¿De verdad la necesita un equipo pequeño? Tres preguntas para que un equipo de dos a cinco personas decida si le hace falta una herramienta

«Somos solo tres, podemos preguntarnos y ya». Es una frase que se oye mucho en los equipos pequeños. Y en muchos casos, funciona.

Este artículo analiza si un equipo pequeño de verdad necesita una herramienta de gestión de proyectos. También decimos con honestidad cuándo no la necesita.

Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.

Los equipos pequeños a menudo se arreglan bien sin una

Digámoslo primero: un equipo de dos o tres personas muchas veces funciona perfectamente sin herramienta.

• Todos ven el panorama completo: sin preguntar, sabes más o menos quién está haciendo qué.
• Basta con una palabra: si están cerca, una consulta se resuelve con una frase.
• Las decisiones son rápidas: si quieres cambiar la forma de trabajar, pueden hablarlo y decidir en el momento.

En esta serie usamos como ejemplo a cinco personas que preparan una feria. Incluso con cinco hubo problemas: andar preguntando cómo iba todo y pedidos que se perdían.

¿Y si fueran tres? Con menos gente hay menos que preguntar. Un pedido hecho en el chat quizá se recuerde antes de que se pierda.

Ser un equipo pequeño ya es una verdadera ventaja. No hace falta obligarse a usar una herramienta y sumar trabajo.

Cuatro situaciones difíciles justamente por ser pocos

Aun así, los equipos pequeños tienen problemas que vienen de ser pequeños. Son problemas que en los equipos grandes quedan ocultos.

1Si falta una persona, el trabajo se detiene

En un equipo pequeño, cada trabajo suele estar a cargo de una sola persona. No hay nadie que la reemplace.

Si esa persona se enferma unos días, el trabajo se detiene y nadie sabe siquiera hasta dónde había avanzado. En un equipo de cinco, una ausencia es la quinta parte del equipo. En uno de tres, es la tercera parte.

SeñalTe llaman por temas de trabajo incluso en tu día libre.

2Cada persona cumple varios roles y tiene mucho que recordar

En un equipo pequeño, una misma persona se encarga de ventas, administración y los preparativos de la feria. Cada persona suele llevar muchas más tareas que alguien en un equipo grande.

Todo eso tiene que guardarse en la cabeza y en la agenda.

Señal«Ay, me olvidé de eso» pasa varias veces por semana.

3Cómo se hace el trabajo recurrente solo lo sabe una persona

Ferias, cierres de año, tarjetas de fin de año. Los pasos del trabajo que se repite cada año o cada vez suelen quedar en la memoria de quien lo hizo, no en un registro.

Como en la escena del principio, cuando esa persona se va o el trabajo cambia de manos, hay que averiguar todo desde cero. Cuanto más pequeño es el equipo, mayor es la parte del conocimiento que tiene una sola persona.

SeñalIncluso para el mismo trabajo del año pasado, empiezas con «¿Cómo lo hicimos el año pasado?».

4Cuando entran personas externas, el equipo ya no es pequeño

La empresa puede tener tres personas, pero en los preparativos de la feria también participan una diseñadora, una imprenta, la empresa que monta el stand y personal temporal. Si cuentas a todas las personas con las que tratas, pueden ser más de diez.

Una palabra rápida solo funciona entre las tres personas de la empresa. Con personas externas hay más idas y vueltas por correo y teléfono, y el problema de los «pedidos que se pierden» de la parte 3 de esta serie se vuelve más probable.

SeñalLes explicas lo mismo una y otra vez a las personas externas.

Decide con tres preguntas, no por la cantidad de personas

Como muestran estas cuatro situaciones, la cantidad de personas por sí sola no decide si necesitas una herramienta. Estas tres preguntas facilitan la decisión.

1Si alguien faltara una semana, ¿se detendría algún trabajo?

Si es así, el historial de ese trabajo debería quedar en un lugar que otras personas también puedan leer.

2¿Repiten el mismo trabajo cada año o cada vez?

Si es así, registrar cómo lo hicieron esta vez evita tener que averiguarlo todo de nuevo la próxima.

3¿Trabajan en algo junto con personas externas?

Si es así, poder ver los pedidos y su historial en el mismo lugar que las personas externas ahorra muchas explicaciones.

Cómo leer las respuestas

Si las tres respuestas son «no», probablemente por ahora no tendrás problemas sin herramienta. Sigan trabajando hablando entre ustedes.

Si aunque sea una respuesta es «sí», vale la pena pensar en llevar al menos ese trabajo a una herramienta. Esto vale tanto para dos personas como para tres.

Mientras haya pocas personas y pocas filas, una hoja de Excel puede ser suficiente. Cuándo un equipo puede quedarse con la hoja se explica en la parte 2 de esta serie.

Si un equipo pequeño empieza, que empiece en pequeño

Cuando un equipo pequeño adopta una herramienta, lo importante es no pasar todo el trabajo de una sola vez.

• Empieza con un solo trabajo: por ejemplo, pon en la herramienta solo los preparativos de la próxima feria. Las tareas pequeñas del día a día pueden quedar como están.
• Usa solo tres estados: «sin empezar», «en curso» y «terminado». Las categorías más finas pueden esperar a que se acostumbren.
• Decide quién escribe: con tres personas, lo ideal es que todos escriban. Si eso es difícil, empieza con una persona que registre y las demás que solo miren.
• Guarda el trabajo terminado en vez de borrarlo: las tareas terminadas y el registro de sus idas y vueltas se convierten en el plan para la próxima vez. Esta es la respuesta a la pregunta 2.

Adoptar una herramienta y que termine sin usarse pasa sin importar el tamaño del equipo.

SerieQué decidir al empezar lo vemos en detalle en la parte 5: «Por qué una herramienta deja de usarse tras implantarla, y qué decidir primero»

Qué debe revisar un equipo pequeño al elegir una herramienta

Cuando un equipo pequeño elige una herramienta, tiene que fijarse en cosas distintas que un equipo grande.

Cómo se cobra

Las herramientas se cobran de varias formas.

• Cuota mensual por persona: el precio mensual sube cada vez que se suma una persona.
• Cuota mensual fija: el precio mensual está fijado por rangos de tamaño del equipo.
• Pago único: pagas una vez al principio, sin cuota mensual.
• Plan gratuito: se usa gratis, pero suele haber límites de personas o funciones, y al superarlos pasas a un plan de pago.

Para un equipo pequeño, cualquiera de estas formas puede parecer barata al mes. Pero una herramienta se usa durante años. Comparar cuánto cuesta en tres años hace más fácil ver las diferencias.

Cómo se trata a las personas externas

Si respondiste «sí» a la pregunta 3, revisa cómo puedes invitar a personas externas. ¿Cuentan como usuarios de pago? ¿Puedes limitar lo que ven? Cada herramienta lo resuelve de forma distinta.

Cuántas funciones tiene

Una herramienta con muchas funciones puede hacer mucho, pero también trae más configuración y más cosas que aprender. En un equipo pequeño, poca gente tiene tiempo para configurar una herramienta.

Para un equipo pequeño, te recomendamos comprobar «¿todos pueden empezar a usarla sin explicación?» antes de contar funciones.

SerieCómo elegir, de principio a fin, lo vemos en detalle en la parte 6: «Qué mirar al elegir tu primera herramienta»

Resumen

Un equipo de dos o tres personas muchas veces funciona bien sin herramienta. Ser pequeño ya es una ventaja.

Aun así, hay situaciones difíciles justamente por ser pocos. Para decidir si necesitas una herramienta, piensa en estas tres preguntas en lugar de la cantidad de personas:

• Si alguien faltara una semana, ¿se detendría algún trabajo?
• ¿Repiten el mismo trabajo cada año o cada vez?
• ¿Trabajan en algo junto con personas externas?

Si aunque sea una respuesta es «sí», vale la pena pensar en llevar al menos ese trabajo a una herramienta. Si empiezas, empieza en pequeño, con un solo trabajo.

Si quieres probar una

Si estás pensando «quizá podríamos probar con un solo trabajo», aquí tienes una opción: GeckoFlag, la herramienta que usamos en la pantalla de ejemplo de este artículo.

• Puedes ver las pantallas antes de comprar: hay una demo pública.
• El precio no depende del tamaño del equipo: pago único de $30, sin cuota mensual. Sumar personas más adelante no cuesta nada extra. El costo del servidor se paga aparte. Consulta los detalles en la página de precios.
• Puedes invitar a personas externas como invitados: los invitados solo ven los proyectos en los que participan.
• El trabajo terminado se conserva: mientras no borres un proyecto, sus tareas y el registro de sus idas y vueltas se mantienen tal como están. Puedes consultarlos al planificar la próxima feria.
• Poco que configurar: una vez instalada, puedes empezar creando un proyecto y agregando tareas. Por otro lado, no es adecuada para equipos que quieren personalizar todo al detalle.
• Se instala siguiendo las indicaciones en pantalla: subes los archivos a tu servidor y completas los pasos que te va mostrando el navegador. No hace falta usar la línea de comandos. Los pasos están en la página Instalación del manual.

Si la web de tu empresa ya está en un hosting compartido, es posible que puedas instalarla ahí. Lo que se necesita está en la página Requisitos del sistema del manual.

Nota: si tu empresa ya tiene su propio dominio, la mayoría de los hostings compartidos permiten crear un subdominio como «geckoflag.tuempresa.com» e instalarla ahí. En ese caso, no hace falta contratar un dominio nuevo.

Empieza por la demo y prueba a crear un trabajo recurrente como proyecto.