Serie: Consejos de gestión de tareas para equiposParte 6
¿Cómo comunicar el avance? Cuántos estados usar y cuándo cambiarlos
Sobre esta serie
«Consejos de gestión de tareas para equipos» es una serie de ocho partes, más un artículo extra, para equipos que acaban de empezar a usar una herramienta de gestión de tareas o de proyectos. Sirve para cualquier sector, y puedes leer las partes en el orden que quieras.
- ¿Cómo agrupar el trabajo?
- Cómo escribir tareas que se entiendan
- ¿Hasta qué punto dividir las tareas?
- Cómo definir responsables y fechas límite
- Cómo responder a los comentarios
- ¿Cómo comunicar el avance?Este artículo
- Cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresa
- Cómo cerrar las tareasPróximamente
Artículo extra: «Cómo escribir para que te entiendan compañeros que hablan otros idiomas» (próximamente)
Basta con mirar la lista para saber cómo va el trabajo, sin tener que preguntar «¿Cómo va lo de…?». Para eso sirve el estado. Pero si hay demasiados estados o nadie los actualiza, terminan ocultando lo que de verdad está pasando.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
En resumen: empieza con 3 a 5 y decide quién los cambia y cuándo
Con los estados, más que la cantidad, importa que todos los usen con el mismo significado y los cambien a tiempo. Empieza con pocos y decide quién los cambia y cuándo. Así podrás ver cómo va el trabajo con solo mirar la lista.
Por qué empezar con pocos
Cuando hay muchos estados, cada persona elige uno distinto. Cambiarlos se vuelve una molestia y, con el tiempo, nadie los actualiza. Empieza con pocos. Si una y otra vez aparece una situación que quieres distinguir, agrega uno.
La forma básica
A la mayoría de los equipos les alcanza con estos cuatro.
- Sin empezar
- En curso
- Pendiente de revisión
- Terminado
El importante es «Pendiente de revisión». Es cuando el trabajo ya está hecho, pero falta que lo revise quien lo pidió. Si separas este estado, sabes en manos de quién está el trabajo ahora. Si queda «En curso» mientras espera la revisión, quien lo pidió cree que todavía se está trabajando, y todo se detiene.
Si vas a agregar uno, empieza por «En pausa». Sirve para separar lo que no pueden avanzar ustedes mismos, por ejemplo, cuando esperan la respuesta de un cliente. Cuando pongas algo en pausa, escribe en un comentario el motivo y cuándo lo vas a revisar de nuevo.
Ejemplos por tipo de trabajo
Los estados se adoptan más fácilmente si sus nombres coinciden con las palabras que ya se usan en ese trabajo.
| Trabajo | Ejemplos de estados |
|---|---|
| Atender pedidos internos (administración, etc.) | Recibido → En curso → Terminado |
| Preparar un evento | Sin empezar → Gestionando → Confirmado → Terminado |
| Producir material impreso | Sin empezar → En producción → Pendiente de corrección → Enviado a imprenta → Terminado |
| Pedidos de reparación en una constructora | Recibido → Presupuestando → Pendiente de obra → En obra → Terminado |
Quién los cambia y cuándo
Los estados dejan de reflejar la realidad cuando no está decidido quién los cambia.
- Pasa a «En curso» cuando el responsable empieza el trabajo
- Pasa a «Pendiente de revisión» cuando el responsable pide la revisión. En ese momento, asigna la tarea a quien la va a revisar, así queda claro quién tiene que actuar después
- Pasa a «Terminado»: ¿lo cambia quien lo pidió o el responsable? Decidan uno de los dos en el equipo
Cómo decidir cuándo algo está terminado lo explicamos en detalle en la parte 8.
Cómo escribir un informe de avance
Lo que el estado no puede decir por sí solo, compleméntalo con un comentario. En lugar de un porcentaje como «está terminado en un 70 %», se entiende mejor si escribes estas tres cosas.
Ejemplo de informe de avance
- Hecho: reservé el lugar e hice la lista de materiales
- Pendiente: pedir los materiales (faltan los presupuestos de 2 de las 3 empresas)
- Próximo paso: en cuanto lleguen los presupuestos, hago el pedido antes del jueves
Si no escribes solo lo hecho, sino también lo pendiente, los problemas aparecen antes.
Errores frecuentes
1Los estados dejan de coincidir con la realidad
Una vez por semana, aunque sea un rato corto, revisa la lista y ajusta los estados a la realidad. Si tienen una reunión periódica, lo más fácil es compartir la pantalla ahí.
2Se acumulan tareas «En curso»
Cada vez hay más tareas que siguen «En curso» aunque en realidad están detenidas. Pon «En pausa» las que esperan la respuesta de otra persona y cierra las que ya decidieron no hacer, escribiendo el motivo.
Un ejemplo de lo que puede pasar
Un equipo creó ocho estados, y cada persona usaba «Trabajando» y «Corrigiendo» de forma distinta, así que la lista ya no mostraba cómo iban las cosas. Los redujeron a cuatro y acordaron: «al pasar a Pendiente de revisión, se devuelve la tarea». Solo con eso, dejaron de olvidarse revisiones.
Cómo usar los estados en GeckoFlag
- Puedes elegir libremente el nombre y el color de los estados. Puedes tener hasta 10, más que suficiente para empezar con pocos.
- Hay un estado que cuenta como terminado, y las tareas que pasan a ese estado salen de «Mis tareas» del panel.
- En el tablero Kanban, puedes ver las tareas ordenadas por estado. En la PC, puedes cambiar el estado arrastrando una tarjeta, algo útil para la revisión semanal.
- Al publicar un comentario, puedes cambiar al mismo tiempo el estado y el responsable. «Pasar a Pendiente de revisión y devolver la tarea» se hace en un solo paso.
- Puedes filtrar la lista de tareas por estado.
Puedes probar las pantallas reales en la demo.
Resumen
Empieza con 3 a 5 estados e incluye «Pendiente de revisión» para saber en manos de quién está el trabajo. Decide quién los cambia y cuándo, y en los informes de avance escribe lo hecho, lo pendiente y el próximo paso. En la próxima parte veremos cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresa, como clientes o proveedores.
SerieConsulta también la parte 5: «Cómo responder a los comentarios»
SerieParte 8: «Cómo cerrar las tareas» (próximamente)