Serie: Consejos de gestión de tareas para equiposParte 4
Cómo definir responsables y fechas límite: basta de «entre todos» y «lo antes posible»
Sobre esta serie
«Consejos de gestión de tareas para equipos» es una serie de ocho partes, más un artículo extra, para equipos que acaban de empezar a usar una herramienta de gestión de tareas o de proyectos. Sirve para cualquier sector, y puedes leer las partes en el orden que quieras.
- ¿Cómo agrupar el trabajo?
- Cómo escribir tareas que se entiendan
- ¿Hasta qué punto dividir las tareas?
- Cómo definir responsables y fechas límiteEste artículo
- Cómo responder a los comentarios
- ¿Cómo comunicar el avance?
- Cómo escribir cuando trabajas con personas de fuera de la empresa
- Cómo cerrar las tareasPróximamente
Artículo extra: «Cómo escribir para que te entiendan compañeros que hablan otros idiomas» (próximamente)
Aunque dividas las tareas, si «quién» y «para cuándo» quedan en el aire, el trabajo no avanza. En una reunión se decide «Bueno, hagámoslo entre todos», y para la reunión siguiente nadie lo tocó todavía. Pasa en cualquier sector.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
En resumen: un solo responsable, y la fecha límite con su motivo
Elige a una persona que se encargue de la tarea hasta el final, y comunica la fecha límite junto con el motivo de esa fecha. Con solo estas dos cosas, casi desaparecen el «Pensé que lo estaba haciendo otra persona» y el «No sabía que era tan urgente».
Por qué un solo responsable
Cuando hay varios responsables, cada uno piensa que otro lo hará. Y si hay un retraso, nadie sabe a quién preguntar.
Pueden ayudar todas las personas que haga falta. Pero la persona que se encarga hasta el final tiene que ser una sola. Si el trabajo se reparte entre varios, divide la tarea en sí (cómo dividir las tareas lo vemos en la parte 3: «¿Hasta qué punto dividir las tareas?»).
Cómo elegir al responsable
- Lo decide quien pide, pero lo confirma con la persona: si pones a alguien como responsable sin avisarle, nace un trabajo que nadie aceptó. Basta con un mensaje corto para confirmar que puede encargarse.
- Si no se decide, por ahora se queda con quien pide: una tarea sin responsable no le llama la atención a nadie.
- Cambia el responsable antes de vacaciones o traslados: antes de salir de vacaciones, revisa las tareas que tienes asignadas y decide quién se encargará de ellas.
- Revisa con regularidad las tareas sin responsable: una vez por semana, busca las tareas que no tienen responsable.
Cómo definir la fecha límite
1Escribe una fecha
«La próxima semana» o «a fin de mes» significan cosas distintas para cada persona. Si «la próxima semana» es el viernes por la tarde o el domingo por la noche, solo lo sabe quien lo escribió. Escribe una fecha, como «viernes 23 de octubre», y agrega la hora si la hora importa.
2Agrega el motivo
Si dice «porque el 26 de octubre se entregan los archivos a la imprenta», el responsable también puede juzgar si la fecha se puede mover. Una fecha límite sin motivo se cumple con menos frecuencia.
3No adelantes la fecha límite a escondidas
Si das en secreto una fecha anterior al plazo real, tarde o temprano la otra persona se da cuenta, y ya nadie confía en ninguna fecha límite. Si quieres un margen, dilo con honestidad: «El plazo es el 26. Quiero tener tiempo para revisarlo, así que me ayudaría mucho tenerlo el 23».
4Define también la fecha de inicio
Con solo la fecha límite, no se sabe cuándo hay que empezar para llegar a tiempo. Si defines la fecha de inicio, notas antes el trabajo que «ya debería haber empezado y no empezó».
5Si ves que no llegas, avisa enseguida
La fecha límite se conversa en cuanto sabes que no vas a poder cumplirla. Si avisas la semana anterior, hay más opciones que si avisas el mismo día (cómo avisarlo lo vemos en la parte 5: «Cómo responder a los comentarios»).
Cómo reescribir «lo antes posible»
| Forma habitual | Cómo reescribirla |
|---|---|
| Lo antes posible | Si lo tengo mañana a las 3 de la tarde, llego a tiempo para la reunión de la tarde |
| Cuando puedas | Cualquier día de esta semana está bien. Pongo como fecha límite el viernes 23 de octubre |
| Urgente | Lo necesito hoy. Si se complica, avísame antes del mediodía |
| Cuando sea | No tiene fecha límite, pero cuéntame en algún momento de noviembre cómo va |
Hay trabajos que de verdad no tienen fecha límite. Aun así, si decides cuándo vas a revisar cómo va, no quedará olvidado.
Errores frecuentes: todo es «Prioridad: Alta»
La prioridad es el orden en comparación con los demás trabajos. Si todo es «Alta», nadie sabe por dónde empezar. Cuando subas una prioridad, di también qué puede esperar.
Un ejemplo de lo que puede pasar
En una reunión con un cliente se acordó «Nosotros también vamos a buscar fotos», y cada lado se quedó esperando noticias del otro. El día anterior a la entrega, se supo que nadie había buscado. Desde entonces, al final de cada reunión el equipo confirma «quién hace esto y para cuándo» y lo convierte en una tarea en el momento.
Cómo definirlos en GeckoFlag
- Cada tarea tiene un solo responsable. Si no lo tiene, aparece como «Sin asignar», así que las tareas sin responsable se ven de un vistazo.
- Puedes definir la fecha de inicio y la fecha de vencimiento. Si completas las dos, puedes ver el periodo en el diagrama de Gantt.
- En «Mis tareas» del panel, puedes ver las tareas sin terminar que tienes asignadas.
- Los administradores pueden ver el diagrama de Gantt de todos los proyectos y de todos los miembros. Sirve para ver si el trabajo se está cargando sobre ciertas personas.
- Puedes elegir libremente el nombre y el color de las prioridades (hasta 10).
Puedes probar las pantallas reales en la demo.
Resumen
Elige como responsable a una sola persona que se encargue hasta el final, y confírmalo con ella. Escribe la fecha límite como una fecha y agrega el motivo. En la próxima parte vemos cómo escribir los comentarios que se intercambian en una tarea.
SerieConsulta también la parte 3: «¿Hasta qué punto dividir las tareas?»
SerieSiguiente, parte 5: «Cómo responder a los comentarios»
RelacionadoSi un equipo pequeño necesita una herramienta lo vemos en la parte 4 de nuestra serie para principiantes «Tu primera herramienta de gestión de proyectos»: «¿De verdad la necesita un equipo pequeño?»