-Management-Tool von einer Liste der Arbeitsschritte zu einer Aufzeichnung von Entscheidungen und Vereinbarungen wächst, lässt sich die Arbeit zusammen mit KI leichter voranbringen.

Im nächsten Teil geht es darum, Aufgaben nach dem anzulegen, was zu entscheiden ist, statt nach dem, was zu erstellen ist. Ab Teil 2 zeigen wir praktische Beispiele mit Ansichten aus GeckoFlag.