Serie: Tu primera herramienta de gestión de proyectosParte 2
¿Dónde llega a su límite una hoja de control en Excel? Cuándo basta con la hoja y las señales de que toca pasar a una herramienta
Sobre esta serie
«Tu primera herramienta de gestión de proyectos» es una serie de seis partes para quienes nunca han usado una. Puedes leerlas en el orden que quieras.
- ¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos? Qué cambia cuando tienes una
- ¿Dónde llega a su límite una hoja de control en Excel?Este artículo
- ¿Por qué se pierden los pedidos por correo y chat?
- ¿De verdad la necesita un equipo pequeño?
- Por qué una herramienta deja de usarse tras implantarla, y qué decidir primero
- Qué mirar al elegir tu primera herramienta
La lista de preparación de la feria es una hoja de Excel que comparten cinco personas. Cada tarea ocupa una fila, con columnas para la persona responsable, la fecha límite y el estado.
En el extremo derecho hay una columna de «Observaciones». Al principio tenía notas cortas como «Presupuesto solicitado». Ahora se acumulan mensajes con fecha, línea tras línea, tan largos que hay que ensanchar la celda para leerlos.
Y ya nadie lee las observaciones.
Las hojas de Excel y de cálculo se usan como lista de trabajo en muchísimas empresas. Este artículo explica dónde están los límites de una hoja y qué señales indican que es momento de pasar a una herramienta. También contamos en qué casos basta con la hoja.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
Una hoja de control en Excel es una buena herramienta
Digámoslo primero: como herramienta para llevar una lista de trabajo, una hoja de Excel está muy bien pensada.
- Se empieza al instante: no hay que contratar ni aprender nada nuevo.
- Cualquiera puede usarla: casi todo el mundo sabe al menos escribir en ella y ordenarla.
- Se adapta a tu gusto: añadir columnas, poner colores, todo como quieras.
Es lógico que tantos equipos empiecen con una hoja. Los problemas aparecen más adelante, cuando hay más personas y más filas, y el trabajo se alarga.
Compartir la hoja resuelve casi por completo el problema de la última versión
En la parte 1 de esta serie contamos lo que pasa cuando una hoja circula como adjunto por correo: se acumulan archivos como «Lista_feria_final (2)» y nadie sabe cuál es el bueno.
Compartir la hoja resuelve buena parte de esto. Con Google Sheets o con Excel de Microsoft 365, todos abren y editan un único archivo.
Como solo hay un archivo, cualquier cambio aparece en la pantalla de todos. Nadie tiene que volver a adjuntarlo en un correo.
Si todavía la envías como adjunto, solo con pasar a un archivo compartido el trabajo será mucho más fácil.
Aun así, hay problemas que siguen ahí aunque la compartas. Los vemos en el siguiente apartado.
Cinco límites que siguen ahí aunque compartas la hoja
Una hoja es buena para mostrar «cómo están las cosas ahora». Lo que se le da mal es el ir y venir de mensajes que llevó hasta ahí y avisar a las personas. Estos son los cinco límites que siguen ahí aunque compartas la hoja.
1No hay dónde guardar el historial
En una fila solo cabe el estado actual. El historial —«pedimos presupuesto al proveedor», «llegó el precio», «pendiente de que lo revise la jefa»— acaba apretado en la columna de observaciones o repartido entre el correo y el chat.
Las observaciones interminables de la escena inicial son una muestra de este límite.
SeñalLa columna de observaciones ya es demasiado larga para leerla. Para saber qué pasó, hay que rebuscar en el correo y el chat.
2Cada uno escribe a su manera
En la columna de estado se mezclan «Hecho», «Terminado», «OK» y «✓». En la de fecha límite aparecen «20/10», «la semana que viene» y «por definir».
Si cada uno escribe a su manera, al filtrar «solo lo que no está terminado» se escapan tareas.
SeñalNo te fías del resultado de un filtro o de una ordenación. Tienes que volver a explicar una y otra vez cómo rellenar la hoja.
3Poner un nombre en la columna «Responsable» no avisa a esa persona
Escribir un nombre en la columna de responsable no significa que la hoja vaya a avisar a esa persona. Al final acabas escribiendo por chat: «Lo puse en la hoja, échale un vistazo».
El pedido queda repartido en dos sitios: la hoja y el chat.
SeñalCada vez que actualizas la hoja, también avisas por otra vía. Se repite el «perdona, no lo vi en la hoja».
SerieLos pedidos que se pierden los vemos en detalle en la parte 3: «¿Por qué se pierden los pedidos por correo y chat?»
4No está claro qué hacer con las filas terminadas
Si borras las filas terminadas, no queda registro. Si las dejas, la hoja no para de crecer.
Unos las ponen en gris, otros las bajan al final, otros las pasan a otra pestaña. Cada persona lo hace distinto y la hoja se vuelve poco a poco más difícil de leer.
SeñalLa hoja es tan larga que cuesta encontrar las filas que hay que hacer ahora. Cada persona trata las filas terminadas de forma distinta.
5Es difícil decidir quién ve qué
A veces se suman a la preparación de la feria personas externas, como una diseñadora freelance o la empresa que monta el stand. Te gustaría enseñarles solo las filas que les afectan, pero una hoja se comparte, en principio, como archivo completo.
Si haces un archivo aparte para los externos, terminas yendo y viniendo entre dos hojas. El problema de «¿cuál es la última?» de la parte 1 vuelve con otra forma.
SeñalEstás copiando la hoja y rehaciéndola para personas de fuera de la empresa.
La causa común
Los cinco límites vienen del mismo sitio. Una hoja es una herramienta para hacer «listas». No está pensada para encargarse de «la conversación sobre cada tarea» ni de «avisar a las personas».
Una herramienta de gestión de proyectos se encarga justo de esa parte. Cada tarea tiene su propio espacio para escribir avances y, al registrar o comentar algo, la herramienta puede avisar a las personas implicadas. El estado se elige de una lista de opciones, así que todo queda escrito igual.
Equipos a los que les basta con la hoja
Aun con estos cinco límites, hay equipos que funcionan bien con una hoja. Por ejemplo:
- El equipo es pequeño: dos o tres personas que pueden hablar cara a cara todos los días.
- Hay pocas filas: unas pocas decenas de tareas que caben en una pantalla.
- Hay poca conversación: no hace falta guardar lo hablado ni el historial de cada tarea.
- El trabajo es corto: se termina en unas semanas y nadie vuelve a mirar los registros.
Si es tu caso, no hace falta cambiar a la fuerza. El momento de pensar en una herramienta es cuando empiezan a aparecer varias de las señales del apartado anterior.
SerieLos equipos pequeños los vemos en detalle en la parte 4: «¿De verdad la necesita un equipo pequeño?»
Cómo llevarte la hoja cuando cambies
La hoja que usas hoy no se desperdicia. La mayoría de sus columnas se corresponden directamente con campos de la herramienta.
| Columna de la hoja | Campo en la herramienta | Consejo al pasarla |
|---|---|---|
| Tarea (asunto) | Título de la tarea | Cada fila se convierte en un elemento |
| Responsable | Persona asignada | Se elige entre los miembros registrados en la herramienta |
| Fecha límite | Fecha de vencimiento | Convierte expresiones como «la semana que viene» en fechas |
| Estado | Estado | Agrupa «Hecho», «OK» y similares en una sola opción |
| Observaciones | Descripción, comentarios | El historial largo se puede ir añadiendo como comentarios después |
Ordena la hoja antes de pasarla
Muchas herramientas pueden importar una hoja guardada como archivo CSV. El CSV se crea en Excel con «Guardar como».
Para que la importación salga bien, lo más rápido es ordenar la hoja antes.
- Decide si vas a pasar las filas terminadas. Si dudas, empieza solo con las que no están terminadas.
- Unifica cómo se escriben el estado y el responsable. Usa las mismas palabras que las opciones de la herramienta.
- Pon todas las fechas límite en formato de fecha.
- Prueba primero con pocas filas y luego importa el resto.
Qué columnas se pueden importar y cómo deben escribirse las fechas cambia según la herramienta. Revísalo antes en el manual de la que vayas a usar.
No hace falta pasarlo todo de golpe
Puedes empezar por el trabajo que todavía no ha comenzado. Termina en la hoja lo que está en curso y empieza el siguiente trabajo en la herramienta. Así hay menos confusión.
Resumen
Una hoja de Excel es una herramienta bien pensada con la que se empieza al instante. Si se comparte, el problema de «¿cuál es la última versión?» también queda casi resuelto.
Aun así, cuando aparecen las siguientes señales, es momento de pensar en pasar a una herramienta.
- La columna de observaciones ya es demasiado larga para leerla
- El estado y las fechas se escriben de formas distintas y los filtros no son fiables
- Cada vez que actualizas la hoja, vuelves a avisar por chat
- La hoja es tan larga que cuesta encontrar lo que hay que hacer ahora
- Estás copiando la hoja y rehaciéndola para personas de fuera de la empresa
Si solo se cumplen una o dos, quizá baste con ajustar la hoja. Si se cumplen tres o más, es señal de que la hoja ya no da abasto con el volumen de trabajo.
Si quieres probar una
Si piensas «puede que nuestra hoja también esté llegando al límite», aquí tienes una opción: GeckoFlag, la herramienta de la pantalla de ejemplo de este artículo.
- Puedes ver las pantallas antes de comprar: hay una demo pública.
- Puedes invitar a personas externas como invitados: los invitados solo ven los proyectos en los que participan.
- Se instala siguiendo las indicaciones en pantalla: subes los archivos a tu servidor y completas los pasos que te va mostrando el navegador. No hace falta usar la línea de comandos. Los pasos están en la página Instalación del manual.
- Pago único de $30: no hay cuota mensual y sumar personas no cuesta nada extra. El costo del servidor se paga aparte. Consulta los detalles en la página de precios.
Si la web de tu empresa ya está en un hosting compartido, es posible que puedas instalarla ahí. Lo que se necesita está en la página Requisitos del sistema del manual.
Nota: si tu empresa ya tiene su propio dominio, la mayoría de los hostings compartidos permiten crear un subdominio como «geckoflag.tuempresa.com» e instalarla ahí. En ese caso, no hace falta contratar un dominio nuevo.
Empieza por la demo y registra como tarea una fila de tu hoja actual. Verás la diferencia con una hoja.