Serie: Consejos de gestión de tareas para equiposParte 1
¿Cómo agrupar el trabajo? Proyectos por encargo, por equipo o por periodo
Sobre esta serie
«Consejos de gestión de tareas para equipos» es una serie de ocho partes, más un artículo extra, para equipos que acaban de empezar a usar una herramienta de gestión de tareas o de proyectos. Sirve para cualquier sector, y puedes leer las partes en el orden que quieras.
- ¿Cómo agrupar el trabajo?Este artículo
- Cómo escribir tareas que se entiendan
- ¿Hasta qué punto dividir las tareas?
- Cómo definir responsables y fechas límite
- Cómo responder a los comentarios
- ¿Cómo comunicar el avance?
- Cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresa
- Cómo cerrar las tareasPróximamente
Artículo extra: «Cómo escribir para que te entiendan compañeros que hablan otros idiomas» (próximamente)
Cuando un equipo empieza a usar una herramienta de gestión de tareas, lo primero que lo hace detenerse es cómo armar los proyectos. Si divides demasiado, nadie encuentra el trabajo que busca. Si juntas demasiado, a la gente le siguen llegando notificaciones de cosas que no tienen nada que ver con ella.
Aquí, «proyecto» es el contenedor que usa la herramienta para agrupar el trabajo. Algunas herramientas lo llaman tablero, espacio o lista. En este artículo explicamos una forma de pensar cómo dividir el trabajo que sirve para cualquier herramienta.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
En resumen: junta en un proyecto el trabajo que ven las mismas personas
Si tienes dudas, pregúntate quién necesita ver este trabajo. Si son las mismas personas, júntalo en un proyecto. Si son distintas, sepáralo.
La mayoría de las herramientas deciden quién puede ver qué y a quién le llegan las notificaciones según los miembros de cada proyecto. Si separas los proyectos según quién necesita ver el trabajo, evitas que la información quede a la vista de quien no corresponde y que las notificaciones les lleguen a personas a las que no les afectan.
Tres formas comunes de agrupar el trabajo
| Forma de agrupar | Sirve para | Ejemplos | Ten en cuenta |
|---|---|---|---|
| Por encargo | Trabajo con un inicio y un fin claros | El folleto de un cliente, la remodelación de una tienda, la preparación del festival de otoño | Si los encargos aumentan, la lista se alarga. Cierra cada uno cuando termine |
| Por área o equipo | Trabajo diario que no tiene fin | Pedidos a servicios generales, reponer insumos de la tienda, tareas contables de cada mes | El contenido no deja de crecer. Filtra por estado o por fecha límite |
| Por periodo | Trabajo que se repite con regularidad | Las contrataciones del año fiscal 2026, el boletín mensual, el cierre contable de fin de año | Decide antes dónde poner el trabajo que abarca dos periodos |
Agrupar por encargo
Sirve para el trabajo con un inicio y un fin claros. Si las personas que participan cambian según el cliente o el lugar de trabajo, esta es la opción natural. Como puedes cerrar el proyecto cuando termina, ves de un vistazo solo el trabajo que está en marcha.
Agrupar por área o equipo
Sirve para el trabajo de todos los días: pedidos de insumos a servicios generales, tareas de rutina en una tienda y otros trabajos que siempre hacen las mismas personas. Como no tiene fin, el contenido no deja de crecer. Ajusta la forma de verlo, por ejemplo ocultando lo terminado u ordenando por fecha límite.
Agrupar por periodo
Sirve para el trabajo que se repite cada año o cada mes. Abre el proyecto anterior y podrás hacer los mismos preparativos en el mismo orden.
Puedes combinarlas
En la práctica, pocos equipos se arreglan con una sola forma de agrupar. Una pequeña constructora, por ejemplo, puede agrupar las obras de cada cliente por encargo y el trabajo diario de la oficina por área. Mezclar formas no es un problema en sí. Lo importante es que, cuando llega un trabajo nuevo, nadie dude dónde ponerlo.
Tres errores frecuentes
1Dividir demasiado
Es cuando alguien crea un proyecto para una sola actividad. Una actividad se registra como tarea dentro de un proyecto. Como referencia, pregúntate si el proyecto tendrá diez tareas o más, o si durará varias semanas o más. Si no se cumple ninguna de las dos, pon el trabajo dentro de un proyecto que ya exista.
2Meter todo en un solo proyecto
Si el trabajo de todos va a un solo proyecto, a la gente le llegan notificaciones de cosas que no tienen nada que ver con ella. Incluso puede pasar que personas de fuera de la empresa vean información que no hacía falta mostrarles.
3Dividir por persona
Es cuando se divide por persona, como en «El proyecto de Tanaka». Cada vez que cambia el encargado, hay que mover las tareas a otro proyecto. De quién es el trabajo se indica con el responsable de la tarea, no con el proyecto (cómo elegir al responsable lo vemos en la parte 4: «Cómo definir responsables y fechas límite»).
Cómo nombrar los proyectos
- Que el nombre diga qué hay dentro: «Empresa A, folleto otoño 2026», «Sucursal Estación, remodelación»
- Usa siempre el mismo orden: si decides un orden, como cliente → contenido → fecha, los proyectos son más fáciles de encontrar en la lista
- No crees proyectos «Otros» o «Varios»: en una caja donde cabe cualquier cosa, pronto nadie sabe qué hay
Un ejemplo de lo que puede pasar
Un equipo tenía todo el trabajo de un cliente en un solo proyecto. Luego, otra área del mismo cliente empezó a enviar pedidos, y trabajos a cargo de distintas personas quedaron mezclados en el mismo lugar. Uno de los encargados recibía sin parar notificaciones que no tenían nada que ver con él.
Cuando separaron el trabajo en un proyecto por área, el problema de las notificaciones desapareció y se volvió más fácil ver cómo avanzaba cada una.
Cómo armarlo en GeckoFlag
En GeckoFlag, los miembros y los invitados solo pueden ver los proyectos en los que participan (los administradores pueden ver todos los proyectos). Así puedes llevar a la práctica, tal cual, la idea de «dividir según a quién se le muestra».
- En cada proyecto defines el nombre del proyecto, la descripción, el responsable del proyecto, las fechas de inicio y fin, y los miembros que participan
- La clave del proyecto (hasta cinco letras y números) va al principio de cada número de tarea. Por ejemplo, si defines la clave «SHOP», las tareas se numeran automáticamente como «SHOP-1», «SHOP-2», etc. Elige una clave corta que deje ver de un vistazo de qué trabajo se trata
- Puedes marcar como completados los proyectos que ya terminaron
- Puedes invitar a personas de fuera de la empresa como «invitados», solo a los proyectos en los que participan (lo vemos en la parte 7: «Cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresa»)
Puedes probar las pantallas reales en la demo.
Resumen
Agrupa el trabajo en proyectos según quién necesita verlo. Como regla básica, agrupa por encargo el trabajo con inicio y fin, por área el trabajo continuo y por periodo el trabajo que se repite. En la próxima parte vemos cómo escribir, dentro de un proyecto, tareas que se entiendan.
RelacionadoLas razones por las que una herramienta queda olvidada aunque se haya implantado, y lo que conviene decidir al principio, las vemos en la parte 5 de nuestra serie para principiantes «Tu primera herramienta de gestión de proyectos»: «Por qué una herramienta deja de usarse tras implantarla, y qué decidir primero»
SerieParte 2: «Cómo escribir tareas que se entiendan»