Serie: Consejos de gestión de tareas para equiposParte 3
¿Hasta qué punto dividir las tareas? Una regla práctica para el tamaño justo
Sobre esta serie
«Consejos de gestión de tareas para equipos» es una serie de ocho partes, más un artículo extra, para equipos que acaban de empezar a usar una herramienta de gestión de tareas o de proyectos. Sirve para cualquier sector, y puedes leer las partes en el orden que quieras.
- ¿Cómo agrupar el trabajo?
- Cómo escribir tareas que se entiendan
- ¿Hasta qué punto dividir las tareas?Este artículo
- Cómo definir responsables y fechas límite
- Cómo responder a los comentarios
- ¿Cómo comunicar el avance?
- Cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresa
- Cómo cerrar las tareasPróximamente
Artículo extra: «Cómo escribir para que te entiendan compañeros que hablan otros idiomas» (próximamente)
Registras una sola tarea, «Participar en la feria», y de pronto es el día anterior y todos corren de un lado a otro. O haces lo contrario: divides hasta llegar a «Enviar un correo», terminas con más de 100 tareas y ya no sabes cuáles son las importantes.
Las dos cosas pasan porque las tareas no tienen el tamaño adecuado.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
En resumen: que una persona pueda terminarla en unos días
Hay tres reglas prácticas.
Señales de que el tamaño es el adecuado
- Puedes asignarla a un solo responsable
- Se termina en unos días o, como mucho, en una o dos semanas
- Se sabe con claridad si está terminada o no
Si se cumplen las tres, la tarea tiene el tamaño adecuado. Si alguna no se cumple, divídela o júntala con otras.
Señales de que una tarea es demasiado grande
- Tiene varios responsables
- Durante semanas, el único reporte es «Estamos avanzando»
- No puedes escribir el criterio de finalización (cómo escribirlo lo vemos en la parte 2: «Cómo escribir tareas que se entiendan»)
En una tarea demasiado grande, desde afuera no se ve cuánto se avanzó. Los retrasos se descubren justo antes de la fecha límite.
Señales de que una tarea es demasiado pequeña
- Registrarla lleva más tiempo que hacerla
- La lista está llena de trabajos de pocos minutos
- La lista está tan llena que no se ven las tareas importantes
No conviertas en tareas los trabajos de pocos minutos. Escríbelos como viñetas en «Qué hacer», dentro de la descripción de una tarea.
Cómo dividir el trabajo
Tomemos como ejemplo la preparación para participar en una feria.
- Anota lo que tiene que estar listo al final: el stand, el material para repartir, el personal del día, y el montaje y desmontaje
- Para cada cosa, anota el trabajo necesario
- Reagrupa por responsable y duración: que cada tarea la pueda terminar una persona en unos días
- Anota el orden: si un trabajo no puede empezar hasta que termine otro, escribe el orden
| Grupo | Tarea | Responsable | Orden |
|---|---|---|---|
| Stand | Hacer el plano del stand | Sato | Primero |
| Stand | Conseguir las mesas de exhibición y la iluminación | Sato | Después del plano |
| Material para repartir | Preparar los textos del folleto | Suzuki | Primero |
| Material para repartir | Enviar el folleto a la imprenta | Suzuki | Después de los textos |
| Personal | Hacer el cuadro de turnos del día | Takahashi | Primero |
| Montaje y desmontaje | Reservar la empresa de transporte | Takahashi | Después del plano |
Con una sola tarea «Preparar el folleto», no se ve si se detuvo en los textos o en el envío a la imprenta. Al dividirla, puedes ver dónde está el retraso.
Bastan dos niveles
Para dividir el trabajo, casi siempre bastan dos niveles: «grupos grandes» y «trabajos individuales». Si bajas a tres o cuatro niveles, cuesta más ver el conjunto, y actualizar todo da más trabajo.
Si sientes que necesitas un tercer nivel, es señal de que el grupo es demasiado grande. Divide el grupo en dos o pásalo a otro proyecto (cómo dividir el trabajo en proyectos lo vemos en la parte 1: «¿Cómo agrupar el trabajo?»).
Errores frecuentes
1Querer dividir todo a la perfección desde el principio
Lo que viene más adelante no se sabe hasta empezar. Divide solo lo que puedes ver, y detalla primero lo más cercano. Lo que está más lejos puede quedar como una tarea grande por ahora.
2Olvidarse de la tarea del grupo después de dividirla
Aunque todos los trabajos individuales estén terminados, a veces la tarea del grupo se queda en «En curso». Cuando termines el último trabajo, marca también como terminada la tarea del grupo.
Un ejemplo de lo que puede pasar
Un equipo tenía «Hacer el folleto institucional de la empresa» como una sola tarea. Nadie se dio cuenta de que no había fecha para la sesión de fotos hasta dos semanas antes de la entrega.
Cuando la dividieron en textos, fotos, diseño e impresión, pudieron ver en la reunión semanal dónde estaba detenido el trabajo.
Cómo dividirlas en GeckoFlag
- Puedes crear subtareas dentro de una tarea (tareas padre/hijo). En la lista de tareas y en el diagrama de Gantt, puedes contraer las tareas hijas bajo la tarea padre
- Las tareas padre/hijo llegan hasta dos niveles. Es la misma idea de «Bastan dos niveles» de este artículo, así que la estructura no se vuelve demasiado profunda
- La tarea padre y sus hijas van en el mismo proyecto
- Escribe el orden también en la descripción
Puedes probar las pantallas reales en la demo.
Resumen
Dale a cada tarea un tamaño que una persona pueda terminar en unos días, y en el que se sepa con claridad si está terminada. Para dividir el trabajo, parte de lo que tiene que estar listo al final, ve hacia atrás y quédate en dos niveles. En la próxima parte vemos cómo definir los responsables y las fechas límite de las tareas que dividiste.
SerieCómo escribir el título y el criterio de finalización lo vemos en la parte 2: «Cómo escribir tareas que se entiendan»
SerieParte 4: «Cómo definir responsables y fechas límite»