Serie: Consejos de gestión de tareas para equiposParte 5
Cómo responder a los comentarios: confirmar, preguntar y pedir cambios en pocas palabras
Sobre esta serie
«Consejos de gestión de tareas para equipos» es una serie de ocho partes, más un artículo extra, para equipos que acaban de empezar a usar una herramienta de gestión de tareas o de proyectos. Sirve para cualquier sector, y puedes leer las partes en el orden que quieras.
- ¿Cómo agrupar el trabajo?
- Cómo escribir tareas que se entiendan
- ¿Hasta qué punto dividir las tareas?
- Cómo definir responsables y fechas límite
- Cómo responder a los comentariosEste artículo
- ¿Cómo comunicar el avance?
- Cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresa
- Cómo cerrar las tareasPróximamente
Artículo extra: «Cómo escribir para que te entiendan compañeros que hablan otros idiomas» (próximamente)
En los comentarios de una tarea, los mensajes van y vienen una y otra vez. O no llega ninguna respuesta, y ni siquiera sabes si alguien lo leyó. Con un poco de cuidado al escribir, gran parte de esto se puede evitar.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
En resumen: la conclusión en la primera línea, el pedido en la última
Quien lee decide con la primera línea si el mensaje le concierne. Escribe primero la conclusión y al final lo que necesitas que la otra persona haga. En medio, pon solo lo necesario para decidir.
Cómo escribir en cada situación
Cuando confirmas que entendiste
Con solo «Ok», no se sabe qué entendiste ni qué vas a hacer y cuándo. Agrega tu siguiente paso.
| No tan bien | Mejor |
|---|---|
| Ok. | Entendido. El jueves por la mañana subo la primera propuesta. |
Para los avisos que no necesitan respuesta, basta con un breve «Visto». Si la herramienta tiene reacciones (responder con un emoji), úsalas.
Cuando haces una pregunta
- Si tienes varias preguntas, numéralas. Así la respuesta también puede ir por número: «1: …»
- Si puedes, ofrece opciones. «¿Vamos con A o con B?» es más fácil de responder que «¿Qué hacemos?»
- Indica para cuándo necesitas la respuesta
Cuando devuelves un trabajo (pides cambios)
- Indica exactamente qué cambiar: «el título de la página 2», «el número de teléfono de abajo a la derecha»
- Explica el motivo: si sabe por qué, la otra persona puede corregir sola los puntos parecidos
- Separa lo «obligatorio» de lo «deseable»: si todo tiene el mismo peso, la otra persona no sabe por dónde empezar
- Que la introducción sea breve: si acumulas frases para suavizar, el pedido importante queda enterrado. Si quieres mencionar lo que salió bien, basta con una línea
Cuando avisas que terminaste
Escribe qué terminaste, dónde está y si queda algo pendiente. Con solo «Listo», quien lo recibe tiene que buscar el entregable.
Plantillas que puedes usar tal cual
Reemplaza las partes marcadas con ___.
Confirmar
Entendido. ___ queda listo el ___ antes de las ___.
Preguntar
Tengo dos preguntas sobre ___.
- ¿___ es A o B?
- ¿Esta vez también necesitamos ___?
Si me puedes responder antes del ___, podemos seguir según lo previsto.
Pedir cambios
Ya lo revisé. Por favor, corrige estos dos puntos.
- (Obligatorio) Cambiar ___ de ___ por ___. Motivo: ___.
- (Si es posible) Hacer ___ un poco más grande.
Todo lo demás está bien así.
Avisar que terminaste
Terminé ___.
- Dónde está: ___
- Pendiente: nada (o ___)
¿Me ayudas a revisarlo, por favor?
Avisar un retraso
No voy a llegar con ___ a la fecha límite del ___.
Motivo: ___
Puedo tenerlo listo para el ___. También puedo enviarte primero solo ___. ¿Qué prefieres?
Tres reglas para escribir comentarios
1Deja claro quién tiene que leerlo
En un hilo de comentarios que ven varias personas, si no hay destinatario, nadie piensa que es para él. Escribe el nombre de la persona o elige a quién le llega la notificación.
2Indica si necesitas respuesta
Con solo escribir «No hace falta responder» o «Respóndeme antes del ___», se reduce el tiempo de espera.
3Un solo tema por tarea
Si empieza otro tema, crea una tarea nueva. Si se mezclan varias conversaciones en un mismo hilo de comentarios, después no se puede seguir lo que se decidió.
Cuando tienes que decir algo difícil
Retrasos, errores, un «no»: cuanto más difícil es decir algo, más larga suele ser la introducción. Escribe los hechos de forma breve y en este orden: qué pasó → cómo afecta → qué propones. Basta con una disculpa corta; usa ese espacio para explicar con detalle el siguiente paso.
Cuándo usar el chat
Las consultas rápidas se resuelven antes por chat. Pero lo que se decida en el chat, déjalo anotado en una línea en los comentarios de la tarea. Los mensajes del chat se van quedando atrás y después cuesta encontrarlos (lo vemos con detalle en el artículo de nuestra serie para principiantes «¿Por qué se pierden los pedidos por correo y chat?»).
Un ejemplo de lo que puede pasar
Un equipo pidió cambios en una sola frase: «Que todo quede un poco más luminoso, la letra más grande, y además las fotos…». Nadie sabía qué cambios eran obligatorios, y los mensajes fueron y vinieron tres veces. Desde que empezaron a numerar los pedidos y a separar lo «obligatorio» de lo «si es posible», más trabajos vuelven bien a la primera.
Cómo hacerlo en GeckoFlag
- Los comentarios se escriben con texto enriquecido, y puedes usar listas numeradas. Puedes ver una vista previa antes de publicar.
- Al publicar un comentario, puedes cambiar al mismo tiempo el estado, la prioridad y el responsable. Por ejemplo, mientras escribes el aviso de que terminaste, puedes poner el estado en «Pendiente de revisión» y devolverle la tarea a quien te la pidió.
- Cada vez que publicas, eliges a qué miembros les llega la notificación. Así decides en cada ocasión quién tiene que leerlo.
- Puedes reaccionar a los comentarios con 20 iconos distintos. Así hay menos respuestas que solo dicen «Visto».
- En pantalla se muestran los 3 comentarios más recientes, y los anteriores aparecen contraídos. Cuando en un hilo largo se llega a una decisión, es más fácil de leer si también la reflejas en la descripción de la tarea.
Puedes probar las pantallas reales en la demo.
Resumen
En los comentarios, escribe la conclusión en la primera línea y tu pedido en la última. Con solo agregar quién tiene que leerlo y si necesitas respuesta, se reducen las idas y vueltas. En la próxima parte vemos cómo definir los estados que sirven para comunicar el avance.
SerieConsulta también la parte 4: «Cómo definir responsables y fechas límite»
SerieSiguiente, parte 6: «¿Cómo comunicar el avance?»