Serie: Tu primera herramienta de gestión de proyectosParte 5
Por qué una herramienta deja de usarse tras implantarla, y qué decidir primero: cinco razones y cinco acuerdos antes de empezar
Sobre esta serie
«Tu primera herramienta de gestión de proyectos» es una serie de seis partes para quienes nunca han usado una. Puedes leerlas en el orden que quieras.
- ¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos? Qué cambia cuando tienes una
- ¿Dónde llega a su límite una hoja de control en Excel?
- ¿Por qué se pierden los pedidos por correo y chat?
- ¿De verdad la necesita un equipo pequeño?
- Por qué una herramienta deja de usarse tras implantarla, y qué decidir primeroEste artículo
- Qué mirar al elegir tu primera herramienta
Para preparar la feria, el equipo adoptó una herramienta de gestión de proyectos. Las primeras dos semanas, las cinco personas registraron sus tareas y actualizaban los estados con cuidado.
En la tercera semana, se encadenan días de mucho trabajo. Una por una, las personas dejan de actualizar los estados.
Un mes después, empiezan a oírse conversaciones como «¿Lo pusiste en la herramienta?» «No, lo mandé por chat».
Dos meses después, nadie recuerda cuándo abrió la herramienta por última vez.
Adoptar una herramienta y que termine sin usarse es un fracaso muy común.
En este artículo explicamos por qué las herramientas dejan de usarse y qué conviene decidir antes de adoptarlas para evitarlo.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
Que deje de usarse es algo habitual
Que una herramienta deje de usarse no significa que alguien haya sido flojo. Tampoco significa necesariamente que la herramienta sea mala.
El chat y las hojas de Excel son herramientas que usamos desde hace años y que conocemos bien. Una herramienta nueva cuesta un poco de esfuerzo hasta acostumbrarse. Si ese esfuerzo coincide con una época de mucho trabajo, la gente vuelve a lo conocido. Es algo natural.
En la mayoría de los casos, la causa no es la herramienta en sí, sino la forma de adoptarla. Con solo acordar unas cuantas cosas en equipo antes de empezar, el resultado cambia mucho.
Cinco razones por las que una herramienta deja de usarse
Hasta que una herramienta deja de usarse, el camino suele ser muy parecido. Estas son las cinco razones.
1No se decidió qué registrar
Si empiezas con «escriban todo en la herramienta», cada persona registra cosas distintas.
Alguien registra hasta los encargos de cinco minutos, y otra persona solo los trabajos grandes. Aunque mires la lista, no ves el trabajo del equipo en conjunto.
SeñalHay mucha diferencia entre quienes registran mucho y quienes registran poco.
2Se duplica con el chat y la hoja de cálculo
Aunque llegue la herramienta, se siguen haciendo pedidos por chat y actualizando la hoja de Excel. Escribir lo mismo en dos lugares es el doble de trabajo.
Además, cuando los dos lugares no coinciden, surge el «¿cuál es el correcto?». Lo que sobrevive es lo conocido, lo que cuesta menos.
SeñalPor chat se pide: «Ponlo también en la herramienta, por favor».
3No se actualiza, así que no es confiable
Una tarea lleva semanas en «en curso». En realidad, ya está terminada. Cuando esto pasa varias veces, la lista deja de ser confiable.
Nadie mira una lista en la que no confía. Nadie actualiza una lista que nadie mira. Así empieza el círculo que termina con la herramienta en desuso.
SeñalDespués de mirar la lista, igual terminas preguntándole a la persona.
4Se configura demasiado al principio
Diez niveles de estado. Veinte campos para completar. Si al principio te entusiasmas y lo configuras todo, cada vez que registras algo hay más campos que te hacen dudar.
Si registrar una tarea lleva tres minutos, pedirlo por chat es más rápido.
SeñalAl registrar algo, te detienes: «¿Qué iba en este campo?».
5Quien coordina no mira la herramienta
Al equipo se le pide usar la herramienta, pero quien coordina el trabajo, o el jefe, sigue preguntando cómo va todo por chat o de palabra.
Entonces el equipo ya no tiene motivos para actualizar la herramienta. Basta con responder cuando le preguntan.
SeñalTu jefe te pregunta por chat: «¿Cómo va eso?».
Cinco cosas para decidir antes de adoptarla
Cada una de las cinco razones tiene un acuerdo que la contrarresta. Antes de adoptar la herramienta, conversen en equipo y decídanlos.
1Dónde trazar la línea de lo que se registra
Decide qué se registra y qué no. Por ejemplo, una línea así:
- Todo lo que le pides a otra persona se registra siempre
- Lo que haces por tu cuenta se registra solo si lleva medio día o más
- Los encargos de cinco minutos no se registran
2Acordar que «lo correcto es lo que dice la herramienta»
Para los pedidos y las decisiones, lo correcto es lo que está escrito en la herramienta. Las consultas y las charlas pueden seguir en el chat como siempre.
Si te piden algo por chat, tú mismo lo registras en la herramienta. Es la separación entre «el lugar para conversar» y «el lugar para pedir» que vimos en la parte 3 de esta serie.
En la hoja de Excel, tampoco se actualiza lo que ya se pasó a la herramienta. No escribir en dos lugares es lo más importante.
3Cuándo actualizar
«Actualizar seguido» siempre se cae cuando hay mucho trabajo. Define momentos concretos.
- Cambiar a «en curso» al empezar y a «terminado» al terminar
- Una vez por semana, revisar la lista entre todos (por ejemplo, diez minutos el lunes por la mañana)
Con la revisión semanal se detectan las tareas detenidas o las que alguien olvidó actualizar.
4Empezar en pequeño
Empieza con tres estados: «sin empezar», «en curso» y «terminado». En cuanto a los campos, alcanza con la tarea, el responsable y la fecha límite.
Limita también el trabajo a uno solo al principio. Si algo hace falta, lo agregas en ese momento. Cómo puede empezar un equipo pequeño también se explica en la parte 4.
5Quien coordina mira primero la herramienta
Quien coordina el trabajo, o el jefe, revisa el avance en la herramienta antes de preguntar. Y cuando pregunta, parte de la herramienta: «La tarea X de la herramienta está detenida, ¿qué la frena?».
Cuando el equipo ve que quien coordina mira la herramienta, también empieza a actualizarla.
Plantilla del acuerdo
Si juntas los cinco acuerdos como un compromiso del equipo, queda así. Cópialo tal cual y ajústalo a tu equipo.
Nuestro acuerdo para usar la herramienta
- Lo que le pedimos a otra persona y lo que lleva medio día o más se registra en la herramienta
- Para pedidos y decisiones, lo correcto es lo que está escrito en la herramienta
- Al empezar se cambia a «en curso», y al terminar a «terminado»
- Todos los lunes por la mañana, revisamos la lista entre todos durante diez minutos
- El avance se revisa primero en la herramienta, antes de preguntar
Cómo llevar el primer mes
Que una herramienta se quede o no se decide casi siempre en el primer mes. Con la preparación de la feria como ejemplo, este es un plan semana a semana.
- Semana 1: registrar: acuerden las reglas y registren entre todos las tareas de la preparación de la feria. El responsable y la fecha límite también se cargan esta semana.
- Semana 2: acostumbrarse a actualizar: «en curso» al empezar, «terminado» al terminar. Si quien coordina nota que alguien olvidó actualizar, se lo menciona sin reproches.
- Semana 3: mantener la revisión: hay más trabajo y las actualizaciones tienden a frenarse. Pase lo que pase, respeten la revisión del lunes.
- Semana 4: mirar hacia atrás: tras un mes de uso, cada persona comparte lo que le resultó incómodo. Decidan si cambian el acuerdo, agregan campos o quitan alguno.
No se salten la revisión de la semana 4. Lo incómodo que se deja sin resolver es justo por donde la herramienta empieza a abandonarse. En cambio, una herramienta que ajustaron ustedes mismos se vuelve su propia herramienta.
Si aun así no se usa
Acordaron las reglas, lo mantuvieron un mes y la herramienta sigue sin usarse. En ese caso, revisa en este orden.
- Reducir el acuerdo: las reglas que no se cumplen casi siempre son demasiadas o demasiado detalladas. Está bien reducirlo a «solo registrar lo que le pedimos a otra persona».
- Cambiar el trabajo que se pone: quizá el primer trabajo elegido era demasiado corto o lo podía resolver una sola persona, y no encajaba con la herramienta. Prueben de nuevo con un trabajo donde haya muchos traspasos entre personas.
- Preguntarse si la herramienta es la adecuada: las pantallas son difíciles de entender, registrar cuesta demasiado o hay tantas funciones que uno se pierde. Si las razones son esas, cambiar de herramienta es una opción razonable.
Cambiar de herramienta no es un fracaso. Después de probar una, deberías tener mucho más claro qué necesita tu equipo.
SerieQué mirar al elegir la próxima vez lo vemos en detalle en la parte 6: «Qué mirar al elegir tu primera herramienta»
Resumen
La mayoría de las veces, una herramienta deja de usarse no por la herramienta en sí, sino por la forma en que se adoptó. Estas son las cinco razones:
- No se decidió qué registrar
- Se duplica con el chat y la hoja de cálculo
- No se actualiza, así que no es confiable
- Se configura demasiado al principio
- Quien coordina no mira la herramienta
Antes de adoptarla, acuerden en equipo cinco cosas: dónde trazar la línea de lo que se registra, que lo correcto es lo que dice la herramienta, cuándo actualizar, empezar en pequeño y que quien coordina mire primero la herramienta. Así, las posibilidades de que se quede aumentan mucho.
Y al final del primer mes, no dejen de tomarse un tiempo para mirar hacia atrás.
Si quieres probar una
Si estás pensando «si es para empezar en pequeño, podríamos probar», aquí tienes una opción: GeckoFlag, la herramienta que usamos en la pantalla de ejemplo de este artículo.
- Puedes ver las pantallas antes de comprar: hay una demo pública.
- No hace falta configurarlo todo antes: una vez instalada, puedes empezar creando un proyecto y agregando tareas. Un administrador puede agregar estados y tipos de tarea y cambiarles el nombre (hasta 10 de cada uno).
- Ves tus propias tareas de un vistazo: el panel principal muestra las tareas que tienes asignadas.
- Sin cuota mensual, aunque la uses por años: pago único de $30. Sumar personas no cuesta nada extra. El costo del servidor se paga aparte. Consulta los detalles en la página de precios.
- Se instala siguiendo las indicaciones en pantalla: subes los archivos a tu servidor y completas los pasos que te va mostrando el navegador. No hace falta usar la línea de comandos. Los pasos están en la página Instalación del manual.
Por otro lado, no es adecuada para equipos que quieren personalizar todo al detalle. No tiene funciones para agregar campos propios ni para definir flujos de trabajo detallados.
Si la web de tu empresa ya está en un hosting compartido, es posible que puedas instalarla ahí. Lo que se necesita está en la página Requisitos del sistema del manual.
Nota: si tu empresa ya tiene su propio dominio, la mayoría de los hostings compartidos permiten crear un subdominio como «geckoflag.tuempresa.com» e instalarla ahí. En ese caso, no hace falta contratar un dominio nuevo.
En la demo, registra una tarea y cámbiale el estado. Así te harás una idea de cuánto esfuerzo lleva actualizar.