KI-Funktionen Preise & Kosten Tool-Auswahl

Was kosten KI-Funktionen in Projektmanagement-Tools? Abrechnungsarten und Schätzung nach Teamgröße

Veröffentlicht: 11. Oktober 2026

KI-Funktionen gehören in Projektmanagement-Tools inzwischen zum Standard. Doch die Frage „Was kostet uns die KI eigentlich?“ lässt sich anhand der Preisseiten erstaunlich schwer beantworten.

Bei manchen Tools ist die KI im Monatspreis enthalten, andere rechnen über Credits ab, wieder andere verkaufen ein Add-on pro Nutzer, und bei einigen zahlen Sie direkt an den KI-Anbieter.

Dieser Artikel ordnet die KI-Funktionen der wichtigsten Projektmanagement-Tools in fünf Abrechnungsarten ein und schätzt, was ein Team mit 5, 10 oder 20 Personen pro Monat zahlt.

Die kurze Antwort

Die KI-Kosten folgen einer anderen Logik als der Preis des Tools selbst. Entscheidend ist die Frage: „Womit steigen die Kosten?“
Bei Preisen pro Platz zahlen Sie für alle, auch wenn nur wenige die KI nutzen. Bei nutzungsabhängigen Preisen kostet es fast nichts, solange Sie sie nicht nutzen.
„Im Tarif enthaltene“ Credits reichen nicht für viele Nutzungen. Jira Standard enthält 25 Credits pro Nutzer und Monat – das sind 2,5 kurze Chat-Antworten.
Bei 10 Personen mit insgesamt 1.000 KI-Nutzungen im Monat kostete der eigene API-Schlüssel $1–2 im Monat, ein Add-on pro Platz $90 und die Credit-Überschreitung $93–97,50.
Was die KI der einzelnen Tools kann, unterscheidet sich jedoch stark. Wer nur nach Preis auswählt, hat am Ende womöglich nicht die Funktion, die er wollte.

Hinweis: Dieser Artikel stammt vom Entwickler von GeckoFlag. Alle Preise und Spezifikationen wurden am 11. Oktober 2026 auf den offiziellen Seiten der Anbieter geprüft.

Es gibt fünf Arten der KI-Abrechnung

Nach dem, womit die KI-Kosten steigen, lassen sich fünf Arten unterscheiden.

Art	Kosten steigen mit	Beispiele	Worauf achten
1. Im Tarif enthaltene Credits	Nutzungen über das enthaltene Kontingent hinaus	Jira, Asana, Plane (Cloud), Leantime (Cloud)	Die tatsächlichen Kosten sind erst absehbar, wenn Sie ausrechnen, wie viele Nutzungen das Kontingent abdeckt
2. Nur höhere Tarife	Der Preisunterschied zwischen den Tarifen plus zusätzliche Credits	Notion	Für die KI müssen Sie den Tarif wechseln
3. Add-on pro Platz	Die Anzahl der Mitglieder	ClickUp	Sie zahlen auch für Personen, die es nicht nutzen
4. Eigener API-Schlüssel	Anzahl der Nutzungen und Textmenge	GeckoFlag, Plane (kommerzielle Self-Hosted-Edition), Redmine + AI Helper Plugin	Sie beschaffen und verwalten den API-Schlüssel selbst
5. Noch nicht verfügbar / in Entwicklung	Nichts	OpenProject	Sie kombinieren es mit einem externen KI-Tool

Bei den Arten 1–3 zahlen Sie an den Anbieter des Tools. Bei Art 4 zahlen Sie direkt an den KI-Anbieter (Anthropic, OpenAI usw.).

Da der Tool-Anbieter keinen Aufschlag nimmt, sind die Stückkosten bei Art 4 am niedrigsten. Dafür liegen Einrichtung und Verwaltung bei Ihnen.

KI-Preise nach Tool (Stand Oktober 2026)

So rechnen die einzelnen Tools ihre KI-Funktionen ab.

Jira (Rovo): Credits in den Bezahltarifen enthalten

Bezahltarife enthalten Rovo-Credits: 25 pro Nutzer und Monat bei Standard, 70 bei Premium und 150 bei Enterprise.
Die Credits werden für die gesamte Organisation zusammengefasst und monatlich zurückgesetzt. Sie verfallen am Monatsende.
Rovo-Suche, Definitionen und Zusammenfassungen sind kostenlos. Eine kurze Chat-Antwort und Ähnliches kosten jeweils 10 Credits; erweiterte Funktionen je nach Aufgabe unterschiedlich viel.
Ab dem 3. Dezember 2026 wird die Nutzung über die enthaltenen Credits hinaus abgerechnet. Der Listenpreis beträgt $0,01 pro Credit.
Die zusätzliche Nutzung ist standardmäßig aktiviert. Admins können ein Ausgabenlimit festlegen oder sie abschalten.

ClickUp (Brain): ein Add-on pro Nutzer

Im KI-Bereich der Preisseite kostet Brain AI $9 pro Nutzer und Monat, Everything AI $28.
Brain AI umfasst unbegrenzten KI-Chat und unbegrenztes Schreiben. Für Agenten und Automatisierungen kommen 1.500 KI-Credits pro Nutzer und Monat hinzu.
Zusätzliche Credits kosten $10 pro 10.000.
Auf derselben Seite stehen auch neue Tarife mit enthaltenen KI-Credits (Core für $8 im Monat, Business für $17). Prüfen Sie vor dem Abschluss, welches Preismodell für Sie gilt.

Asana: wenige Anfragen in den Bezahltarifen enthalten

KI-Funktionen sind in den Bezahltarifen enthalten. Starter kostet bei jährlicher Zahlung $10,99 pro Nutzer und Monat.
AI Teammates und Asana Dash bieten 5 Anfragen pro Nutzer und Monat. Bei Starter und Advanced ist das gesamte Konto auf 50 Anfragen im Monat begrenzt.
Zusätzliche Anfragen kosten $0,50 pro Stück im Voraus oder $0,60 pro Stück nach Verbrauch.
Die in Projekte und Aufgaben integrierte KI-Unterstützung ist in den Bezahltarifen enthalten.

Notion: ab dem Business-Tarif

Notion Agent für Chat und Dokumenterstellung steht ab dem Business-Tarif ($20 pro Mitglied und Monat) zur Verfügung.
In den Tarifen Free und Plus ($10 im Monat) gibt es nur eine Testphase.
Eigene Agenten, die Arbeit automatisch erledigen, werden separat mit $10 im Monat pro 1.000 Credits berechnet.

Plane: Credits in der Cloud, eigener API-Schlüssel beim Self-Hosting

Die Cloud-Version enthält 500 Credits pro Platz und Monat bei Pro ($6 pro Platz und Monat) und 1.000 Credits bei Business ($13 im Monat).
Die kommerzielle Self-Hosted-Edition läuft mit Ihrem eigenen API-Schlüssel von OpenAI, Anthropic, AWS Bedrock und anderen.
Laut der Einrichtungsanleitung brauchen Sie dafür allerdings eine eigene KI-Datenbank, OpenSearch und ein Embedding-Modell. Die Einrichtung ist entsprechend aufwendig.

Leantime: 500 Credits im Monat in der Cloud

Die Cloud-Version Leantime Pro kostet $10 pro Nutzer und Monat ($8 bei jährlicher Zahlung) und enthält 500 KI-Credits im Monat.
In der Funktionstabelle derselben Seite ist die KI-Zeile bei der Open-Source-Version nicht angehakt.

Redmine: nicht eingebaut, per Plugin nachrüstbar

Redmine selbst hat keine KI-Funktionen. Sie lassen sich mit dem AI Helper Plugin (MIT-Lizenz) nachrüsten.
Es unterstützt KI-Chat, Zusammenfassungen von Vorgängen und Wiki, das Erstellen von Untervorgängen, die Suche nach ähnlichen Vorgängen, Berichte zum Projektzustand und mehr.
Sie stellen einen eigenen API-Schlüssel von OpenAI oder Anthropic bereit und zahlen die Nutzung an den KI-Anbieter.
Die Suche nach ähnlichen Vorgängen braucht die Vektordatenbank Qdrant und funktioniert nicht mit Modellen von Anthropic.

OpenProject: in Entwicklung

Die offizielle KI-Roadmap nennt laufende Arbeiten wie eine eigene LLM-Plattform, die nicht von externen Diensten abhängt. Bereits verfügbare KI-Funktionen sind auf dieser Seite nicht aufgeführt.

Schätzung nach Teamgröße: Was zahlen 5, 10 und 20 Personen im Monat?

Damit „Was würde unser Team zahlen?“ greifbar wird, haben wir angenommen, dass jede Person die KI 100-mal im Monat nutzt, und nur die zusätzlichen monatlichen KI-Kosten berechnet. Das Abonnement des Tools selbst ist nicht enthalten.

Tool (Abrechnungsart)	5 Personen, 500 Nutzungen/Monat	10 Personen, 1.000 Nutzungen/Monat	20 Personen, 2.000 Nutzungen/Monat
GeckoFlagEigener API-Schlüssel	$0,50–1	$1–2	$2–4
ClickUp Brain AIAdd-on pro Platz	$45	$90	$180
Jira PremiumCredit-Überschreitung	$46,50	$93	$186
Jira StandardCredit-Überschreitung	$48,75	$97,50	$195

Alle Beträge in US-Dollar, wie auf den Preisseiten der Anbieter angegeben.

So haben wir gerechnet

GeckoFlag: Aus 1.000 Zeichen Besprechungsnotizen eine Vorgangsbeschreibung mit etwa 1.500 Zeichen zu erstellen, kostet rund $0,001–0,002 pro Nutzung (Claude Haiku 5.5, laut der Kostenschätzung auf der GeckoFlag-Funktionsseite). Höhere Modelle kosten etwa das 20-Fache mit Claude Sonnet 5.5 und etwa das 40-Fache mit Claude Opus 5.5.
ClickUp: $9 pro Nutzer und Monat für Brain AI, multipliziert mit der Personenzahl. KI-Chat und Schreiben sind unbegrenzt, der Betrag ändert sich also nicht mit der Nutzung.
Jira: Jede Aktion wird als Aktion mit 10 Credits gezählt. Zehn Personen brauchen 10.000 Credits; davon haben wir die enthaltenen Credits abgezogen (700 bei Premium, 250 bei Standard) und den Rest mit $0,01 pro Credit multipliziert. Die Abrechnung der Überschreitung beginnt am 3. Dezember 2026. Wer nur kostenlose Funktionen wie Zusammenfassungen nutzt, zahlt nichts.
Asana, Notion, Plane und Leantime fehlen in der Tabelle, weil sich aus den öffentlichen Angaben nicht berechnen lässt, wie viel eine Aktion verbraucht.

Bei geringer Nutzung schrumpft der Abstand

Bei denselben 10 Personen sieht das Bild völlig anders aus, wenn jede Person die KI nur 10-mal im Monat nutzt. Bei insgesamt 100 Nutzungen und 1.000 Credits kostet die Jira-Überschreitung $3 bei Premium und $7,50 bei Standard. GeckoFlag kommt auf $0,10–0,20. Das ClickUp-Add-on bleibt unabhängig von der Nutzung bei $90.

Credits passen zu Teams, die die KI nur gelegentlich nutzen, Add-ons pro Platz zu Teams, in denen alle sie täglich nutzen. Mit eigenem API-Schlüssel bleiben die Stückkosten in beiden Fällen gleich.

Drei Unterschiede, die der Preis allein nicht zeigt

Bisher haben wir Beträge verglichen, doch die günstigste Option ist nicht immer die beste. Es gibt mindestens drei Unterschiede, die auf Preisseiten nicht auftauchen.

1Was die KI kann

Der größte Unterschied liegt darin, welche Arbeit Sie der KI überlassen können.

Was Sie tun möchten	Jira, ClickUp	Redmine + AI Helper	GeckoFlag
Fragen über gesammelte Vorgänge hinweg stellen	○Ja	○Ja	×Nein
Fortschrittsberichte erstellen	○Ja	○Ja	×Nein
Vorgänge und Kommentare entwerfen	○Ja	○Ja	○Ja
Vorgänge aus Screenshots erstellen	Je nach Tool	Kann Anhänge analysieren	○Ja

Die KI in Tools wie Jira ist ein „Berater“, der Ihre gesammelten Daten liest und Fragen beantwortet. Die KI von GeckoFlag ist eine „Eingabehilfe“, die aus eingefügtem Text oder Bildern Entwürfe erstellt; sie kann weder Vorgänge übergreifend durchsuchen noch Berichte schreiben.

2Wohin Ihre Daten gehen

Bei KI, die in ein SaaS-Tool eingebaut ist, werden Ihre Daten vom Tool-Anbieter und vom dahinterstehenden KI-Anbieter verarbeitet.
Mit eigenem API-Schlüssel gehen die Daten direkt an den KI-Anbieter, bei dem Sie sich registriert haben. Sie können die Bedingungen selbst prüfen – sind dafür aber auch selbst verantwortlich.
In beiden Fällen wird das, was Sie eingeben, an einen externen Dienst gesendet. Prüfen Sie vorab, ob Ihre internen Regeln und Kundenverträge das erlauben.

3Ob Admins die Kosten begrenzen können

In Jira können Admins ein Ausgabenlimit für die zusätzliche Nutzung festlegen. Die zusätzliche Nutzung ist allerdings standardmäßig aktiviert.
In GeckoFlag kann standardmäßig niemand die KI nutzen. Admins geben sie pro Nutzer frei und können ein tägliches Nutzungslimit pro Person festlegen.

Welche Art passt? Ein Leitfaden nach Teamsituation

Hier die bisherigen Punkte, zusammengefasst nach Teamsituation.

Situation Ihres Teams	Passende Art
Sie möchten frühere Vorgänge durchsuchen oder Berichte automatisch erstellen lassen	In SaaS eingebaute KI (Jira, ClickUp)
Alle nutzen die KI mehrmals täglich	Add-on pro Platz (ClickUp Brain AI)
Nur einige nutzen sie, und das nicht sehr oft	Credits oder eigener API-Schlüssel
Es reicht, weniger Aufwand beim Anlegen von Vorgängen und Schreiben zu haben	Eigener API-Schlüssel (GeckoFlag, Redmine + AI Helper)
Ihre Daten dürfen das Unternehmen nicht verlassen	Keine KI oder ein Tool, das ein eigenes Modell betreiben kann (etwa die kommerzielle Self-Hosted-Edition von Plane)

Wenn Sie unsicher sind, zählen Sie zuerst, wer die KI wie oft im Monat nutzen wird. Setzen Sie diese Zahl in die Schätzung oben ein, und der Unterschied zwischen den Arten wird als konkreter Betrag sichtbar.

So funktioniert „Mit KI erstellen“ in GeckoFlag

Zum Schluss ein paar Worte zu unserem eigenen Tool, GeckoFlag. GeckoFlag ist ein selbst gehostetes Projektmanagement-Tool, das Sie einmal kaufen und auf Ihrem eigenen Server installieren – auch auf gewöhnlichem Shared Hosting. Die KI-Funktion „Mit KI erstellen“ nutzt Art 4: Sie verwenden Ihren eigenen API-Schlüssel.

Was sie kann: Sie entwirft Vorgänge, Kommentare, Projekte und Wiki-Seiten aus Besprechungsnotizen, Memos oder Chat-Screenshots.
Gespeichert wird von Menschen: Die KI macht nur Vorschläge. Nur die Felder, die Sie anhaken, werden ins Formular übernommen, und gespeichert wird wie gewohnt per Schaltfläche.
Kosten: Sie hinterlegen einen API-Schlüssel, den Sie bei Anthropic erstellt haben. Die Nutzung zahlen Sie direkt an Anthropic; sie ist nicht im Preis von GeckoFlag enthalten.
Kosten pro Nutzung: rund $0,001–0,002 mit Claude Haiku 5.5. Ein angehängter Smartphone-Screenshot kostet etwa $0,0004 zusätzlich.
Verwaltung: Freigabe pro Nutzer, tägliches Nutzungslimit und verschlüsselte Speicherung des API-Schlüssels.

Wo die KI von GeckoFlag an Grenzen stößt

Natürlich gibt es auch Dinge, für die sie nicht geeignet ist.

Unterstützt wird nur Claude von Anthropic. Modelle von OpenAI oder anderen Anbietern können Sie nicht wählen.
Es gibt keine Funktion, um Fragen über gesammelte Vorgänge hinweg zu stellen oder Berichte zu erstellen.
Ihr Server muss sich per HTTPS mit api.anthropic.com verbinden können. Manche Shared-Hosting-Anbieter beschränken ausgehende Verbindungen.
Den API-Schlüssel und die Credits besorgen Sie selbst. Die Schritte stehen in der Einrichtungsanleitung für „Mit KI erstellen“ (Claude API).

Die echten Ansichten sehen Sie in der Demo, den Preis auf der Preisseite.

Fazit: Prüfen Sie, was „KI inklusive“ wirklich bedeutet

Die Kosten von KI-Funktionen hängen stark davon ab, ob sie mit der Zahl der Plätze oder mit der Nutzung steigen. Verlassen Sie sich nicht auf das Etikett „KI inklusive“, sondern prüfen Sie, wie viele Nutzungen das Kontingent abdeckt und was Sie bei Überschreitung zahlen.

Jira beginnt am 3. Dezember 2026 mit der Abrechnung von Überschreitungen – ein guter Anlass, die KI-Nutzung Ihres Teams und ihre Kosten zu überprüfen. Wir hoffen, dieser Artikel hilft Ihnen, das passende Tool für Ihr Team zu finden.

Quellen

Hinweis: Preise und Spezifikationen wurden am 11. Oktober 2026 auf den oben genannten Seiten geprüft. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss oder Installation die jeweils offizielle Seite auf aktuelle Informationen.