Serie: Consejos de gestión de tareas para equiposParte 7
Cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresa: pedidos y revisiones claros para evitar malentendidos
Sobre esta serie
«Consejos de gestión de tareas para equipos» es una serie de ocho partes, más un artículo extra, para equipos que acaban de empezar a usar una herramienta de gestión de tareas o de proyectos. Sirve para cualquier sector, y puedes leer las partes en el orden que quieras.
- ¿Cómo agrupar el trabajo?
- Cómo escribir tareas que se entiendan
- ¿Hasta qué punto dividir las tareas?
- Cómo definir responsables y fechas límite
- Cómo responder a los comentarios
- ¿Cómo comunicar el avance?
- Cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresaEste artículo
- Cómo cerrar las tareasPróximamente
Artículo extra: «Cómo escribir para que te entiendan compañeros que hablan otros idiomas» (próximamente)
Lo que dentro de la empresa se entiende con una sola palabra, a veces no lo entiende alguien de fuera. Crees que hiciste un pedido, pero no se entendió. Pides una revisión y no llega ninguna respuesta. La mayoría de estos malentendidos ocurren porque no quedó escrito algo que la otra persona no sabía.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
En resumen: escribe por separado el contexto, el pedido y lo que necesitas que decidan
Para las personas de fuera de la empresa, escribe por separado el «por qué», el «qué» y el «qué necesitamos que decidan». Si lo mezclas, la otra persona no sabe a qué parte responder.
Qué cambia respecto a trabajar dentro de la empresa
- No conocen el contexto: no saben lo que se decidió en las reuniones internas, cómo se llegó hasta aquí ni cuál es la situación interna de la empresa.
- Les cuesta preguntar: por su posición, a veces no se animan a preguntar «¿Qué significa esto?» y siguen adelante suponiendo.
- Hay información que no deben ver: los costos internos, temas de otros clientes, evaluaciones internas, etc.
Una plantilla para pedidos
Una plantilla para pedidos
- Contexto: por qué hizo falta este trabajo. En pocas palabras, lo que la otra persona no sabe de cómo se llegó hasta aquí.
- Lo que pedimos: qué y hasta dónde. La forma de la entrega (formato de archivo, cantidad, tamaño).
- Lo que necesitamos que decida: si hay algo que quieres que la otra persona decida. Si no hay nada, escribe «Nada».
- Fecha límite: el ___ (___) antes de las ___. Motivo: ___.
- Materiales: lo que quieres que use como referencia y dónde está.
- Contacto: las preguntas, a ___.
Si indicas un contacto, la otra persona sabe que puede preguntar cuando tenga dudas. Cuanto más le cueste preguntar a alguien, más ayuda esta línea.
Cómo escribir un pedido de revisión
- Limita qué hay que revisar: «Por favor, revise que la fecha y la dirección sean correctas» da una respuesta más confiable que «Por favor, revise todo».
- Indica cómo responder: si escribes «Si todo está bien, basta con que responda “Así está bien”», le facilitas las cosas a la otra persona.
- Indica el plazo y qué pasa si se vence: también puedes escribir «Si no tenemos noticias suyas antes del ___, seguiremos adelante así». Pero no lo uses para nada que tenga que ver con dinero o contratos. En esos casos, consigue siempre una respuesta.
Adapta las palabras a la otra persona
Las abreviaturas internas, los nombres de proyectos que solo se usan dentro de la empresa y la jerga del sector no se entienden fuera. Sobre todo cuando encargas trabajo a otro sector, la misma palabra puede tener otro significado. Antes de avanzar, confirma una vez qué significan las palabras importantes.
Decide qué se puede ver
Si invitas a personas de fuera a la herramienta, separa los proyectos que también verán ellas de los proyectos solo internos (cómo dividir el trabajo en proyectos lo vemos en la parte 1: «¿Cómo agrupar el trabajo?»). El desglose de los presupuestos y las conversaciones internas van en el proyecto solo interno.
¿Invitarlos a la herramienta o seguir por correo?
Con quienes tienes mucho intercambio, invitarlos a la herramienta reúne los materiales y el historial en un solo lugar. Por otro lado, a algunas personas les pesa iniciar sesión o aprender una herramienta nueva. Si tratas con alguien solo unas pocas veces al año, otra opción es seguir por correo y que tu equipo pase a tareas lo que se decida.
Un ejemplo de lo que puede pasar
Un equipo le escribió a un cliente: «Por favor, denos la aprobación final para imprenta», pero el cliente no entendió que eso significaba que ya no se podían hacer cambios. Después de enviar los archivos a la imprenta llegó un pedido de cambios, y hubo un costo extra. Desde entonces, el equipo agrega qué significa: «Esta es la última revisión. Cualquier cambio después de esto implica volver a imprimir».
Cómo invitar a personas de fuera en GeckoFlag
- Las personas que invitas con el rol «Invitado» solo ven los proyectos en los que participan. No pueden crear proyectos nuevos.
- Aun así, los invitados pueden crear y editar tareas y publicar comentarios. Como no es un rol de solo lectura, pon la información que no quieres mostrar en un proyecto aparte, solo interno.
- A los usuarios los agrega un administrador, y no hay forma de registrarse por cuenta propia. Así, quien administra decide a quién invitar.
- Cada usuario puede elegir su idioma de visualización, así que las empresas colaboradoras de otros países pueden usar las pantallas en su propio idioma.
- Puedes reemplazar el nombre del sitio y el logotipo por los de tu empresa, para que los clientes vean la herramienta como un canal de contacto de tu empresa.
Puedes probar las pantallas reales en la demo.
Resumen
Cuando pidas algo a personas de fuera de la empresa, separa el contexto, el pedido y lo que necesitas que decidan, y agrega un contacto. En los pedidos de revisión, indica qué revisar y cómo responder, y separa por proyectos lo que pueden ver. En la próxima parte, la última de la serie, veremos cómo cerrar el trabajo.
SerieConsulta también la parte 1: «¿Cómo agrupar el trabajo?» y la parte 5: «Cómo responder a los comentarios». El artículo extra «Cómo escribir para que te entiendan compañeros que hablan otros idiomas» estará disponible próximamente
RelacionadoCómo seguir avanzando mientras esperas la revisión de un cliente se trata en la parte 5 de la serie «Gestión de tareas para equipos que trabajan con IA», «Cómo no quedarte detenido esperando la aprobación del cliente»