¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos? Qué cambia en el trabajo cuando tienes una, explicado de forma sencilla

Escenas así ocurren en cualquier sector, siempre que varias personas trabajan en lo mismo. Una herramienta de gestión de proyectos sirve para reducir ese «ir preguntando».

Este artículo no trata de qué herramientas existen, sino de qué cambia en tu trabajo cuando usas una. Usaremos la menor cantidad posible de términos técnicos.

Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.

Una herramienta de gestión de proyectos, en una frase

Una herramienta de gestión de proyectos es un lugar donde todo el equipo puede ver quién hace qué, para cuándo y cómo va ahora mismo.

«Proyecto» puede sonar a algo grande, pero aquí significa simplemente «un trabajo con principio y fin en el que participan varias personas». Exponer en una feria, rehacer el folleto de la empresa, renovar una tienda o contratar a alguien nuevo: todo eso cuenta.

Este tipo de trabajo es un conjunto de pequeñas tareas. En una feria, por ejemplo: hacer el folleto, alquilar el equipo, enviar las invitaciones, decidir quién atiende el stand ese día.

La herramienta registra esas tareas una por una, añade a cada una la persona responsable y la fecha límite, y las coloca donde todos pueden verlas. En esencia, eso es todo.

Lo que pasa en los equipos que no tienen una

En los equipos sin herramienta se repiten una y otra vez los mismos cuatro problemas. Veámoslos con el ejemplo de la feria.

Nadie sabe cuál es la hoja más reciente

Se crea la lista de tareas en Excel y se envía como archivo adjunto por correo. Es una forma habitual de empezar.

Unos días después, cada persona tiene su propia «Lista_feria_corregida», «Lista_feria_final» y «Lista_feria_final (2)». Ya nadie sabe cuál es la correcta.

SerieLo vemos en detalle en la parte 2: «¿Dónde llega a su límite una hoja de control en Excel?»

Los pedidos se pierden

Escribes en el chat: «¿Me pasas la lista de destinatarios de las invitaciones antes del viernes?». La respuesta: «Entendido».

Luego vienen unos treinta mensajes sobre otros temas y el pedido queda muy arriba, fuera de la vista. El viernes por la tarde, quien suele acordarse es la persona que lo pidió.

SerieLo vemos en detalle en la parte 3: «¿Por qué se pierden los pedidos por correo y chat?»

Si alguien falta, todo se detiene

La persona encargada del equipo para el stand se enferma y falta unos días. ¿Hasta dónde llegó con el proveedor? ¿Ya llegó el presupuesto? El historial solo está en su bandeja de entrada y en su cabeza.

El resto tiene que llamar al proveedor y volver a preguntar todo desde el principio.

Para saber cómo va todo, hay que ir preguntando

Es la escena del principio. Quien coordina tiene que hablar con cada persona para saber cómo avanza todo. Y a quien le preguntan tiene que dejar lo que está haciendo para responder.

El tiempo que debería ir a hacer avanzar el trabajo se va en comprobar cómo va.

Cuatro cosas que cambian con una herramienta

Así cambian esos cuatro problemas cuando tienes una herramienta.

1Todas las tareas están en un solo lugar

Hay una sola lista y está dentro de la herramienta. Cuando alguien la modifica, cambia al instante la lista que ven todos.

La pregunta «¿cuál es la versión más reciente?» simplemente desaparece.

2Queda claro quién se encarga y para cuándo

Cada tarea tiene un campo para la persona responsable y otro para la fecha límite.

Los pedidos no se pierden en el hilo de la conversación. Permanecen en la lista hasta que se terminan. Se olvidan menos cosas después de un «Entendido».

3El historial queda registrado

Los avances se anotan en cada tarea: «Pedí presupuesto al proveedor», «Ya tenemos el precio», «Esperando la aprobación de mi jefe».

Aunque la persona responsable falte, cualquiera puede abrir esa tarea y ver hasta dónde ha llegado.

4Se ve cómo va todo sin preguntar

Cada tarea tiene un estado, como «sin empezar», «en curso» o «terminada».

Quien coordina puede ver lo que está atascado con solo mirar la lista. Lo único que queda por preguntar es por qué está atascado.

Solo hay tres piezas básicas

Cada herramienta se ve distinta, pero las piezas básicas son las mismas, y son solo tres.

Los nombres cambian según la herramienta. «Tarea», «incidencia» y «ticket» significan lo mismo: «una tarea».

Muchas herramientas también tienen pantallas como un tablero o un cronograma (diagrama de Gantt). No son piezas aparte. Muestran las mismas tareas, agrupadas por estado o colocadas a lo largo de una línea de tiempo.

Al principio, con la lista basta.

Lo que una herramienta no hace por ti

Una herramienta no termina el trabajo solo por instalarla. Para no esperar de más, aquí va primero lo que no puede hacer.

• Alguien tiene que registrar las cosas: el trabajo que no se registra tampoco lo ve la herramienta.
• Hacen falta algunas reglas: sin un acuerdo como «los pedidos siempre se registran en la herramienta», todo acaba duplicado en la herramienta y en la hoja o el chat, y el trabajo hasta aumenta.
• El trabajo en sí no se hace más rápido: lo que se reduce es el tiempo de buscar y de comprobar.
• Hay equipos que no la necesitan: si son dos o tres personas que se ven todos los días y hay pocas tareas, a veces basta con papel o una pizarra.

SerieLo vemos en detalle en la parte 4: «¿De verdad la necesita un equipo pequeño?» y en la parte 5: «Por qué una herramienta deja de usarse tras implantarla, y qué decidir primero»

No hace falta dejar el chat ni las hojas

Tener una herramienta no significa dejar de usar el chat. Las consultas y las charlas pueden seguir en el chat como siempre.

Solo pasa a la herramienta «lo que se ha decidido» y «lo que se ha pedido». Esa división es la forma más sencilla de empezar.

Resumen

Una herramienta de gestión de proyectos es un lugar donde todos pueden ver quién hace qué, para cuándo y cómo va ahora mismo. Con una, cambian cuatro cosas:

• Todas las tareas están en un solo lugar y ya nadie busca la última versión
• Queda claro quién se encarga y para cuándo, y los pedidos se pierden menos
• El historial queda registrado y se puede retomar el trabajo aunque alguien falte
• Se ve cómo va todo sin ir preguntando

No hace falta aprender funciones complicadas. Crear una caja para el trabajo, registrar las tareas y actualizar su estado: con esos tres pasos ya puedes empezar.

Si quieres probar una

Si piensas «esto podría servirnos», aquí tienes una opción: GeckoFlag, la herramienta de la pantalla de ejemplo de este artículo.

• Puedes ver las pantallas antes de comprar: hay una demo pública.
• Se instala siguiendo las indicaciones en pantalla: subes los archivos a tu servidor y completas los pasos que te va mostrando el navegador. No hace falta usar la línea de comandos. Los pasos están en la página Instalación del manual.
• Pago único de $30: no hay cuota mensual y sumar personas no cuesta nada extra. El costo del servidor se paga aparte. Consulta los detalles en la página de precios.

Si la web de tu empresa ya está en un hosting compartido, es posible que puedas instalarla ahí. Lo que se necesita está en la página Requisitos del sistema del manual.

Nota: si tu empresa ya tiene su propio dominio, la mayoría de los hostings compartidos permiten crear un subdominio como «geckoflag.tuempresa.com» e instalarla ahí. En ese caso, no hace falta contratar un dominio nuevo.

Empieza por la demo y prueba a registrar una primera tarea.