Con buenos registros, la IA puede ayudarte aún más: cómo repartir el trabajo entre la gestión de tareas y la IA de aquí en adelante

En esta serie, planteamos tareas de decisión, hicimos visible lo que espera una decisión y dejamos registro de por qué elegimos lo que elegimos y de lo que acordamos con los clientes.

En esta última parte, vemos cómo esos registros también sirven como material para que la IA te ayude con el trabajo. Repasamos qué puedes pedirle a la IA, hasta dónde compartir información y qué conservar de aquí en adelante en tu herramienta de gestión de tareas.

Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.

Qué puedes pedirle a la IA cuando tienes registros

La IA no puede sacar la respuesta correcta de la nada. Dicho al revés, cuando el material está ahí, es buena para resumir, ordenar y redactar borradores.

Si tienes registradas las decisiones y los acuerdos, puedes pedirle a la IA cosas como estas:

• Redactar tareas a partir de notas de reunión: que enumere, a partir de las notas o de una transcripción, lo que hay que hacer a continuación.
• Redactar el informe semanal a partir de la lista de tareas: que lo ordene en lo que se decidió, lo que está en revisión y lo que hay que decidir la semana que viene.
• Averiguar «¿Por qué terminó así?»: que resuma cómo se llegó hasta ahí a partir de los motivos que registraste en cada decisión.
• Enumerar lo que hay que decidir a continuación: que señale lo que todavía no está decidido, a partir de lo que se decidió y del trabajo que queda.

Nada de esto es posible sin registros. Si le pasas a la IA conversaciones dispersas en un chat, no puede saber con certeza qué se decidió realmente.

Redactar tareas a partir de notas de reunión

Convertir las notas de una reunión en tareas es uno de los trabajos en los que la IA puede ayudarte con más facilidad. Estos son los pasos:

1. Prepara las notas o la transcripción de la reunión. Antes, oculta lo que no quieras compartir, como nombres de empresas o de personas.
2. Siguiendo el enfoque de la parte 2, pídele a la IA que lo separe en «lo que hay que decidir» y «lo que hay que hacer».
3. Una persona revisa los borradores y registra solo los que hacen falta.

Podrías escribir tu pedido así:

Te recomendamos hacer este tipo de enumeración en bloque en el servicio de IA que usas habitualmente, y registrar los elementos en tu herramienta uno por uno, revisando cada uno.

El «quién decide» y la «fecha límite» que sugiere la IA son solo candidatos. A veces son suposiciones basadas en cómo están redactadas las notas. Una persona debe confirmar quién va a decidir y para cuándo antes de registrarlos.

Redactar informes a partir de la lista de tareas

Con una lista de tareas, también puedes redactar informes semanales para los clientes.

1. Copia solo las tareas que necesita el informe. Deja fuera las tareas que no tienen que ver con el proyecto y las conversaciones solo internas.
2. Dáselas a la IA y pídele que las ordene en «decidido esta semana», «en revisión con el cliente» y «para decidir la semana que viene».
3. Una persona revisa el contenido antes de enviarlo.

Si divides los estados en «Esperando al equipo» y «Esperando al cliente», como en la parte 3, a la IA también le resulta más fácil ordenar las cosas. Esto se debe a que la forma en que divides los estados coincide casi por completo con la forma en que se divide el informe.

Hasta dónde compartir información con la IA

Los registros pueden ser material para la IA, pero también hay información que no debes compartir. Antes de pasarle nada, verifica lo siguiente.

• Contratos y normas de la empresa: verifica primero si tus contratos con los clientes (como los acuerdos de confidencialidad) y las normas de tu empresa te permiten enviar la información a un servicio externo.
• Qué ocultar: oculta o reemplaza nombres de empresas, nombres de personas, montos, información no publicada y similares antes de compartir.
• Cómo trata los datos el servicio de IA: cómo se trata lo que ingresas (por ejemplo, si se usa para entrenamiento) depende del servicio y del plan. Revisa la configuración y los términos del servicio que usas.
• No lo pases todo: en lugar de darle a la IA todo el contenido de tu herramienta de gestión, elige solo lo que necesita ese trabajo en particular.

Si no sabes dónde poner el límite, pregúntate: «¿Sería un problema si el cliente viera esto?». Si la respuesta es sí, no lo compartas, u ocúltalo antes.

Qué conservar de aquí en adelante en tu herramienta de gestión de tareas

Si piensas trabajar junto con la IA, lo que conservas en tu herramienta cambia un poco respecto de antes.

La columna de la izquierda es el resultado del criterio de las personas. Sirve tanto si después la lee una persona como si la lee la IA. La de la derecha es algo que puedes volver a hacer cuando haga falta, o algo que puedes dejarle a la IA.

Cómo ponerlo en práctica en GeckoFlag

GeckoFlag tiene una función llamada «Crear con IA», con la que la IA propone el contenido a partir de un texto o de capturas de pantalla (v1.9.0 o posterior). Combinada con las formas de trabajar de esta serie, funciona así.

Redactar tareas a partir de notas de reunión

Abre «Crear con IA» en la pantalla para agregar una tarea y pega tus notas de la reunión o un correo de solicitud (hasta 4.000 caracteres). Si un administrador permitió la lectura de imágenes, también puedes adjuntar una conversación de chat como captura de pantalla.

La IA propone el título, la descripción, el tipo de tarea, el estado, la prioridad, el responsable, la fecha de inicio y la fecha de vencimiento de la tarea. Cada vez que lo usas, propone el contenido de una sola tarea: la que estás creando. La propuesta se muestra como una lista de «Elemento / Valor actual / Valor propuesto», y solo los elementos que marcas pasan al formulario. Quien guarda es una persona.

Los tipos de tarea y los estados se eligen entre las opciones que registró un administrador. Si el texto no menciona ningún nombre, la IA no asigna un responsable por suposición.

Usa la plantilla de la parte 2 también para lo que escribe la IA

Los administradores pueden registrar una plantilla de salida de la IA para cada uno de estos campos: «Descripción de la tarea», «Texto del comentario», «Descripción del proyecto» y «Cuerpo de la wiki». Si registras los elementos de la parte 2 (qué hay que decidir, qué está frenando, opciones, quién decide, fecha límite, decisión, motivo) como títulos de la «Descripción de la tarea», la IA escribe la descripción con esos títulos y en ese orden. Los títulos que no tienen información correspondiente en las notas se omiten, en lugar de rellenarse con espacios vacíos.

Ten en cuenta que la plantilla solo se usa cuando usas «Crear con IA». No se inserta automáticamente en la descripción cuando creas una tarea a mano.

Registra las respuestas y resume las decisiones

«Crear con IA» en la sección de comentarios redacta el texto del comentario a partir de la tarea y sus comentarios más recientes. Si le indicas, por ejemplo, «El cliente respondió que se decidió por la opción B. Cambia el estado a Terminado», además del texto, también propone cambios como el del estado. Los cambios de estado solo se aplican cuando los marcas tú.

En la wiki, además de crear una página nueva a partir de un texto de base, también puedes pedirle que agregue contenido a la página «Decisiones» que presentamos en la parte 4 o que la ordene. En ese caso, el cuerpo actual de la wiki también se envía a Anthropic. Y al aplicar la sugerencia se reemplaza todo el cuerpo, así que revísalo en la vista previa antes de aplicarla.

Para los informes semanales, elige solo las tareas que necesitas

Las pantallas de GeckoFlag no tienen ninguna función que cree automáticamente un informe a partir de toda la lista de tareas. Para redactar un informe semanal, pídele a un administrador que exporte las tareas a CSV, o copia las tareas que necesita el informe, y dale solo las partes necesarias al servicio de IA que usas habitualmente. Tú decides qué compartir.

Por otro lado, la «Integración con Claude», agregada en v1.11.0, te permite trabajar con GeckoFlag conversando en la app de escritorio de Claude. Si le pides, por ejemplo, «Escribe el informe de esta semana», Claude busca y lee las tareas y arma un resumen. En ese caso también, el contenido de las tareas y de lo demás que lea Claude se envía a Anthropic como parte de la conversación.

También puedes importar desde CSV los borradores hechos con IA, pero solo los administradores pueden importar, y la importación solo crea tareas nuevas. Las filas que hacen referencia a estados o responsables no registrados se omiten. Además, si vuelves a guardar un CSV en Excel, el formato de las fechas puede cambiar y ya no se podrá importar. Usa un editor de texto para ajustarlo.

Qué se envía y qué verificar antes de usarlo

• Qué se envía: el texto que ingresas en «Crear con IA» y las imágenes que adjuntes, junto con la fecha de hoy, el idioma, los nombres de opciones como los tipos de tarea y los nombres de los miembros del proyecto, se envían a la API de Anthropic. En los comentarios, también se envían la descripción de la tarea y sus comentarios más recientes.
• Qué no se envía: no se envían direcciones de correo, contraseñas, archivos ya adjuntos ni el contenido de otras tareas o proyectos.
• No se guarda nada en GeckoFlag: el texto que ingresas y las respuestas de la IA no se guardan en GeckoFlag, salvo lo que apliques al formulario y guardes. Anthropic trata los datos conforme a sus Términos comerciales.
• Qué necesitas: necesitas una clave de API de Anthropic que emitas tú mismo. El costo de uso se paga directamente a Anthropic y no está incluido en el precio de GeckoFlag. Además, el servidor donde está instalado GeckoFlag debe poder conectarse a api.anthropic.com. Solo pueden usarlo los usuarios a los que un administrador se lo permitió, y se puede fijar un límite diario de usos. Los pasos de configuración están en la página de ajustes de la API de Claude.

GeckoFlag es autoalojado: lo instalas en tu propio servidor. Los datos de tus tareas y comentarios se quedan en tu servidor, y solo se envían a la IA cuando usas «Crear con IA» o la Integración con Claude. A cambio, la administración del servidor queda a tu cargo. Además, no tiene integraciones con herramientas de chat, GitHub y similares, ni webhooks. La única forma de que una herramienta externa se conecte es la Integración con Claude, que usa un token de API.

Puedes probar las formas de trabajar de esta serie en la demo. Para ver los precios, consulta la página de precios.

Resumen de la serie

A lo largo de seis partes, esta serie trató lo siguiente sobre la gestión de tareas en equipos de diseño que trabajan con IA.

1. Parte 1: la IA aceleró el «hacer». Lo que lleva tiempo ahora es el «decidir»
2. Parte 2: plantea las tareas según lo que hay que decidir, no solo lo que hay que hacer, y registra quién decide, la fecha límite y el motivo
3. Parte 3: divide los estados según a quién estás esperando, para que se vea lo que espera una decisión
4. Parte 4: las opciones de la IA son material para decidir. Muestra solo unas pocas ya filtradas y registra por qué elegiste
5. Parte 5: envía los pedidos de revisión al cliente juntos, como una lista de lo que hay que decidir, con fechas límite
6. Parte 6: los registros de decisiones y acuerdos también sirven como material para que la IA te ayude con el trabajo

Lo que cambió con la IA no es la cantidad de trabajo, sino dónde se va el tiempo. Precisamente por eso necesitas registros de decisiones y acuerdos. Y cuando llevas esos registros, lo que puedes pedirle a la IA no deja de crecer. Elegir qué darle a la IA y tomar la decisión final sigue estando en manos de las personas.

Cuando elijas una herramienta de aquí en adelante, te recomendamos no compararlas solo por la cantidad de funciones de IA. Fíjate también en si es fácil registrar las decisiones, si los clientes y las personas externas pueden participar fácilmente, dónde quedan tus datos y si puedes elegir tú mismo qué darle a la IA. Cómo se diferencian los precios de las funciones de IA lo comparamos en «¿Cuánto cuestan las funciones de IA en las herramientas de gestión de proyectos?».

Las herramientas de gestión de tareas no se vuelven innecesarias por la IA. Cuando cambias lo que conservas de «tareas» a «decisiones y acuerdos», trabajar junto con la IA hace que el trabajo avance todavía con más fluidez.