Serie: Consejos de gestión de tareas para equiposParte 2
Cómo escribir tareas que se entiendan: título, descripción y criterio de finalización
Sobre esta serie
«Consejos de gestión de tareas para equipos» es una serie de ocho partes, más un artículo extra, para equipos que acaban de empezar a usar una herramienta de gestión de tareas o de proyectos. Sirve para cualquier sector, y puedes leer las partes en el orden que quieras.
- ¿Cómo agrupar el trabajo?
- Cómo escribir tareas que se entiendanEste artículo
- ¿Hasta qué punto dividir las tareas?
- Cómo definir responsables y fechas límite
- Cómo responder a los comentarios
- ¿Cómo comunicar el avance?
- Cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresa
- Cómo cerrar las tareasPróximamente
Artículo extra: «Cómo escribir para que te entiendan compañeros que hablan otros idiomas» (próximamente)
Registras una tarea y la persona que la recibe te responde con preguntas. O el trabajo terminado no es lo que tenías en mente. Muchos de estos malentendidos se pueden evitar con la forma de escribir la tarea.
La causa suele ser que lo que quien pide da por sentado nunca llega a escribirse. Cuanto más obvio le parece algo a quien pide, más fácil es que quede fuera.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
En resumen: el título dice qué hacer; la descripción, por qué, qué y hasta dónde
El título sirve para revisar la lista; la descripción, para la persona que hace el trabajo. Si escribes cada uno para su función, los dos quedan más cortos y más fáciles de entender.
Cómo escribir el título
Escribe el título para que se distinga en la lista y muestre de un vistazo qué hay que hacer para terminar la tarea.
| Ejemplo poco claro | Mejor así | Por qué |
|---|---|---|
| Folleto | Hacer dos propuestas de folleto para el festival de otoño | No dice qué hay que hacer |
| Reservar el salón y conseguir el equipo | Reservar el salón / Conseguir el equipo (dividir en dos) | Una tarea tiene dos acciones |
| Revisión | Revisar los montos de la cotización | En la lista no se sabe qué hay que revisar |
| Lo de la reunión de la próxima semana, las correcciones al material que pidió el cliente, si se puede esta semana | Corregir la página 3 del material de la reunión | Los detalles van en la descripción, no en el título |
Hay cuatro puntos que conviene tener en cuenta.
- Empieza con un verbo que diga qué hacer
- Una acción por tarea
- No te quedes en «revisar» o «corregir»: di qué hay que revisar o qué hay que corregir
- Que sea corto, y deja los detalles para la descripción
Cuatro cosas que van en la descripción
1Propósito (por qué se hace)
Es el punto de apoyo de quien hace el trabajo cuando no sabe qué decidir. Si dice «para que los visitantes sepan dónde está el estacionamiento», esa persona puede decidir sola el tamaño y la posición del mapa.
2Qué hacer
Escribe los pasos concretos en una lista de viñetas. Si hay un orden, numéralos.
3Criterio de finalización (cuándo se da por terminada)
Es el punto que más se olvida y el más importante. «Hacer una propuesta de folleto» no dice si basta con un borrador o si hay que llegar a enviar el archivo a la imprenta. Escribe algo como «Terminada cuando haya dos propuestas en A4 a una cara, subidas a esta tarea en PDF».
4Materiales y referencias
Dónde están las fotos que hay que usar, el folleto anterior, los correos del cliente, etc. Así nadie tiene que buscarlos, y hay menos preguntas como «¿Cuál uso?».
Además, si la fecha límite tiene un motivo, agrégalo (lo vemos en la parte 4: «Cómo definir responsables y fechas límite»).
Un ejemplo
En la remodelación de una tienda, le piden a alguien que proponga cómo acomodar los estantes nuevos.
Título: Hacer propuestas de distribución para los estantes nuevos
[Propósito]
Después de la remodelación, queremos que desde la entrada se vea hasta el fondo de la tienda. Ahora los estantes cerca de la entrada son altos, y la gente no ve los productos del fondo.
[Qué hacer]
- Marcar en el plano la posición y la altura actuales de los estantes
- Pensar dos propuestas de distribución (la misma cantidad de estantes que ahora: 8)
[Criterio de finalización]
Terminada cuando haya fotos de las dos propuestas (pueden ser a mano) subidas a esta tarea. La versión en limpio será otra tarea, cuando se elija una propuesta.
[Materiales]
- Plano de la tienda: en la carpeta «Remodelación» de la unidad compartida
- Tabla de medidas de los estantes: foto adjunta
[Motivo de la fecha límite]
Queremos mostrar las propuestas en la reunión del 6 de noviembre con la empresa constructora.
Una plantilla que puedes usar tal cual
[Propósito]
[Qué hacer]
[Criterio de finalización]
[Materiales]
[Motivo de la fecha límite]
No hace falta llenar todos los puntos cada vez. Para una tarea pequeña, basta con «Qué hacer» y «Criterio de finalización».
Errores frecuentes
1No escribir lo que se acordó de palabra
Quien no estuvo en la reunión o en la llamada no sabe qué se decidió. Agrega lo que se decidió a la descripción o a un comentario.
2Una descripción demasiado larga
Si escribes toda la historia, las instrucciones importantes quedan enterradas. Deja la historia en los comentarios, y en la descripción escribe solo «qué necesito que hagas ahora».
3Cambiar la descripción sin avisar
Si el contenido cambia a mitad de camino y solo editas la descripción, quien está trabajando no se da cuenta. Cuando hagas un cambio grande, avisa también con un comentario.
4«Que quede bonito», «en lo posible»
Las palabras que cada persona entiende a su manera llevan a malentendidos. En lugar de «que llame la atención», escribe algo como «de un tamaño en que el nombre de la tienda se lea desde lejos»: usa números o ejemplos.
Un ejemplo de lo que puede pasar
Un equipo le pidió a una empresa colaboradora «corregir el banner», y la tarea no decía nada más. El banner volvió con todo el diseño cambiado. Lo único que el equipo quería corregir era una fecha.
Si el criterio de finalización hubiera dicho «Cambiar la fecha al 3 de noviembre. No cambiar nada más», no habría hecho falta ir y venir.
Cómo escribirlas en GeckoFlag
- El título de la tarea admite hasta 50 caracteres, así que se mantiene de forma natural en un largo fácil de leer en la lista
- La descripción usa texto enriquecido, así que puedes usar encabezados, viñetas y enlaces. Antes de publicar, puedes ver el resultado en una vista previa
- El tipo de tarea, la prioridad, el responsable, la fecha de inicio y la fecha de vencimiento tienen cada uno su propio campo. En la descripción, basta con escribir lo que los campos no cubren
- Si guardas la plantilla en la Wiki del proyecto, los miembros pueden copiarla y usarla cuando la necesiten
Puedes probar las pantallas reales en la demo.
Resumen
En el título, di en pocas palabras qué hay que hacer; en la descripción, escribe el propósito, qué hacer, el criterio de finalización y los materiales. Con solo escribir el criterio de finalización, el trabajo que hay que rehacer baja mucho. En la próxima parte vemos hasta qué punto conviene dividir las tareas.
SerieCómo dividir el trabajo en proyectos lo vemos en la parte 1: «¿Cómo agrupar el trabajo?»
SerieParte 3: «¿Hasta qué punto dividir las tareas?»
RelacionadoPor qué se pierden los pedidos hechos por chat o correo lo vemos en la parte 3 de nuestra serie para principiantes «Tu primera herramienta de gestión de proyectos»: «¿Por qué se pierden los pedidos por correo y chat?»